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陶瓷厂档案存储方式管理办法

陶瓷厂档案存储方式管理办法

第一章总则

陶瓷厂档案存储方式管理办法（以下简称办法）为规范陶瓷厂档案管理，确保档案安全、完整、便捷利用，根据《中华人民共和国档案法》及行业相关规定，结合本厂实际情况制定。本办法适用于陶瓷厂全体员工及客户，旨在通过科学管理，提升档案管理效率，服务陶瓷生产、经营及客户服务需求。

陶瓷厂档案包括但不限于生产技术档案、产品研发档案、质量检测档案、经营销售档案、客户服务档案、人力资源档案、安全生产档案、企业文化建设档案等。档案管理应遵循统一领导、分级负责、科学管理、安全保密、服务利用的原则，实现档案管理的规范化、信息化、系统化。

第二章档案分类与收集

陶瓷厂档案按管理性质分为七类：生产技术档案、产品研发档案、质量检测档案、经营销售档案、客户服务档案、人力资源档案、安全生产档案、企业文化建设档案。每类档案按档案管理要求进行细分，形成档案管理目录。

生产技术档案包括生产设备档案、生产工艺档案、生产流程档案、技术改造档案等。产品研发档案包括产品设计档案、产品试验档案、产品改进档案等。质量检测档案包括原材料检测档案、成品检测档案、质量改进档案等。经营销售档案包括市场调研档案、销售合同档案、客户反馈档案等。客户服务档案包括客户咨询档案、投诉处理档案、客户满意度调查档案等。人力资源档案包括员工入职档案、培训档案、绩效考核档案等。安全生产档案包括安全检查档案、事故处理档案、安全培训档案等。企业文化建设档案包括文化活动档案、员工意见档案、企业荣誉档案等。

档案收集应遵循及时、完整、准确的原则。各部门负责收集整理本部门档案，并定期向档案管理部门移交。档案管理部门负责对各部门档案进行审核、整理、归档。档案收集应确保档案的完整性，重要档案应进行双人核对。

第三章档案存储方式

陶瓷厂档案存储方式采用纸质档案与电子档案相结合的方式，确保档案存储安全、便捷利用。

纸质档案存储采用密集架存储方式，档案存放应遵循分类存放、编号管理、有序排列的原则。档案存放应避免阳光直射、潮湿、高温、鼠咬、虫蛀等情况。档案存放应定期进行检查，确保档案安全。

电子档案存储采用服务器存储方式，服务器应放置在专用机房，机房应具备防火、防潮、防雷、防尘、恒温恒湿等功能。电子档案应进行定期备份，备份存储应与原存储设备分开存放。电子档案的访问权限应进行严格控制，确保档案安全。

纸质档案与电子档案应建立对应关系，形成档案管理闭环。纸质档案与电子档案的同步更新应定期进行，确保档案信息的一致性。

第四章档案管理责任

陶瓷厂档案管理实行部门负责、档案室监督的管理模式。各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责本部门档案的收集、整理、归档工作。档案管理部门负责对各部门档案管理进行监督、指导、检查。

档案管理部门应配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识，熟悉档案管理业务，能够胜任档案管理工作。

档案管理应建立责任制，明确各部门、各岗位的档案管理职责。档案管理部门应定期对档案管理情况进行检查，对发现的问题及时进行整改。

第五章档案利用与保密

陶瓷厂档案利用应遵循按需利用、审批管理、规范操作的原则。各部门、各员工需利用档案应填写《档案利用申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。

档案借阅应遵循专人负责、按时归还、损坏赔偿的原则。档案借阅应进行登记，借阅时间应严格控制，确保档案安全。档案借阅应进行归还检查，如有损坏应进行赔偿。

档案保密应遵循分级管理、权限控制、责任追究的原则。涉密档案应进行特殊管理，设置专门的保密档案室，配备保密设备。涉密档案的查阅应进行登记，并严格控制查阅范围。

档案管理人员应具备保密意识，严格遵守保密规定。对违反保密规定的行为，应进行严肃处理，情节严重的应追究法律责任。

第六章档案数字化管理

陶瓷厂档案数字化管理应遵循统一标准、分步实施、安全高效的原则。档案数字化应采用先进的扫描技术、存储技术、管理技术，确保档案数字化的质量。

档案数字化应制定统一的技术标准，确保数字化档案的规范性和一致性。档案数字化应分步实施，优先对重要档案进行数字化，逐步实现档案数字化全覆盖。

档案数字化应建立数字化档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用。数字化档案管理系统应具备数据备份、数据恢复、数据安全等功能，确保数字化档案的安全。

第七章档案鉴定与销毁

陶瓷厂档案鉴定应遵循定期鉴定、分类鉴定、科学鉴定的原则。档案鉴定应定期进行，每年至少进行一次。档案鉴定应分类进行，不同类型的档案应采用不同的鉴定标准。

档案鉴定应采用科学的方法，确保鉴定结果的准确性。档案鉴定应由档案管理部门组织专业人员进行，鉴定结果应进行记录，并存档备查。

档案销毁应遵循严格审批、规范操作、责任追究的原则。档案销毁应进行严