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合同审核与档案管理模板

一、适用场景与业务范围

日常业务合同管理：如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同等对外经济合同的审核与归档；

专项合同管理：如劳动合同、保密协议、战略合作协议等具有特殊条款或法律风险的合同；

历史合同梳理：对已签订未归档或归档不规范的合同进行整理、补录与重新归档；

档案调阅与复用：基于历史合同数据支持业务复用、纠纷处理或审计检查。

二、合同审核与档案管理全流程操作指引

（一）合同接收与初步登记

合同接收：业务部门或外部合作方将待审核合同（含电子版及纸质版）提交至法务/行政部门，同步说明合同背景、合作方基本信息及紧急程度。

信息登记：在《合同审核登记表》中记录合同基本信息，包括合同编号（按“年份-部门-序号”规则编制，如2024-采-001）、合同名称、签订方（甲方/乙方全称）、合同金额、签订日期、接收日期、合同类型（新签/续签/变更）、提交部门及联系人等。

（二）审核前准备工作

资料收集：

获取合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法人证件号码复印件、授权委托书等，保证在有效期内）；

收集与合同相关的补充文件，如招投标文件、技术协议、会议纪要、过往合作记录等；

若为续签或变更合同，需调取历史合同及履约情况说明。

审核要点确认：根据合同类型明确审核重点，例如：

采购合同：关注供应商资质、交付周期、质量标准、付款条件、违约责任；

服务合同：明确服务范围、验收标准、知识产权归属、保密条款；

销售合同：核查客户信用状况、价格条款、所有权转移时间、售后服务承诺。

（三）合同形式审核

重点检查合同外在形式的合规性与完整性，避免因形式瑕疵导致法律风险：

主体信息准确性：合同双方名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等信息与证明材料一致，避免使用简称或错误名称；

合同结构完整性：合同文本是否包含必备条款（如合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方法等）；

签署规范性：合同文本是否为最终版本，有无修改痕迹（若有修改需双方盖章/签字确认），附件是否齐全且与关联；

用印文件完整性：需用印的文件（如附件、补充协议）是否已作为合同组成部分，避免“阴阳合同”或“体外用印”。

（四）合同实质审核

从法律、商务、风险控制等维度对合同条款进行深度审查：

法律合规性审核：

检查条款是否违反法律、行政法规的强制性规定（如“合同签订后即生效”与“需办理批准手续后生效”冲突时，需明确生效条件）；

格式条款是否公平，是否存在“霸王条款”（如“最终解释权归甲方所有”单方面限制对方权利）；

争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰（如“由甲方所在地法院管辖”需明确至具体城市）。

商务条款合理性审核：

标的、数量、质量等描述是否具体可执行（避免“合格产品”“合理期限”等模糊表述）；

价款、支付方式（如预付款比例、分期节点、账户信息）是否与业务约定一致，是否符合公司财务制度；

履约期限、地点、方式是否明确，避免因“尽快”“适时”等表述引发争议。

风险点识别与应对：

违约责任：是否对双方违约情形均作约定，违约金比例是否合理（一般不超过实际损失的30%）；

不可抗力：是否定义不可抗力范围及免责条款，通知与证明义务是否明确；

保密条款：保密信息范围、保密期限、违约责任是否覆盖合作全过程；

权利义务条款：是否存在单方面加重一方责任、排除对方主要权利的情形。

（五）审核结果处理

审核通过：法务/行政部门在《合同审核登记表》“审核意见”栏签署“同意签署”，并标注无异议条款，反馈至业务部门。

需修改合同：列出修改意见（如“第3.2条交付期限应明确具体日期”“第5.1条违约金比例调整为20%”），由业务部门与合作方沟通修订后重新提交审核。

审核驳回：对于存在法律风险或明显不公平条款的合同（如对方主体资格不符、核心条款缺失），出具《合同审核驳回通知书》，说明驳回理由，并建议终止合作或重新谈判。

（六）合同签署与用印管理

签署流程：审核通过的合同，由业务部门按公司权限逐级报批（如部门负责人-分管领导-总经理），审批通过后安排双方签署。

用印规范：

纸质合同需加盖合同专用章或公章（严禁使用财务章、部门章），印章清晰且覆盖骑缝处（多页合同）；

电子合同需通过合法电子签名平台签署，保证签署人身份真实及电子签名有效性；

用印后，在《合同用印登记表》中记录合同编号、用印日期、用印份数、经办人等信息。

（七）档案整理与归档

档案分类与编号：

按合同类型（采购/销售/服务等）或年度分类，每类合同按“合同编号”顺序排列；

档案编号规则：合同编号+档案序号（如2024-采-001-01，表示该合同第一份归档材料）。

材料组卷：

纸质档案：将合同正本、附件、审核登记表、用印登记表、审批文件、签署页等按顺序装订，