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行政办公自动化使用规范说明

一、总则

（一）制定目的

为规范本单位行政办公自动化（以下简称“办公自动化”）系统的使用与管理，确保系统安全、稳定、高效运行，提高办公效率与质量，保障信息数据的准确性、完整性和安全性，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于本单位全体在职员工及其他经授权使用本单位办公自动化系统的人员（以下统称“用户”）。办公自动化系统所涵盖的各类软硬件设施、信息资源及相关服务均在本规范约束范围内。

（三）基本原则

1.规范高效原则：用户应严格遵守本规范及系统操作流程，确保办公行为的规范性与办公流程的顺畅高效。

2.安全保密原则：严格遵守国家及本单位信息安全与保密相关规定，妥善保管信息，防止泄露。

3.协同共享原则：积极利用系统功能促进信息互通与工作协同，提升团队整体效能。

4.权责清晰原则：用户对其在办公自动化系统中的操作行为及产生的结果负责。

5.持续优化原则：鼓励用户在规范使用基础上，积极反馈系统使用中的问题与建议，共同促进系统功能的完善与应用水平的提升。

二、系统账户管理

（一）账户申请与开通

用户需通过所在部门统一提交办公自动化系统账户开通申请，经相关负责人审批后，由系统管理员为其配置账户。账户信息应真实、准确，包括用户姓名、所属部门、联系方式等。

（二）账户使用与保管

1.用户应妥善保管个人账户信息，严禁将账号、密码转借他人使用或泄露给无关人员。

2.首次登录系统后，应立即修改初始密码，并设置符合安全要求的个性化密码（建议包含大小写字母、数字及特殊符号的组合）。

3.定期更换密码，建议更换周期不超过规定时限。如发现密码可能泄露或遗忘密码，应立即向系统管理员报告并申请重置。

4.用户离职、调动或岗位变动时，应主动向系统管理员申请注销或变更账户信息，并清理个人相关数据。所在部门应及时通知系统管理员办理。

（三）账户安全

1.登录系统时，应确保使用安全的网络环境，避免在公共或不安全的网络终端登录。

2.离开工作岗位时，应及时锁定计算机或退出办公自动化系统，防止他人冒用。

3.不得利用账户从事与工作无关的活动，严禁利用账户进行任何违法违规操作。

三、信息处理规范

（一）信息发布与传递

1.在系统内发布或传递信息时，应确保信息内容真实、准确、完整、及时，且与工作相关。

2.严格遵守信息发布权限，未经授权不得发布、转载或传播涉密信息、敏感信息、不实信息及与工作无关的信息（如广告、谣言、不当言论等）。

3.正式公文、通知、公告等重要信息的发布，需经相应层级负责人审核批准后方可发布。

4.使用即时通讯、邮件等功能传递文件时，应确认接收对象的准确性，重要文件建议辅以必要的说明。

（二）公文与审批管理

1.各类公文的拟制、流转、审批、归档应严格遵循本单位公文处理规定及系统设定的流程。

2.审批人应及时处理待办事项，对审批内容认真审核，明确签署意见。

3.公文流转过程中，相关人员应注意保护公文内容，不得擅自修改、复制、传播。

4.审批完成的公文或事项，应及时进行归档或办结处理。

（三）数据与文档管理

1.在系统中创建、存储、修改、删除电子文档和数据时，应遵循分类清晰、命名规范的原则，便于检索和使用。

2.重要数据和文档应定期备份。系统管理员应建立健全数据备份与恢复机制。

3.对于存储在系统中的涉密或敏感文档，应按照其密级和管理要求进行标注和控制访问权限。

4.不得随意删除、篡改或移动他人创建或管理的共享文档，确需操作的，应事先取得授权或通知相关人员。

四、系统操作与维护

（一）日常操作

1.熟练掌握系统各项功能的操作方法，按流程规范操作。

2.保持系统界面整洁，及时处理待办事项，定期清理无用信息和临时文件。

3.使用系统打印功能时，应本着节约原则，按需打印，双面打印。

4.不得擅自修改系统配置、程序代码或绕过系统安全控制。

（二）软硬件环境

1.确保个人办公计算机及网络设备符合系统运行要求，并安装必要的安全防护软件。

2.爱护办公自动化相关的硬件设备，保持设备清洁，避免损坏。

3.如遇系统运行异常（如无法登录、功能故障、数据错误等），应及时向系统管理员或相关技术支持人员报告，并配合排查问题。

（三）病毒与恶意软件防范

2.不在办公自动化系统中使用或传播未经安全检测的软件、文件。

3.如发现计算机感染病毒或疑似被入侵，应立即断开网络，报告系统管理员，并采取隔离措施。

五、保密与安全责任

（一）保密义务

所有用户均有义务保守在使用办公自动化系统过程中接触到的国家秘密、商业秘密和工作秘密。严禁通过系统泄露任何涉密信息。

（二）违规处理

对于违反本规范的行为，一经发现，将视情节轻重及造成的后果，对相关