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2026年交通设备公司公章证照分级审批管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司公章与证照的分级审批及使用管理，建立权责明晰、流程可控的管控机制，防范公章证照滥用、遗失、伪造等风险，保障公司经营活动合法合规，维护公司财产与声誉安全，结合交通设备行业经营特点（如招投标、资质备案、设备生产许可等）及公司实际，特制定本制度。

（二）依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《印章治安管理办法》《中华人民共和国行政许可法》《企业法人登记管理条例》等国家法律法规，结合公司公章证照使用场景、经营管理要求制定。

（三）适用范围

本制度适用于公司所有公章与证照的分级审批、使用、保管、归档等全流程管理工作。涵盖公章（含公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章等）；证照（含营业执照、生产许可证、道路运输相关资质证、特种设备制造许可证、体系认证证书等）；参与公章证照申请、审批、使用、保管的行政部、业务部、法务部、财务部等所有部门及人员，均需遵守本制度。

（四）术语定义

分级审批：指根据公章证照使用用途、涉及金额、风险等级，划分不同审批层级，明确对应审批权限，按层级完成审批后方可使用的管理模式。2.公章：指公司依法登记备案、具有法律效力的各类印章，用于证明公司身份、签署文件等。3.证照：指公司依法取得的各类资质、许可、登记证明文件，是公司开展经营活动的合法依据。4.重大用印/用照：指涉及对外担保、重大合同（单次金额超规定标准）、资产处置、资质变更等可能产生重大法律责任或影响公司权益的使用行为。

（五）基本原则

公章证照管理遵循“分级管控、权责对等、审批闭环、全程可溯、风险可控”的原则，确保每一次使用均经对应层级审批，使用过程可追溯，保管责任到人，严防违规使用风险。

二、职责分工

（一）行政部（牵头部门）

负责组织制定、修订本制度，牵头开展公章证照分级审批与全流程管理，明确分级标准与审批流程。2.负责公章证照的统一保管、登记、年检、变更等工作，建立公章证照管理台账，记录使用、审批、保管信息。3.负责审核公章证照使用申请的完整性、合规性，核对审批流程是否完备，按审批意见办理使用手续。4.负责公章证照的日常检查、盘点，定期开展台账核对，确保账实相符；妥善保管公章证照，防范遗失、损毁风险。5.负责公章证照使用档案的整理、归档，确保使用记录完整可追溯；组织相关人员开展制度培训，提升合规使用意识。

（二）业务部

负责根据业务需求提交公章证照使用申请，如实填写使用用途、使用期限、涉及事项等信息，提供相关佐证材料（如合同草稿、招投标文件等）。2.负责核实使用申请的真实性、合理性，确保使用用途与业务实际一致，提前完成业务层面的审核。3.配合行政部办理公章证照使用手续，按要求领用、归还证照，确保使用过程规范，避免证照遗失或违规使用。4.负责业务相关用印/用照文件的后续跟进，及时反馈使用结果，配合行政部完成档案归档。

（三）法务部

负责审核公章使用涉及的法律文件（如合同、协议、担保文件等），核查文件条款的合法性、合规性，提出法律审核意见。2.负责审核证照使用涉及的资质申请、变更、备案等事项的合规性，确保符合行业监管要求与法律法规。3.参与重大用印/用照事项的审批，识别法律风险，提出风险防控建议，避免因违规使用引发法律纠纷。4.负责协助处置公章证照违规使用引发的法律问题，提供法律支持，维护公司合法权益。

（四）财务部

负责审核财务专用章使用涉及的财务文件（如支票、汇票、财务报表、纳税申报资料等），确保符合财务制度与审批流程。2.负责核实财务类用印事项的金额、支付用途等信息，确保与财务预算、业务实际一致，防范财务风险。3.配合行政部做好财务专用章的保管分工（如财务专用章与法人章分人保管），严格按审批流程使用，做好使用登记。

（五）审批人（按层级）

部门负责人：负责本部门一般用印/用照事项的初审与审批，核实申请的真实性、合理性。2.分管领导：负责分管领域重要用印/用照事项的审批，审核使用事项的合规性与风险可控性。3.总经理/董事会：负责公司重大用印/用照事项的最终审批，把控事项对公司权益的影响，审批风险防控措施。

（六）管理层

负责审批本制度及分级审批标准的修订，审核重大用印/用照事项的审批流程。2.监督本制度执行情况，协调解决公章证照管理中的重大问题，追责违规使用行为。3.审批公章证照的遗失补办、注销、新增等重大事项，确保管控流程闭环。

三、分级审批标准

（一）一级审批（一般级，部门负责人审批）

适用场景：公司内部通知、日常报表、非涉密业务文件等无需对外产生法律责任的用印；营业执照复印件（标注限定用途）用于日常业务对接、备案等；无需行政许可的普通业务资料用印。2.审批流程：申请人提交申请→部门负责人审核（核实用途与真实性）→行政部