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企业行政公文管理与制作工具指南

一、适用工作场景

本工具适用于企业内部各类行政公文的规范化制作、流转与归档，常见场景包括：

日常事务通知：如放假安排、办公区域调整、会议召集等需全员知晓的事宜；

重要决策传达：如制度发布、流程变更、战略规划宣贯等需正式落地的文件；

跨部门协作函件：如项目需求对接、资源申请、工作函询等非直接隶属关系的部门间沟通；

请示审批事项：如预算申请、人事任免、重大事项报批等需上级审批的正式文件；

会议纪要整理：如例会、专题会、董事会等重要会议的决议与行动项记录；

对外正式函件：如合作伙伴往来函、客户致函、行业协会报送材料等需体现企业正式形象的文件。

二、标准化操作流程

1.公文拟稿

操作内容：根据发文目的确定公文类型（通知/请示/函/纪要等），收集相关背景资料（如会议记录、政策依据、数据支撑等），按照模板规范撰写。

关键要求：标题需简明扼要（如“关于年度节假日安排的通知”），逻辑清晰（开头说明事由，主体明确事项，结尾提出要求或联系人），语言简洁正式，避免口语化表达。

责任人：发起部门经办人（如行政专员、项目负责人）。

2.部门审核

操作内容：拟稿完成后提交至本部门负责人，重点审核内容真实性（如数据、时间、事项是否准确）、必要性（是否需正式发文）及部门职责匹配度（如跨部门事项是否已提前沟通）。

关键要求：审核通过后签字确认；需修改的，明确修改意见并退回重拟。

责任人：部门负责人（如行政部经理、业务部主管）。

3.会签与合规审查（如需）

操作内容：涉及多部门协作或需法务、财务等专业支持的公文，由相关部门会签（如人事文件需人事部会签，合同类文件需法务部审查）。

关键要求：会签部门需在1个工作日内反馈意见，未通过会签的，由发起部门协调修改后重新提交。

责任人：相关部门负责人（如法务专员、财务主管）。

4.领导签发

操作内容：根据公文重要性确定签发权限（如一般事务通知由部门负责人签发，重要制度文件由分管副总/总经理签发），签发人需对公文内容负最终责任。

关键要求：签发时需标注“同意印发”或具体修改意见，并签署姓名及日期。

责任人：按权限确定的签发领导（如总经理办公室主任、分管副总经理）。

5.编号与登记

操作内容：公文签发后，由行政部统一编号（编号规则：年份+部门简称+序号，如“2024行办001”），录入《公文管理台账》，记录标题、发文部门、签发人、发文日期、份数等信息。

关键要求：编号需唯一，避免重复；电子公文与纸质公文编号一致。

责任人：行政部文秘人员。

6.印发与分发

操作内容：

纸质公文：按编号打印正本（加盖企业公章），按《分发范围表》分发给相关部门/人员，并要求接收人签字确认；

电子公文：加盖电子公章后，通过企业内部办公系统（如OA、钉钉）或指定邮箱分发，同步在系统中记录分发路径。

关键要求：涉密公文需通过加密渠道分发，严格控制知悉范围。

责任人：行政部文秘人员（分发）、接收部门指定人员（签收）。

7.归档管理

操作内容：公文印发后15个工作日内，由行政部将纸质公文（正本+电子打印件）及电子文件统一归档，按“年度-类型-部门”分类存放，建立电子索引目录。

关键要求：归档文件需完整（含附件、签批页），保存期限按企业档案管理规定执行（如一般通知保存3年，重要制度保存10年以上）。

责任人：行政部档案管理员。

三、常用公文模板示例

表1：通知类公文模板

要素

内容要求

标题

关于[事由]的通知（如“关于2024年春节放假安排的通知”）

主送机关

需执行/知晓的部门/人员（如“各部门、全体员工”）

一、事由（简要说明发文背景，如“根据国家法定节假日安排及公司实际”）；二、事项（具体安排，如“放假时间为2月9日至2月17日，2月18日正常上班”）；三、要求（注意事项，如“各部门提前做好工作交接，关闭办公设备电源”）

附件（如有）

附件名称（如“2024年春节值班表”）

发文机关

[企业全称]（如“有限公司”）

成文日期

YYYY年MM月DD日（如“2024年1月20日”）

联系方式

联系人：*某；联系方式：（企业内部号码，如“8888”）

表2：请示类公文模板

要素

内容要求

标题

关于[请示事项]的请示（如“关于采购办公设备的请示”）

主送机关

审批领导/部门（如“总经理办公室”）

一、请示缘由（说明背景及必要性，如“因现有电脑使用超5年，故障频发影响工作效率”）；二、请示事项（具体需求，如“拟采购台式电脑10台，预算5万元”）；三、附件说明（如《办公设备采购清单及报价单》）

附件（如有）

附件名称（如《办公设备采购清单及报价单》）

发文机关

[部门名称]（如“行政部”）

成文日期

YYYY年MM月DD日（如“2024年3月5日”）

联系方式

联系人：*某；联系方式：（企业内部号码，如“6666”）