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放弃中标声明函

一、放弃中标声明函的定义与重要性

放弃中标声明函，是指在招标投标活动中，已被依法确定为中标人的投标人，在法定或约定时限内，向招标人（或招标代理机构）提交的，明确表示自愿放弃其中标资格，并说明相关理由的书面文件。

其重要性体现在：

1.法律层面：明确表达放弃意愿，是中标人行使其民事权利的一种方式，具有相应的法律约束力。

2.程序层面：有助于招标人及时调整后续工作安排，如启动候补中标人程序或重新招标，以保障项目的顺利推进。

3.关系层面：规范的函件往来能够体现中标人的责任意识与专业素养，有助于最大限度减少因此给招标方带来的不便及双方潜在的争议。

二、放弃中标声明函的核心要素

一份结构完整、内容清晰的放弃中标声明函，应包含以下核心要素：

（一）基本信息

1.致送单位：明确接收函件的招标人全称或招标代理机构全称。

2.发文单位：明确声明放弃中标资格的投标人（即原中标人）全称。

3.项目信息：准确列出所涉及的招标项目名称及项目编号，确保指向唯一。

4.声明人身份确认：明确声明本单位为该项目的中标人，并可注明中标通知书编号（如有）。

（二）核心声明

1.明确的放弃意愿：清晰、无歧义地表达放弃该项目中标资格的意思表示。

2.放弃原因简述：简要说明放弃中标资格的原因。此部分需审慎措辞，建议选择客观、中立且不易引发争议的理由，如“公司战略调整”、“不可抗力因素”、“对项目需求理解存在偏差”、“后续资源配置无法满足项目要求”等。避免使用可能对自身商业信誉或法律风险造成不利影响的表述。若招标文件对放弃中标原因有特定要求，则应遵循招标文件规定。

3.对后果的认知：通常应提及对放弃中标可能导致的后果（如投标保证金不予退还等）已有充分认知，并愿意承担相应责任（依据招标文件及相关法律法规规定）。

（三）其他事项

1.歉意表达：对因此给招标方造成的不便表示歉意。

2.配合意愿：如有需要，可表达愿意配合招标方办理后续相关事宜的意愿。

3.联系方式：留下有效的联系人及联系方式，以便招标方就相关事宜进行沟通。

（四）落款

1.发文单位盖章：加盖投标人单位公章。

2.法定代表人或授权代表签字：由法定代表人签字，或由其授权的委托代理人签字并注明授权范围。

3.日期：签署函件的日期。

三、撰写指南与注意事项

（一）态度诚恳，表述专业

函件的语气应保持诚恳、尊重，避免使用情绪化或指责性语言。内容表述应力求准确、简洁、专业，避免模糊不清或易产生误解的言辞。

（二）理由恰当，规避风险

选择放弃理由时，应以不损害自身合法权益及商业声誉为前提。避免透露可能被竞争对手利用的商业秘密，或承认自身存在违法违规行为。

（三）及时提交，留存凭证

一旦决定放弃中标，应在规定时限内（通常为中标通知书发出后，或在招标文件规定的签订合同截止时间前）尽快提交声明函，以减少对招标人后续工作的影响。提交方式建议采用书面形式（如邮寄签收或当面递交），并保留好相关送达凭证（如快递签收记录、接收回执等），以备后续可能发生的争议。

（四）格式规范，要素齐全

严格按照商务函件的规范格式撰写，确保前文所述核心要素完整无缺。手写签名应清晰可辨，公章加盖应清晰、完整。

（五）内部审批，审慎决策

放弃中标是一项重要的经营决策，可能涉及投标保证金损失、潜在法律责任以及商业关系影响。因此，在发出声明函前，务必履行必要的内部审批程序，对放弃的利弊进行充分评估。

（六）法律合规，权责清晰

确保函件内容符合《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例等相关法律法规的规定。明确自身在放弃中标行为中的权利与义务，特别是关于投标保证金的处理、是否需承担其他赔偿责任等，应依据招标文件的约定和法律规定来表述。如有必要，可咨询法律顾问的意见。

四、范本示例

放弃中标声明函

致：[招标单位全称/招标代理机构全称]

我司[投标人全称]，系贵单位组织的[项目名称]（项目编号：[项目编号]）的中标人。我司已收到贵单位于[年月日]发出的《中标通知书》（编号：[中标通知书编号，如有]）。

鉴于[此处填写简明、恰当的放弃原因，例如：我司在中标后，经过进一步的内部评估与综合考量，发现现有资源配置与项目实际需求存在一定差距，为确保项目质量与履约效果，经慎重研究决定/由于突发的、不可预见的客观因素，导致我司无法按照招标文件要求履行中标义务...]，我司在此郑重声明，自愿放弃该项目的中标资格。

我司知晓放弃中标资格可能产生的相关后果，并愿意依照《中华人民共和国招标投标法》及该项目招标文件的相关规定承担相应责任。

对于此次放弃中标给贵单位带来的不便，我司深表歉意，并对贵单位在招标过程中给予我司的信任与机会表示衷心的感谢。我司将积极配合贵单位办理后续相关事宜。

特此函告。

联系人：[联系人