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医院信息使用与信息管理部门沟通协调机制

在当今数字化浪潮席卷医疗行业的背景下，医院信息系统已成为支撑医院日常运营、提升医疗服务质量、保障医疗安全的核心基础设施。信息的高效流转与深度利用，离不开信息使用部门（临床科室、医技科室、行政职能部门等）与信息管理部门（通常指信息科或IT部）之间顺畅、高效的沟通协调。建立并持续优化二者间的沟通协调机制，是确保医院信息化建设稳步推进、信息系统有效赋能业务发展的关键环节。

一、沟通协调机制的指导思想与基本原则

医院信息使用与信息管理部门的沟通协调，应以服务医院整体发展战略、提升医疗服务能力和管理效能为根本目标。在实践中，应遵循以下基本原则：

1.以患者为中心，服务临床为导向：所有信息相关的工作都应围绕提升患者就医体验、保障医疗质量与安全、减轻临床工作负担展开。信息管理部门需深入了解临床需求，临床科室也应理解信息系统建设的复杂性与规范性要求。

2.保障安全，规范运行：在追求便捷高效的同时，必须将信息安全与数据隐私保护放在首位，严格遵守国家法律法规及行业规范，确保信息系统稳定、合规运行。

3.平等协作，互利共赢：双方是目标一致的合作伙伴，而非简单的“需求方”与“实现方”。应秉持相互尊重、平等对话的态度，共同解决问题，实现共同发展。

4.需求导向，问题驱动：沟通协调应聚焦实际需求和工作中遇到的具体问题，避免空泛讨论，以结果为导向，推动问题有效解决。

5.持续改进，动态优化：沟通协调机制并非一成不变，应根据医院发展、技术进步和业务变化，定期评估其有效性，并进行动态调整与优化。

二、沟通协调的组织保障与职责分工

为确保沟通协调机制落到实处，需要明确的组织保障和清晰的职责分工。

1.成立医院信息沟通协调工作小组：

*组成：建议由分管院领导牵头，信息管理部门负责人为常务副组长，各主要临床科室、医技科室、重点行政职能部门（如医务部、护理部、质控部、财务部、运营管理部等）负责人或指定联络人为成员。

*职责：审定医院信息化发展相关的重大事项、政策制度；协调解决跨部门、跨领域的信息沟通与协作难题；审议重要信息系统的建设规划、重大需求变更；监督沟通协调机制的执行情况。

2.明确信息管理部门职责：

*主动了解、收集、梳理各部门的信息需求，并进行分析、评估与反馈。

*负责信息系统的规划、建设、运维、技术支持与安全保障。

*提供信息系统使用培训与指导，提升用户应用水平。

*建立畅通的问题反馈渠道，及时响应并处置各类信息系统故障和使用问题。

*向各使用部门宣传信息政策、安全规范及新技术动态。

3.明确信息使用部门职责：

*结合自身业务特点，提出清晰、合理的信息系统需求与改进建议。

*积极参与信息系统的选型、测试、上线及培训过程。

*严格遵守信息系统使用规范和信息安全管理要求，妥善保管账号密码，保护患者隐私和医院数据。

*及时反馈信息系统使用过程中遇到的问题、BUG及优化建议。

*指定科室信息联络员，负责与信息管理部门的日常对接。

三、多维度、常态化的沟通协调渠道与方式

建立多元化、多层次的沟通渠道，是确保信息流畅通的基础。

1.日常沟通机制：

*科室信息联络员制度：各科室指定1-2名责任心强、熟悉本科室业务和信息系统的人员作为信息联络员，负责本科室信息需求的初步汇总、与信息管理部门的日常沟通、信息传递及问题反馈。

*信息管理部门定期走访：信息管理部门应定期（如每周或每两周）走访临床及重点科室，主动了解其使用情况、实际困难和潜在需求，进行现场指导和问题收集。

*即时通讯工具群组：建立覆盖各科室信息联络员及信息管理部门骨干人员的即时通讯群组（如微信群、企业微信群等），用于快速传递信息、解答简单疑问、通知重要事项。

*邮件沟通：对于较为正式的需求申请、问题报告、工作函告等，应采用邮件形式，确保信息传递的准确性和可追溯性。

2.定期会议机制：

*信息沟通协调工作小组会议：可每月或每季度召开一次，由分管院领导主持，审议重大事项，协调解决突出问题，通报信息化工作进展。

*信息管理部门-科室专题沟通会：针对特定科室的复杂需求或共性问题，可组织专题沟通会，邀请相关科室负责人、骨干医师、护士及信息管理部门技术人员共同参与讨论。

*信息系统上线前协调会/培训会：在新系统上线或重大版本升级前，必须召开协调会和培训会，明确上线计划、各方职责、应急预案，并确保相关人员掌握系统操作。

*信息系统运行分析会：定期（如每月）由信息管理部门牵头，分析系统运行数据、故障情况、用户反馈，总结经验教训，提出改进措施。

3.应急沟通机制：

*针对信息系统突发重大故障、数据安全事件等紧急情况，应建立快