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档案资料移交流程及保密承诺范文

档案资料作为机构运营与发展过程中形成的核心信息载体，其规范管理、安全流转及严格保密，对于保障机构权益、维护信息安全具有至关重要的意义。为确保档案资料在移交过程中的完整性、准确性与安全性，明确各方责任，特制定本移交流程及保密承诺规范。

一、档案资料移交流程

档案资料的移交是一项系统性工作，需遵循严谨的流程，确保每一个环节都有章可循、有据可查。

（一）移交前准备

1.明确移交范围与责任主体：移交方与接收方首先需共同确认本次移交档案资料的具体范围、类别、所属年度及保管期限。同时，明确双方的直接责任人及联系方式，确保沟通顺畅。

2.档案整理与鉴定：移交方应对拟移交的档案资料进行系统整理，包括但不限于：

*清点核对：确保档案数量与移交清单一致，无缺失、破损。

*规范化整理：按照档案管理相关规定，对档案进行分类、排序、编号、装订，确保符合接收标准。

*鉴定审查：对档案的真实性、完整性、有效性进行审查，剔除重复、无效或无需归档的材料。

3.编制移交清单：移交方需详细填写《档案资料移交清单》，内容应包括：档案编号、档案名称、形成日期、卷内文件份数/页数、保管期限、备注（如密级、特殊说明等）。移交清单应一式两份或三份，以备双方留存。

4.提出移交申请：移交方根据工作安排，向接收方提出档案移交申请，明确移交时间、地点及方式。

（二）移交过程实施

1.共同核对：在约定的移交时间和地点，移交方与接收方共同对拟移交的档案资料与《档案资料移交清单》进行逐项核对。重点检查档案的完整性、准确性、规范性及是否符合移交要求。如有不符，应及时查明原因并处理。

2.问题处理：核对过程中发现的问题，如档案缺失、破损、信息有误等，应由移交方负责在约定时间内补充、修复或更正。待问题解决后，方可继续移交。

3.签署交接凭证：双方核对无误后，应在《档案资料移交清单》上签字盖章，明确移交日期、交接人员等信息。交接凭证一式两份（或三份），双方各执一份（存档一份），作为档案所有权及责任转移的依据。

4.实物交接：对于纸质档案，应进行实物清点交接；对于电子档案，应确保数据完整、准确、可用，并办理电子数据交接手续，可辅以存储介质的物理交接，并对电子档案的读取环境、密码等进行说明。交接过程应确保档案安全，防止遗失、泄密。

（三）移交后管理

1.档案入库：接收方应在接收档案后，按照本单位档案管理规定及时办理入库手续，进行分类存放、登记，并纳入日常管理。

2.信息更新：双方应根据交接凭证，及时更新各自的档案管理台账或系统信息，确保档案管理的连续性和准确性。

3.遗留问题处理：对于移交过程中未能当场解决的特殊问题，双方应协商确定解决方案及完成时限，并做好记录。

4.资料归档：移交方和接收方均应将本次档案移交的相关文件，如移交申请、移交清单、交接凭证等整理归档，以备查考。

二、保密承诺范文

档案资料保密承诺书

承诺方（接收方）：[接收方单位/部门名称]（或承诺人：[姓名]，身份证号：[此处可留空或按规定处理]，职务/岗位：[具体职务/岗位]）

为确保所接收档案资料的安全与保密，维护档案形成单位（以下简称“移交方”）的合法权益，承诺方就接收[移交方单位/部门名称]移交的[档案名称/编号，可概述范围]档案资料（以下简称“涉密档案”），郑重作出如下保密承诺：

1.保密范围：承诺方确认，所接收的全部档案资料（包括但不限于纸质文件、电子数据、照片、录音录像等各种形式的载体）及其包含的全部信息均为保密信息。

2.保密义务：

*严格遵守国家有关保密法律法规及移交方和承诺方单位的保密规章制度，未经移交方书面同意，绝不以任何形式（包括但不限于复印、复制、摘抄、拍摄、传播、网络上传、口头告知等）将涉密档案的全部或部分内容泄露给任何第三方（包括承诺方内部与该档案管理和利用无关的人员）。

*承诺方仅为[说明接收档案的目的，如：工作需要/存档管理/特定项目研究等]而使用该涉密档案，不得用于任何与该目的无关的活动。

*对涉密档案进行妥善保管，采取必要的安全防范措施（如存放于保密柜、设置访问权限、加密存储等），防止档案资料丢失、被盗、损坏或被非法查阅、复制。

*在使用、传递涉密档案过程中，严格遵守保密规定，确保信息不泄露。

*不擅自对涉密档案进行增删、涂改、抽取、伪造或损毁。

3.保密期限：保密义务自本承诺书签署之日起生效，直至该档案资料解密或移交方书面同意解除保密义务之日止。即使承诺方不再负责该档案的管理或使用，其保密义务仍然有效。

4.涉密载体处理：对于在工作中形成的涉及该档案秘密信息的任何中间材料、复制件、摘录件等，其保密要