财务报销申请单及审批流程标准化模板.docVIP

财务报销申请单及审批流程标准化模板

一、适用范围与常见应用场景

二、标准化操作流程详解

（一）费用发生前：明确预算与事由

事前申请：单笔费用超过部门年度预算限额或特定金额标准（如差旅费超过5000元）时，需提前填写《费用事前申请表》，说明费用用途、预计金额、参与人员及预期效益，经部门负责人审批通过后方可执行。

凭证准备：费用发生时，务必取得合规的支出凭证（如消费清单、行程单、合同等），保证凭证上注明费用发生时间、金额、事由及双方签字/盖章，避免事后无法追溯。

（二）申请单填写：信息完整真实

基础信息录入：在报销申请单中准确填写申请人姓名（工号）、所属部门、申请日期、费用所属期间（如2024年3月1日-3月15日）。

费用明细列示：按费用类别逐项填写，包括费用项目（如“市内交通费”“住宿费”）、发生日期、金额（需大小写一致，大写金额前加“人民币”字样）、具体事由（如“拜访客户洽谈合作”“参加行业会议”）。

附件清单整理：将所有支出凭证按类别排序，在申请单“附件清单”栏注明附件名称（如“出租车发票3张”“会议通知1份”）及数量，保证附件与申请单内容一致。

（三）部门审核：确认合理性与预算

部门负责人初审：申请人将填写完整的申请单及附件提交至部门负责人（部门主管），负责人需重点审核：

费用事由是否与部门业务相关，是否符合工作必要性；

费用金额是否在部门预算范围内，超预算部分是否有合理说明；

附件是否齐全、真实，是否存在虚假支出嫌疑。

审核结果反馈：审核通过后，部门负责人在“部门负责人意见”栏签字确认；若需补充材料或修改，需明确告知申请人整改要求。

（四）财务复核：合规性与准确性核查

财务部门接件：申请人持部门负责人签字的申请单及附件至财务部门（财务专员），财务人员对以下内容进行复核：

申请单填写是否完整，有无漏填项（如申请人签字、日期）；

费用计算是否准确（如小写合计与大写金额是否一致，分项加总是否正确）；

附件是否符合公司财务制度（如发票抬头是否为公司全称，是否有税务监制章）；

费用是否符合报销标准（如差旅住宿是否在规定限额内，招待费是否超比例）。

问题处理：复核通过后，财务人员在“财务审核意见”栏签字；若发觉问题（如附件不全、超标费用），退回申请人并说明整改方向。

（五）分级审批：按权限履行签批

根据费用金额及公司授权体系，由不同层级领导审批：

常规费用（如办公费、差旅费单笔≤5000元）：由分管该部门的副总经理（分管副总）审批，在“分管领导意见”栏签字。

重大费用（如单笔＞5000元或专项费用）：需提交至总经理（总经理）审批，总经理在“总经理意见”栏签署最终意见。

特殊事项：如遇紧急费用（需24小时内处理的突发业务），可先通过电话向分管副总及总经理报备，说明紧急原因，待费用发生后1个工作日内补齐审批手续。

（六）财务支付：完成资金核销

审批归档：所有审批环节完成后，财务部门收回申请单及附件，按月度整理归档，作为会计核算依据。

款项支付：财务人员在收到完整审批材料后，3个工作日内通过银行转账方式向申请人账户支付报销款项，并在“财务支付日期”栏记录支付时间。

结果反馈：支付完成后，财务部门通过内部系统向申请人发送到账通知，申请人确认收到款项后，流程结束。

三、报销申请单模板样式

公司财务报销申请单

基础信息

内容

申请人

工号：所属部门：申请日期：

费用所属期间

年月日至年月日

费用明细

序号

费用项目

1

2

3

费用合计

人民币（大写）：

附件清单

名称

审批意见

部门负责人：*

财务审核：*

分管领导：*

总经理（如需）：*

财务支付日期：*

四、关键要点与合规提醒

填写规范：申请单需用黑色签字笔或钢笔填写，不得涂改；费用事由需简明扼要，避免模糊表述（如“办公费”需注明“采购A4纸、签字笔等办公用品”）。

附件要求：附件需为原件，复印件需注明“与原件一致”并由申请人签字；电子凭证（如线上支付记录）需打印并附上订单详情页，截图需完整显示交易时间、金额、商家信息。

时限要求：费用需在发生后10个工作日内提交报销申请，逾期未提交的需向部门负责人及财务部门说明原因，经审批后方可受理。

责任界定：申请人需对所填内容及附件真实性负责，若存在虚假报销情况，公司将按制度追回款项并追究相关人员责任；审批人需对审批意见的合理性负责，不得随意签批或推诿。

特殊情况处理：如遇附件丢失等特殊情况，需提交《特殊情况说明》，由部门负责人及总经理签字确认后，可凭其他有效证明（如消费记录、对方证明）报销，证明材料需存档备查。