行政管理审批流程标准化公文处理版.docVIP

行政管理审批流程标准化公文处理工具模板

一、适用范围与典型场景

本工具模板适用于企业、事业单位及机关内部各类行政公文的标准化处理，涵盖请示、报告、通知、函件、会议纪要等常用公文类型。典型场景包括但不限于：

部门间工作协调与资源申请（如会议室使用、设备采购请示）；

重要事项决策报批（如制度修订、预算调整申请）；

上级单位或跨单位业务往来（如工作函、情况报告）；

内部管理规范传达（如考勤制度更新、放假通知）。

二、标准化操作流程

（一）公文起草阶段

明确公文类型与核心要素

根据业务需求确定公文类型（如“请示”需明确请示事项、“通知”需明确执行要求），起草时需包含以下核心要素：

简洁概括公文内容，格式为“发文单位+事由+文种”（如“公司行政部关于2024年办公设备采购的请示”）；

主送机关：明确公文接收的部门或单位（如“总经理办公室”“各业务部门”）；

逻辑清晰，依次说明事由、依据、具体事项（含数据、时间、责任人等）、拟办意见（如“建议批准采购”“请予审阅”）；

附件：如有支撑材料（如报价单、会议记录），需在注明“附件：1.X”并附于公文后；

落款：起草部门全称及日期（如“公司人力资源部2024年X月X日”）。

格式规范

字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312；

行距：行距为28磅，段前段后间距0行；

页码：页码位于页脚居中，格式为“-X-”（如“-1-”）。

（二）部门审核阶段

审核内容

合规性：检查公文内容是否符合法律法规、公司制度及上级规定（如采购流程是否符合《公司物资管理办法》）；

准确性：核对数据、时间、责任人等信息是否无误，附件是否完整且与一致；

逻辑性：结构是否清晰，事由与拟办意见是否对应，是否存在歧义；

格式规范性：标题、字体、行距等是否符合本模板要求。

审核流程

起草人完成公文后，提交至部门负责人*（或指定审核人）审核；

审核人需在1个工作日内完成审核，通过后在“公文审批单”（见模板）签字确认；

审核不通过的，需明确修改意见并退回起草人修订，修订后重新提交审核。

（三）跨部门会签阶段（如需）

涉及多部门协同的公文（如年度培训计划需联合人力资源部、财务部审核），需增加会签环节：

起草部门将审核通过后的公文发送至相关部门，附“会签说明”（如“请各部门于X月X日前反馈意见”）；

各部门会签人需在2个工作日内反馈意见，无异议则签字确认，有异议需书面说明理由并与起草部门协商达成一致；

所有部门会签完成后，由起草部门汇总意见并修改公文，形成最终版本。

（四）领导签发阶段

签发权限划分

日常事务公文（如部门内部通知）：由分管领导*签发；

重要事项公文（如年度预算调整、重大制度修订）：由总经理或其授权的分管领导签发；

上报公文（如向总部提交的年度工作报告）：需经总经理审批后，由法定代表人或其授权人签发。

签发流程

起草部门将最终版公文及“公文审批单”提交至签发人；

签发人重点审核公文的核心事项、拟办意见是否符合公司战略及管理要求，确认无误后在审批单“签发意见”栏签字并注明日期；

签发不通过的，需明确退回原因（如“需补充数据”“重新论证可行性”），起草部门按意见修订后重新提交流程。

（五）编号与印发阶段

公文编号

由行政部*（或指定部门）统一编号，编号规则为“单位简称-年份-序号-文种”（如“公司-2024-015-请示”）；

编号需唯一，避免重复，并在公文右上角标注。

印发与分发

公文经签发后，由行政部*按审批的份数打印（如需纸质版），加盖单位公章；

分发范围根据主送机关及抄送单位确定，可通过内部系统（如OA系统）发送电子版，或纸质版送达相关部门/人员；

分发需登记《公文分发台账》，记录公文编号、标题、接收部门/人、分发时间等信息。

（六）归档管理阶段

归档范围：所有已审批、印发的正式公文（含附件、审批单）均需归档；

归档时限：公文处理完成后1个月内，由行政部*整理归档；

归档要求：

电子公文：按“年份-月份-文种”分类存储于指定服务器，备份至少2份；

纸质公文：按编号顺序装订，存入专用档案盒，标注“年份-文种-起止编号”；

保管期限：根据公文类型确定（如年度保管期限10年，重要制度保管期限30年），到期需按规定销毁并记录。

三、公文审批单模板

公文基本信息

公文标题

文号

（由行政部填写）

主送机关

抄送机关

（如无则填“无”）

附件名称及份数

1.___________（份）2.___________（份）

起草部门

起草人*

起草日期

年月日

审核流程

部门负责人审核意见

□同意□退回修改（修改意见：_________________________）审核人*：日期：年月日

会签部门意见（如需）

部门1：□同意□退回修改