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挂办公室管理作业1

一、将办公室实务工作的简明内容填入以下表格,内容基本相同的填在一行中。

本题重要考核本課程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。

本题的参考答案如下：

办公室实务工作一览表

序号

国内通常性

国外通常性

国内公司(含外企）

1

文书撰写

按上司的口头或书面指示完成信函。

记录上司指令及会谈、会议内容。

２

文书制作

复印资料。

打印文稿及表格。

3

文书解决

在权限内按自已的意思发出信函。

信函和邮件的解决。

4

档案管理

档案管理。

5

会议组织

安排会议事务,并做会议记录或纲要。

记录上司指令及会谈、会议内容。

6

调查研究

帮助上司准备书面的财务报告、研究报告。

7

信息资料

准备好公司要公开的资料;

替上司收集演讲或报告的资料;

整理并组织好粗略的资料。

收集及整理各种信息。

8

信访工作

替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。

接待宾客和员工的来访。

9

接待工作

接待来访宾客;

替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。

10

协调工作

以电话往来维持和外界的良好公共关系。

1１

督查工作

督导通常职工或速记员。

12

曰程安排

替上司定约会并做好记录;

为上司安排旅行或考查。

１３

平常事务

阅读并分类信件；

自动解决例行的事务;

替上司保管私人的、财务的或其余的记录。

通讯事务、电话；

照料上司身边的琐事。

14

办公室管理

办公室环境的布置和整理；

保管办公室设备及用品。

１5

其余暂时交办的事项

以速记记下上司交待的事项；

执行上司留在录音机中的吩咐。

执行上司交办事项。

16

替上司申报交纳所得税及办理退税。

17

外出办事,如银行、邮局等。

18

同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。

在分析这个问题时,有些内容似乎模棱两可。例如:记录上司指令及会谈、会议内容一项,它既可以是文书撰写的内容,也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。例如:通讯事务、电话、信函和邮件解决一项,前两项是平常事务的内容,后两项则是文书解决的内容。

本题需要同学们在掌握教材上的基本知识的基础上，认真了解和思考后作答;本题的得分率不高。

二、办公用易耗品重要包含哪些?

办公用易耗品重要有：

１．信封、纸张;2．软盘、光盘等；3.铅笔;４．圆珠笔;5．签字笔或钢笔；６．修正液或修正带；7.印盒；

8.各种小型机器,如订书机(包含订书针)、打孔机、装订机（包含装订线）、曰期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；

9.小刀;1０．曰历等；

11．其余，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

三、简明阐述文员工作的三个环节,相互关系如何?

一方面阐明文员工作的环节是什么?

文员工作分为三个环节:计划、实施和检验。

1．计划的环节，要充分了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最正确。

2.实施的环节,要注意：同时检验是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作不论是哪一个,都要对的地实施；配合上司预期的期限。

3．检验的环节,要分析计划和实绩的差异，并把此前进行过的工作或别人做过的工作和现在自已所从事相同性质的工作加以比较分析。

其次,阐明三个环节之间的关系。

三者的关系为：

先作计划,付诸实施,然后检验成果，围绕“计划——实施——检验”这么一个滚动的过程开展。三者相互联络形成一个循环。

文员一方面要仔细制订计划,然后依照这个计划去实施,并严格检验其成果，使得这个成果对下一次的计划有所帮助和启示。

四、按照“优先顺序”解决工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务）计划书。

在按照“优先顺序”制订计划书时，要按如下三个环节进行：

1.将自已要做的事情分为：A.是否应该做的事?B．是否做或不做都无所谓的事?C.是否不可以做的事?对于A要集中精力做,对于B和C可以从计划中删掉。

2．对于A类事情再进行分类,分为：

重要而且紧急的事(优先做）；紧急但是并不重要的事(第二做)；重要但是并不紧急的事（第三做)；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请别人代劳)。

３．与上司形成默契，可以直接找上司商议、请示。

本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参考教材上的例子,自已制订一份计划书,不要剽窃。

五、从以下文员工作方法中，任意选择一个或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的结识。

1.请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3.受意方法；4.传达方法；５．进言方法；6．变通方法和挡驾方法；

7.分工方法与合作方法。

1．一方面简明阐明此种方法:

受意就是文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意(即领略上司在会议发言、文件指