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2026年交通设备公司办公设备全生命周期管理制度
一、总则
第一条目的与依据
为规范公司办公设备全生命周期管理，实现办公设备“采购合规、使用高效、维护及时、处置有序”，降低办公成本，保障公司资产安全与办公顺畅，依据《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司规章制度，结合交通设备公司办公实际，制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司各类办公设备的全生命周期管理，涵盖办公设备的采购、入库登记、领用分发、日常使用、维护维修、报废处置等全流程活动。公司各部门、全体员工及涉及办公设备管理的相关人员，均需严格遵守本制度要求。
第三条基本原则
全生命周期管控原则：对办公设备从采购到报废的各环节实施闭环管理，确保每台设备可追溯；权责明晰原则：明确各部门、各岗位的设备管理职责，做到“谁领用、谁负责”；节约高效原则：按需采购设备，优化资源配置，杜绝浪费，提升设备使用效率；合规处置原则：办公设备采购、报废等环节严格遵守法律法规，规范流程，保障公司资产安全；安全保密原则：加强涉密办公设备管理，防范信息泄露风险。
第四条核心定义
本制度所称办公设备，指公司为保障办公开展配置的各类硬件设备，包括核心办公设备（电脑、服务器、打印机、复印机等）、通用办公设备（办公桌椅、文件柜、投影仪等）、辅助办公设备（碎纸机、考勤机、电话机等）；办公设备全生命周期管理，指对办公设备从需求申请、采购入库、领用使用、维护维修至报废处置的全过程进行规范化、精细化管理的活动。
二、办公设备分类与职责分工
第五条设备分类
核心办公设备：包括台式电脑、笔记本电脑、服务器、打印机、复印机、扫描仪等价值较高、影响办公效率的设备，实行重点管控，单独建立明细台账；通用办公设备：包括办公桌椅、文件柜、会议桌、投影仪等常用设备，按部门集中管理，定期盘点；辅助办公设备：包括碎纸机、考勤机、电话机、U盘等小型辅助设备，简化管理流程，重点管控领用与保管。
第六条职责分工
行政部：作为办公设备管理牵头部门，负责设备采购、入库登记、台账建立、维护维修、报废处置等全流程管理；制定办公设备配置标准，审核设备采购申请；定期组织设备盘点，确保账物相符；负责设备相关知识培训与使用指导。
各业务部门：作为设备使用责任部门，负责本部门设备的日常保管、规范使用；提交本部门设备采购、维修、报废申请；督促本部门员工遵守设备使用规范，配合行政部开展设备盘点与核查。
财务部：负责审核办公设备采购预算，参与设备采购验收；对办公设备进行资产核算，登记固定资产台账；审核设备报废的资产核销手续，确保财务核算合规。
全体员工：严格遵守设备使用规范，妥善保管领用设备；发现设备故障及时上报，不得擅自拆卸、维修或改装设备；离职时按要求办理设备交接手续，确保设备完好移交。
三、全生命周期各环节管理规范
第七条采购与入库管理
采购申请：各部门需新增、更换办公设备时，提交《办公设备采购申请表》，注明设备名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息，经部门负责人签字确认后，报行政部审核；行政部结合公司设备配置标准与库存情况，审核通过后报分管领导审批，大额采购（单批次超5000元）需报总经理审批。
采购实施：行政部根据审批通过的申请，采用合规采购方式（定点采购、招标采购等）组织采购，优先选择性价比高、售后有保障的供应商；采购过程中需核对设备规格、质量，确保符合申请要求，杜绝不合格设备入库。
入库登记：设备采购到位后，行政部在3个工作日内组织验收，核对设备型号、数量、合格证等信息，验收合格后办理入库手续；建立《办公设备明细台账》，记录设备名称、规格、采购日期、采购金额、供应商、入库编号等信息，同步更新财务部固定资产台账，做到账物相符。
第八条领用与分发管理
设备领用：员工需领用办公设备时，填写《办公设备领用申请表》，经部门负责人签字确认后，提交行政部；行政部核对领用需求，匹配相应设备，与领用员工签订《办公设备领用协议》，明确使用责任与保管要求，发放设备并更新领用登记信息。
分发配置：行政部按公司设备配置标准，结合员工岗位需求分发设备，核心办公设备实行“一人一机”配置，通用办公设备按部门办公人数、办公需求合理分配；设备分发时，需向领用员工讲解使用规范与注意事项，确保员工规范使用。
交接管理：员工调动、离职时，需办理办公设备交接手续，填写《办公设备交接表》，注明设备型号、使用状况、配件等信息，经接收人、部门负责人签字确认后，报行政部备案；离职员工未办理设备交接手续的，不予办理离职结算。
第九条日常使用与维护管理
使用规范：员工需按设备操作说明规范使用办公设备，禁止私自拆卸、改装设备，禁止使用设备从事与办公无关的活动；核心办公设备需设置开机密码，涉密文件存储设备（电脑、U盘等）需加密处理，防范信息泄露；下班前需关闭设
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