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企业法务合规性自查手册

一、适用情境与发起时机

企业法务合规性自查作为内部风险防控的核心工具，适用于以下关键场景：

常规周期性审查：企业每年或每半年开展全面合规体检，保证经营活动持续符合法律法规及内部制度要求；

新业务上线前评估：推出新产品、进入新市场或采用新商业模式前，专项排查合规风险，避免“带病运行”；

监管响应式自查：收到监管机构问询、提示或行业风险预警后，针对性核查特定领域合规状况，及时应对潜在监管关注；

组织架构调整后核查：公司重组、部门职能变更或关键岗位人员变动时，重新审视合规管理流程的适配性与有效性；

重大事件触发自查：发生合规投诉、诉讼或内部违规事件后，追溯管理漏洞，完善防控机制。

二、自查流程与操作步骤

（一）启动准备：明确目标与责任分工

确定自查范围与重点

根据自查目的（如常规审查或专项排查），明确覆盖的业务领域（如合同管理、劳动用工、数据安全、反垄断等）、时间周期（如近1年或3年）及涉及部门；

结合行业特性（如金融、医疗、制造业）及企业实际，突出高风险领域（如个人信息处理、广告宣传、税务申报）。

组建专项自查小组

组长：由法务部门负责人或分管高管担任，统筹自查工作；

核心成员：法务专员、内审人员、各业务部门接口人（如销售、采购、人力资源负责人）；

支持人员：IT、财务等职能部门骨干，提供专业数据与流程解读。

制定自查方案

内容包括自查目标、范围、时间计划（如资料收集阶段2周、现场核查阶段1周、报告编制阶段1周）、人员分工及输出成果要求；

方案需经管理层审批后下发执行，保证各部门资源配合。

（二）基础梳理：构建合规义务清单

收集法律法规与监管要求

通过官方数据库（如立法机关、监管机构网站）、行业合规指引、律师事务所等专业渠道，梳理与企业业务直接相关的法律、行政法规、部门规章及规范性文件；

示例：劳动用工领域需收集《劳动合同法》《社会保险法》《保障农民工工资支付条例》等；数据安全领域需收集《网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等。

识别内部合规制度

汇总企业现行有效的内部制度，包括《合同管理办法》《员工手册》《数据安全管理规范》《反商业贿赂规定》等，核查其与外部法律法规的衔接性。

编制《合规义务清单表》

按业务领域分类列出合规义务来源（法律/制度/监管要求）、具体条款内容、适用部门、更新周期及责任岗位，形成动态管理台账（详见“核心工具表单”部分）。

（三）现场核查：资料审查与流程验证

资料审查

按自查范围收集业务文档，如合同文本、审批记录、员工花名册及社保缴纳凭证、用户授权协议、数据访问日志、营销宣传材料等；

采用抽样方法（按随机抽样或重点抽样原则），核查资料的真实性、完整性与合规性，例如：

合同审查：检查合同条款是否违反法律强制性规定（如格式条款是否公平、知识产权归属是否明确）；

劳动用工：核查劳动合同是否包含必备条款（工作内容、地点、时间、劳动报酬等）、社保是否依法缴纳。

流程穿行测试

选取关键业务流程（如合同签订、采购招标、数据出境），跟进从发起至终结的全过程，验证各环节控制措施是否有效执行；

示例：测试“合同审批流程”时，抽查3-5份合同，核对发起人提交资料是否齐全、法务审核意见是否落实、最终审批人是否符合权限。

人员访谈

与业务部门负责人、关键岗位员工（如采购经理、HR专员、数据管理员）进行访谈，知晓合规流程的实际执行情况、存在的问题及改进建议；

访谈前准备提纲，记录访谈内容并由被访谈人签字确认，保证信息可追溯。

（四）风险识别与评估

梳理合规风险点

结合资料审查、流程测试及访谈结果，识别各业务环节存在的合规风险，如：

合同风险：条款约定不明导致纠纷、合同签署主体不适格；

数据风险：未经用户同意收集个人信息、数据跨境传输未通过安全评估；

反垄断风险：与竞争对手达成固定价格协议、滥用市场支配地位。

评估风险等级

从“发生可能性”（高/中/低）和“影响程度”（重大/较大/一般）两个维度对风险点进行量化评估，确定优先级：

高风险（可能性高+影响重大）：需立即整改；

中风险（可能性中+影响较大或可能性高+影响一般）：制定整改计划限期完成；

低风险（可能性低+影响较小）：纳入日常监控。

编制《合规风险点识别表》

详细记录风险描述、涉及业务/流程、风险等级、责任部门及初步整改建议（详见“核心工具表单”部分）。

（五）报告编制与整改落实

撰写自查报告

内容包括：自查工作概况（范围、时间、人员）、合规义务总体遵循情况、主要风险点及评估结果、问题成因分析（如制度缺失、执行不到位、人员意识不足）、整改建议及责任分工；

报告需经自查小组审核，由管理层审批后报送决策机构（如董事会、总经理办公会）。

制定整改计划

针对高风险及中风险问题，明确整改措施（如修订制度、补充资料、优化流程）、责任人（部门及个人）、完成时限及