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企业资产采购申请与审批标准化流程工具指南

一、适用场景与触发条件

本流程适用于企业内各类资产的采购管理，涵盖办公设备（如电脑、打印机）、生产设备、工具器具、办公家具、IT软硬件等。当出现以下情况时，需触发本流程：

新增需求：因业务扩张、新员工入职、部门职能调整等原因，需新增资产配置；

替换更新：现有资产达到使用年限、损坏无法维修或功能不足需替换；

补充采购：因资产丢失、报废等原因需补充同类资产；

专项采购：项目制资产采购、临时性活动所需资产等。

二、标准化操作流程详解

流程总览：申请发起→部门初审→采购审核→审批决策→采购执行→资产验收→入库登记→财务结算

步骤1：采购申请发起

操作主体：需求部门申请人（如部门专员、行政助理等）

操作内容：

明确采购需求：根据业务需要，确定资产名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途（如“用于市场部客户接待”“生产车间A线设备升级”等）、期望到货时间；

准备附件材料：

资产需求说明（需简述采购必要性，如新增需求需附人员编制表、业务增长证明等；替换需求需附旧资产报废/处置说明）；

供应商报价单（至少2家正规供应商的书面报价，若为标准化产品可提供电商平台截图，需注明供应商名称、产品规格、单价、有效期）；

大额采购（如单次超5万元）需附技术参数评估表（由技术部门确认规格合理性）；

填写《企业资产采购申请表》（模板见“核心模板工具清单”），经申请人签字确认后提交至部门负责人。

步骤2：需求部门初审

操作主体：需求部门负责人（如部门经理）

审核重点：

采购必要性：是否符合部门年度工作计划、是否为业务开展必需；

需求合理性：资产规格、数量是否与实际工作量匹配，是否存在过度配置；

预算合规性：预估总价是否在部门年度预算额度内，超预算需说明资金来源；

处理结果：

审核通过：签字确认后，连同附件材料转交至采购部门；

审核驳回：注明驳回原因（如“需求不明确”“预算超支”），退回申请人补充修改；

需补充材料：列出缺失项（如“需补充第三方检测报告”），要求申请人3个工作日内补齐。

步骤3：采购部门审核

操作主体：采购部门专员及负责人

审核重点：

资料完整性：检查申请表、报价单、需求说明等附件是否齐全、规范；

供应商合规性：核验供应商资质（如营业执照、相关行业许可证、过往合作评价），排除失信企业或无资质供应商；

价格合理性：对比市场均价、历史采购价格，判断报价是否公允，必要时启动比价、议价程序；

采购方式适配性：根据采购金额、资产类型确定采购方式（如：小额标准化产品可采用电商平台直购；大额/定制化产品需采用公开招标或竞争性谈判）。

处理结果：

审核通过：签字确认后，按审批权限流转至下一级（分管领导/总经理）；

审核驳回：说明理由（如“供应商资质不全”“价格虚高”），退回需求部门重新选择供应商或调整需求；

需跨部门协同：涉及技术参数、资产安全等，可发起会签（如IT部门审核软硬件兼容性、安全部门审核设备安防功能）。

步骤4：审批决策

操作主体：根据采购金额及资产类型，按权限分级审批（示例）：

金额≤1万元：需求部门负责人→采购部门负责人→分管领导审批；

1万元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部门负责人→分管领导→总经理审批；

金额＞5万元：需提交总经理办公会集体审议，通过后由总经理最终审批。

审批重点：

是否符合公司战略及年度采购规划；

投入产出比是否合理（如生产设备需评估产能提升效益）；

大额采购需关注资金安排及风险控制。

处理结果：

审批通过：审批人签字确认后，采购部门进入采购执行阶段；

审批不通过：注明修改意见，退回需求部门调整方案（如“降低采购数量”“选择性价比更高型号”）。

步骤5：采购执行

操作主体：采购部门

操作内容：

签订采购合同：与选定的供应商签订正式合同，明确资产规格、数量、价格、交付时间、验收标准、质保条款、违约责任等（合同需经法务部门审核，若无法务部门则由采购负责人及总经理签字）；

下达订单：根据合同采购订单，发送至供应商并确认生产/备货周期；

跟踪进度：定期与供应商沟通，保证按时交付，若遇延期需提前通知需求部门并协商解决方案。

步骤6：资产验收

操作主体：需求部门（使用人）、采购部门、行政部门（或资产管理部门）

验收标准：以合同、采购订单及技术参数为准，逐项核对：

数量、规格型号是否与订单一致；

外观是否完好，配件、说明书、保修卡等是否齐全；

功能测试：如电子设备需通电测试功能是否正常，生产设备需试运行检查参数达标情况。

操作流程：

供应商交付资产后，需求部门首先进行初步验收，确认无误后在《资产验收单》上签字；

采购部门核对供应商交付清单与合同一致性，确认采购流程合规性；

行政部门（或资产管理部门）参与最终验收，重点核查资产资产编码、标签粘贴（按公司资产编码规则编制），保证“账实相符”。

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