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工程文件归档完整规范流程

工程文件是工程项目建设全过程的真实记录和重要成果，其规范归档对于项目竣工验收、后期维护、审计追溯以及企业知识传承均具有不可替代的作用。一个严谨、高效的工程文件归档流程，是确保档案完整性、准确性、系统性和可用性的核心保障。本文将系统阐述工程文件归档的完整规范流程，旨在为相关从业人员提供具有实操性的指导。

一、归档规划与准备阶段

归档工作并非项目尾声的突击任务，而应贯穿于项目全生命周期。在项目启动初期，即应着手进行归档规划与准备，为后续工作奠定坚实基础。

1.明确归档范围与职责：依据国家、行业相关法规及项目合同要求，结合项目特点，明确界定工程文件的归档范围。这不仅包括设计文件、施工记录、验收报告等核心技术文件，还应涵盖项目前期文件、招投标文件、合同文件、监理文件、财务文件等。同时，需明确项目各参与方（建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等）在文件形成、积累、整理、归档过程中的具体职责与分工，确保责任到人。

2.制定归档细则与标准：在归档范围内，进一步细化文件分类、组卷原则、排列顺序、编号规则、著录要求、保管期限划分、密级确定等具体细则。统一文件格式（如纸张规格、字体字号、签署要求）、图纸折叠方式、竣工图编制要求等，确保归档文件的规范性和一致性。

3.建立归档工作机制：成立由项目负责人牵头的归档工作小组，定期召开协调会议，解决归档过程中出现的问题。建立文件传递、交接登记制度，确保文件流转有迹可循，避免丢失或延误。

4.开展归档培训：对项目各相关人员进行归档知识和技能培训，使其了解归档要求、流程及标准，从源头上保证文件质量。

二、文件形成与积累阶段

文件的形成与积累是归档工作的基础，直接关系到归档文件的质量和完整性。此阶段应注重过程控制。

1.文件形成质量控制：严格执行文件编制、审核、审批制度，确保文件内容真实、准确、完整、规范，字迹清晰、签章齐全、手续完备。原始记录应及时、客观、规范填写，不得随意涂改。电子文件的形成应符合相关格式标准和元数据要求，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

2.文件收集与积累：各责任单位及人员应按照归档职责，在项目实施过程中，及时收集、积累本岗位形成的应归档文件材料。做到边形成、边收集、边整理，避免文件材料散落在个人手中或事后补制。对于外来文件（如设计变更、监理通知、业主指令等），也应及时登记、传阅、处理并妥善保存。

3.日常管理与保管：对收集积累的文件材料，应进行初步的分类、排序和保管。配备必要的装具（如文件夹、档案盒），采取防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等措施，确保文件材料在归档前的安全。

三、文件整理与审核阶段

当项目进展到一定阶段（如单位工程完工、项目竣工）或按预定计划，应对积累的文件材料进行系统整理和严格审核。

1.文件整理：

*分类：按照事先制定的分类方案，对文件材料进行逐级分类。

*组卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷应遵循文件的形成规律和成套性原则，保持卷内文件的有机联系。

*排列：卷内文件应按照一定的顺序（如时间顺序、逻辑顺序、重要程度顺序）进行排列。

*编目：包括卷内文件目录编制、案卷封面填写、案卷脊背填写、备考表填写等。卷内目录应包含序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号等要素。案卷题名应简明扼要地揭示卷内文件的内容。

*编号：按照编号规则对案卷和卷内文件进行编号。

*装订：对组好的案卷，根据文件材料的特点和保管要求进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。

2.文件审核：

*自检：文件形成单位或部门首先对整理好的案卷进行内部自检，检查文件材料的完整性、准确性、规范性，以及整理质量是否符合要求。

*互检/专检：可组织相关单位或人员进行互检，或由归档工作小组进行专项检查。重点审核归档范围的完整性、分类组卷的合理性、文件内容的准确性、手续的完备性、竣工图的编制质量等。

*问题整改：对审核中发现的问题，应及时通知相关责任方进行补充、修改或完善，直至符合归档要求。

四、文件移交与接收阶段

文件材料经整理审核合格后，应按照规定的时间和程序向档案管理部门（或建设单位指定的归档部门）办理移交归档手续。

1.移交申请与审批：整理审核合格后，移交单位填写《档案移交清册》，经本单位负责人审核签字后，向接收单位提出移交申请。

2.交接验收：接收单位会同移交单位，依据《档案移交清册》对移交的案卷进行逐卷、逐份核对验收。检查案卷数量、质量是否与清册一致，案卷整理是否符合规范要求。对验收合格的，双方在《档案移交清册》上签字盖章，各执一份，作为交接凭证。对验收不合格的，应明确指出问题，退回移交单位限期整改后再行移交。

3.电