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企业采购审批流程电子化管理工具使用指南

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类企业（如制造业、服务业、零售业等）的日常采购审批管理，涵盖办公用品采购、生产设备采购、服务外包采购、原材料采购等多类场景。通过电子化流程替代传统纸质审批，可解决跨部门协作效率低、审批进度不透明、流程节点易遗漏、纸质文件存储难等问题，实现采购申请、审核、审批、执行、归档全流程线上化，提升审批效率30%以上，同时保证采购流程合规、数据可追溯，为企业成本管控与决策分析提供数据支撑。

二、操作流程详解

（一）采购申请发起

登录系统：采购申请人通过企业内部办公系统（如OA、ERP）登录采购审批模块，选择“新建采购申请”。

填写申请信息：

基本信息：填写申请部门（如“行政部”）、申请人（*某）、申请日期、采购类型（如“日常办公用品”“固定资产”）。

采购明细：逐项填写物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价（元）、总价（元）、用途（如“部门办公用”“生产车间设备补充”）、供应商推荐（如“需指定供应商”或“三家比价”）。

附件：相关支撑文件，如报价单、需求说明、技术参数等（附件大小不超过10MB，格式支持PDF/Word/Excel）。

提交申请：确认信息无误后，“提交”，系统自动根据采购金额与类型触发后续审批流程。

（二）部门审核

自动流转：系统根据申请部门，自动将申请推送给部门负责人（如*经理）或部门审批岗（如“行政主管”）。

审核内容：部门负责人需重点审核采购需求的合理性（如是否为部门必需品、数量是否符合实际需求）、预算匹配度（是否在部门年度预算内）。

审核操作：

通过：“审核通过”，系统自动流转至下一环节。

驳回：填写驳回原因（如“数量超标”“用途不明确”），退回给申请人修改，修改后重新提交。

补充材料：若附件不全，可“补充材料”，注明需补充的内容，申请人后再次审核。

时效要求：部门审核需在收到申请后1个工作日内完成，超时系统自动提醒。

（三）财务复核

自动触发：部门审核通过后，系统根据采购金额自动推送给财务部门（如*会计或财务主管）。

复核内容：

预算合规性：检查采购项目是否超出部门预算总额，是否有预算调整审批单（如超预算需附《预算调整申请表》）。

价格合理性：对比历史采购价格、市场均价或报价单，判断预估单价是否合理（如单价偏离超过20%需提供说明）。

资金支付方式：确认是否符合企业付款政策（如“预付比例≤30%”“货到付款”等）。

复核操作：通过/驳回/补充材料，操作逻辑同部门审核，需在2个工作日内完成。

（四）领导审批

分级审批：系统根据采购金额自动匹配审批权限：

金额≤5000元：部门负责人+财务负责人双审通过即可。

5000元＜金额≤50000元：需分管副总（如*总）审批。

金额＞50000元：需总经理（如*总）审批，并可能触发“集体评审”（如涉及重大设备采购）。

审批内容：领导重点审核采购的战略必要性（如是否符合年度采购计划）、成本效益比、是否符合企业内控政策。

审批操作：通过后系统自动进入采购执行环节；驳回需注明原因（如“非计划内采购”“成本过高”），退回至申请部门或财务部门。

（五）采购执行与归档

采购执行：审批通过后，系统自动《采购任务通知单》，推送给采购部门（如*采购专员）。采购专员根据通知单完成供应商选择、订单下达、合同签订等操作，并在系统中更新采购订单号、供应商名称、交付时间等信息。

交付验收：物品/服务送达后，由申请人及使用部门共同验收，在系统中填写《验收确认单》（含实际数量、质量、交付时间等信息），验收照片（如为实物）。

财务支付：财务部门根据验收确认单、采购合同、发票等单据，完成付款操作，并在系统中标记“支付完成”。

电子归档：系统自动将采购申请、审批记录、合同、验收单、支付凭证等资料归档至电子档案库，支持按申请编号、日期、部门等条件检索，保存期限不少于5年。

三、核心模板与填写规范

（一）采购申请单模板

字段名称

填写要求

示例内容

申请编号

系统自动（格式：CG+年月日+流水号，如CG2023901）

CG2023901

申请部门

选择部门全称

行政部

申请人

填写申请人姓名（*某）

张三

联系方式

填写企业内部电话或分机号

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采购类型

单选（办公用品/固定资产/服务外包/原材料/其他）

办公用品

采购明细

可添加多行，每行填写物品名称、规格、数量、预估单价、总价、用途

A4纸，80g，10包，25元/包，250元，部门日常打印

总预算金额

自动计算明细总价

250元

供应商推荐

填写推荐供应商名称或“需比价”

晨光办公用品（需比价）

附件清单

列出文件名称

晨光A4纸报价单.pdf

申请事由

简述采购必要性（100字以内）

部门A4纸库存不足，需补充日常使用

（二）审批流程记录表模板

审批节点

审批人

审批时间

审