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灯具厂行政部文件归档管理制度

灯具厂行政部文件归档管理制度

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第一章总则

1.制定目的

为了规范灯具厂行政部文件的收集、整理、归档和保管，确保文件资料的系统性和安全性，提高工作效率，方便查阅和利用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于灯具厂行政部所有员工，包括但不限于文件管理员、各部门负责人及需要使用或移交文件的相关人员。涉及行政部管理的各类文件，如规章制度、会议记录、合同协议、人事资料、财务凭证等，均需按照本制度执行。

3.基本概念说明

-文件归档：指将具有保存价值的文件材料进行系统整理、分类、编目，并移交档案室保管的过程。

-临时文件：指办理完毕但需短期保存的文件，如月度报表、临时通知等，保存期限一般为1年，到期后按规定销毁。

-永久文件：指具有长期保存价值的文件，如公司章程、重要合同、人事档案等，需永久保管。

实际应用例子

-例1：部门发布的《加班申请流程》属于临时文件，行政部需在1年后按规定销毁；

-例2：《灯具厂年度采购合同》属于永久文件，需移交档案室长期保管。

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第二章文件分类与收集

1.文件分类标准

行政部文件分为三大类：管理类（如规章制度、会议纪要）、业务类（如采购合同、客户档案）、人事类（如员工入职登记、绩效考核表）。每类文件需进一步细化，便于检索。

2.文件收集要求

各部门需在每月5日前将上月的文件整理完毕，提交行政部统一收集。紧急文件需即时移交，并由行政部记录移交时间。

3.文件命名规范

文件命名需遵循“年份-月份-文件名称”的格式，如“2023-10-采购合同汇总”。电子文件需在文件名后标注“电子版”或“扫描件”。

实际应用例子

-例1：生产部提交的《车间安全检查记录》命名格式为“2023-09-车间安全检查记录”；

-例2：行政部制作的《员工考勤统计表（电子版）》命名格式为“2023-10-员工考勤统计表（电子版）”。

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第三章文件整理与编目

1.纸质文件整理

纸质文件需按类别排序，同一类文件按时间顺序排列。重要文件需用档案盒装订，并在封面标注文件名称、所属部门、整理人及日期。

2.电子文件整理

电子文件需存储在统一的服务器文件夹中，按部门分类，并建立索引清单。行政部需定期备份电子文件，防止数据丢失。

3.文件编号规则

纸质文件编号格式为“部门代码-年份-序号”，如“生产A-2023-001”。电子文件编号与纸质文件一致，但需在编号后加注“电子版”。

实际应用例子

-例1：财务部提交的《2023年9月发票清单》纸质文件编号为“财务B-2023-100”；

-例2：电子版《2023年9月发票清单》编号为“财务B-2023-100（电子版）”。

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第四章文件归档与保管

1.归档时限

临时文件保存期限为1年，永久文件需移交档案室永久保管。行政部需建立文件保存期限表，并定期检查。

2.档案室保管要求

档案室需保持恒温恒湿，防火防潮。重要文件需放置在保险柜中，并限制存取权限。

3.文件借阅流程

员工需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人批准后，到行政部办理借阅手续。借阅时间一般不超过3天，特殊情况需经行政主管批准。

实际应用例子

-例1：销售部员工张三需查阅《2022年客户投诉记录》，需填写《文件借阅申请表》，经销售总监签字后借阅；

-例2：《公司章程》属于永久文件，一般不外借，如需查阅需到档案室办理登记手续。

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第五章操作流程说明

1.文件收集与整理流程

（1）各部门每月5日前将上月文件整理完毕，分类提交行政部；

（2）行政部核对文件完整性，纸质文件按编号排序，电子文件录入索引清单；

（3）重要文件装订成册，标注封面信息。

2.文件归档与保管流程

（1）临时文件按保存期限分类，到期后行政部集中销毁，并记录销毁情况；

（2）永久文件填写《文件移交清单》，移交档案室，并双方签字确认；

（3）档案室定期检查文件状况，发现问题及时修复或更换。

3.文件借阅与归还流程

（1）员工填写《文件借阅申请表》，部门负责人签字后提交行政部；

（2）行政部审核后，将文件借给员工，并记录借阅时间；

（3）员工借阅期满后主动归还，行政部核对无误后签字确认。

实际应用例子

-例1：生产部每月5日将《车间生产报表》提交行政部，行政部整理后编号归档；

-例2：人事部员工李四需查阅《2023年员工培训记录》，填写《文件借阅申请表》，经人事主管签字后借阅3天。

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第六章监督检查

1.检查责任部门

行政部负责日常监督，每年12月底进行全面检查，确保文件归档工作符合制度要求。

2.检查内容

（1）文