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合同管理与审查标准流程工具指南

一、适用业务场景与协作范围

本流程适用于企业各类业务合同的全生命周期管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。涉及部门包括业务发起部门（如市场部、采购部）、法务部门、财务部门、分管领导及管理层，覆盖合同从需求提出到履行完毕的各环节，保证合同签订的合规性、风险可控性及业务高效性。

二、标准操作流程详解

（一）合同需求发起与立项

操作内容：

业务部门根据实际业务需求（如合作方接洽、项目启动等），填写《合同立项申请表》，明确合同目的、合作方基本信息、预计金额、主要条款框架（如标的、履行期限等），并附上合作方资质初步证明材料（如营业执照复印件、授权书等）。

责任部门/角色：业务经办人、业务部门负责人

输出成果：《合同立项申请表》（含附件）

（二）合同文本起草

操作内容：

业务部门根据立项审批通过的内容，组织起草合同文本，优先使用企业标准化合同模板；无模板时，需参考行业通用范本，保证核心条款完整。

合同文本应包含以下核心要素：

合同主体（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人信息）；

合同标的（名称、型号、规格、数量等）；

权利义务（双方主要职责、履行方式、地点、期限）；

价款及支付方式（金额、币种、支付条件、发票类型等）；

验收标准与方式（如适用）；

违约责任（违约情形、赔偿范围、争议解决方式）；

保密条款（如涉及敏感信息）；

合同生效与终止条件；

其他双方约定事项。

责任部门/角色：业务经办人、业务部门负责人

输出成果：合同初稿（含电子版及纸质版签字版）

（三）多部门协同审核

操作内容：

业务部门初审：业务部门负责人对合同内容的真实性、准确性、完整性进行审核，重点核对需求与条款的一致性，保证无业务逻辑漏洞。

法务部门审核：法务部门对合同的法律合规性、条款严谨性进行审核，重点包括：

主体资格（合作方是否具备签约资质、是否超范围经营）；

条款合法性（是否存在违反法律法规的约定，如格式条款是否公平）；

权利义务对等性（是否存在明显加重己方责任、减轻对方责任的情形）；

争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否明确、有效）；

风险提示（对潜在法律风险提出修改建议）。

财务部门审核：财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，重点包括：

价款合理性（是否符合市场价格、预算规定）；

支付方式（资金安排是否合理，是否影响企业现金流）；

税费承担（发票类型、税率是否符合税务规定）；

履约保证金/质保金（约定是否明确，是否纳入财务监控）。

责任部门/角色：业务部门负责人、法务审核人、财务审核人*

输出成果：《合同审核意见表》（各部门签字确认）

（四）最终审批与签署授权

操作内容：

综合各部门审核意见后，业务部门修改合同文本，形成终稿，按企业审批权限逐级报批：

金额低于[具体金额，如10万元]：由业务部门负责人、法务负责人、财务负责人联合审批；

金额[具体金额，如10万-50万元]：增加分管领导审批；

金额高于[具体金额，如50万元]：需提交总经理/总经理办公会审批。

审批通过后，由授权代表（法定代表人或其授权人）签署合同，签署时需核对对方签约主体信息及授权权限，保证签字人持有有效授权委托书。

责任部门/角色：业务经办人、分管领导、总经理、授权签署人

输出成果：审批通过的合同终稿、签署授权书

（五）合同签署与用印管理

操作内容：

合同签署一式[份数，如四份]（双方各执[份数，如两份]，企业留存原件[份数，如两份]，其中一份交财务部门备案，一份交法务部门归档）。

企业用印前，由行政/综合管理部门核对合同文本与审批版本的一致性，检查签署页完整性（双方签字/盖章、日期齐全），确认无误后加盖企业合同专用章或公章（严禁用部门章代替）。

签署完成后，业务部门在[时限，如2个工作日]内将对方签章的合同原件收回，同步在合同管理系统（如有）中登记合同状态为“已签署”。

责任部门/角色：行政/综合管理部门、业务经办人

输出成果：已签署的合同原件、合同管理系统登记记录

（六）合同履行跟踪与归档

操作内容：

履行跟踪：业务部门作为合同履行主责部门，建立《合同履行台账》，实时记录合同履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点），对可能出现的履约风险（如对方延迟交货、质量不达标）及时预警，并协同法务、财务部门制定应对措施。

验收与结算：合同履行完毕后，业务部门组织验收（如需），出具《验收合格证明》，提交财务部门作为付款依据；财务部门根据合同约定及验收单办理结算手续。

归档管理：合同履行完毕或终止后，业务部门收集合同正本、审批文件、审核意见表、履行记录（如验收单、付款凭证）等全套资料，交档案管理部门统一归档。归档资料需按“一合同一档”原则整理，编号规范（如“年份-部门-合同序号”），保存期限符合档案管理规定（一般为[年限