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机关单位文件管理与档案分类规范

一、引言

机关单位的文件管理与档案分类工作，是其日常运转和履行职能过程中不可或缺的基础性工作，直接关系到行政效率的高低、决策依据的准确性以及历史资料的完整性与连续性。规范、科学的文件管理与档案分类，不仅能够确保各类信息资源得到有效开发和利用，更能为单位的长远发展提供坚实的文献支撑。因此，建立一套系统、严谨且符合机关单位实际的文件管理与档案分类规范，具有重要的现实意义和长远价值。

二、文件管理的核心环节与要点

文件管理是档案形成的前端基础，其规范化程度直接决定了后续档案工作的质量。机关单位的文件管理应贯穿于文件生命周期的全过程，从产生、办理、流转、暂存到最终整理归档，每一环节都需细致把控。

（一）文件的产生与办理

文件的草拟应遵循国家及本单位关于公文处理的相关规定，确保文种恰当、格式规范、内容准确、表述清晰。在文件办理过程中，需严格执行收发文登记制度，明确承办、审核、签发等各环节的职责，确保文件流转顺畅、责任可溯。对于涉密文件，必须严格遵守保密规定，采取相应的保密措施，控制知悉范围。

（二）文件的日常管理与控制

日常工作中形成的各类文件材料，应及时进行收集、整理和暂存。提倡“日清月结”，避免文件积压和散失。对于需要长期或短期保存的现行文件，应建立科学的暂存管理机制，如设置专门的文件柜、使用规范的文件夹，并进行必要的分类和标识，以便于快速检索和利用。同时，应注意文件的安全性，防火、防潮、防虫、防盗等措施需落实到位。

（三）文件的整理与归档

文件办理完毕或暂存一定时期后，应及时进行系统整理，为归档做好准备。整理工作包括鉴别文件的价值、划分保管期限（永久、定期）、去除重复或无价值的材料、按规范要求折叠或装订等。归档是文件管理的关键节点，应按照规定的时间和要求，将整理好的文件向单位档案管理部门或档案工作人员移交，并办理正式的交接手续。

三、档案分类的原则与方法

档案分类是档案管理的核心内容之一，其目的在于揭示档案的内在联系，便于档案的科学管理、检索利用和历史研究。机关单位档案分类应遵循以下原则：

1.客观性原则：分类应基于档案材料的客观内容和形成规律，反映机关单位的职能活动和历史面貌。

2.逻辑性原则：分类体系应具有严密的逻辑关系，类目之间界限清晰，层次分明，避免交叉重叠或相互包含。

3.实用性原则：分类方法应简便易行，符合机关单位的实际情况和利用需求，便于档案人员操作和利用者查找。

4.稳定性原则：分类体系一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁变动，以保证档案管理的连续性和一致性。

5.可扩展性原则：分类体系应预留一定的空间，以适应机关单位职能变化和档案数量增长的需要。

常用的档案分类方法包括：

（一）年度分类法

按照文件形成或处理的年度进行分类。这是机关单位档案分类中最基本、最常用的方法之一，能够反映不同年度的工作特点和历史进程。对于跨年度的文件，一般归入其内容针对的主要年度或办结年度。

（二）组织机构分类法

按照机关单位内部的组织机构设置进行分类。这种方法能够清晰地反映各组织机构的工作活动和职责范围，便于按部门查找利用档案。采用此法时，需注意组织机构调整时的档案归属与衔接问题。

（三）问题分类法

按照文件内容所反映的问题或事物属性进行分类。这种方法能够将同一主题的档案集中，便于专题研究和利用。但需注意问题的设置要具有概括性和稳定性，避免过细或过于随意。

在实际工作中，机关单位通常采用“年度”与“组织机构”或“年度”与“问题”相结合的复式分类法，即先按年度分开，再在每个年度下按组织机构或问题进行分类。具体选择何种组合方式，应根据单位的规模、职能特点、档案数量以及利用习惯等因素综合确定。

（四）档案分类体系的构建

构建档案分类体系，首先要制定详细的《档案分类大纲》。大纲应明确分类层次、各级类目名称、代号及含义。例如，若采用“年度-组织机构-保管期限”的分类体系，则其层级为：年度（如XXXX年）-组织机构（如办公室、人事处等）-保管期限（永久、30年、10年等）。在每一层级下，还可根据需要设置更细的类目。类目设置应力求简明扼要，层次不宜过多。

四、档案的编号与编目

档案经过分类后，还需进行系统的编号和编目，以固定其分类位置，实现有序化管理。

（一）档号编制

档号是档案的唯一标识，应反映档案的分类体系和排列顺序。档号的编制应遵循唯一性、合理性、稳定性和简明性原则。常见的档号结构可由全宗号、年度、保管期限、机构（或问题）代号、件号（或卷号）等要素组成，具体格式可参照相关档案管理标准，并结合本单位实际情况确定。

（二）档案编目

档案编目是按照一定的规则和方法，对档案材料进行著录和组织，编制成各种目录，为档案检索提供工具。主要包括案卷目录、卷内文件目录、全引目录、机读目录等。著录项目应完整