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企事业单位档案管理规范与操作手册

前言

档案作为企事业单位各项活动的原始记录，是单位历史发展的真实写照，也是维护单位合法权益、提升管理水平、促进持续发展的重要依据。为进一步加强和规范我单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本手册。

本手册旨在为单位各部门及全体员工提供一套系统、明确、可操作的档案管理行为准则，适用于单位内部所有档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁及信息化等各个环节。全体人员应认真学习、严格遵守，共同推动单位档案管理工作科学化、规范化、制度化建设。

第一章管理机构与职责

1.1档案工作领导责任制

单位应明确分管档案工作的领导，将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，定期研究档案工作，协调解决档案管理中的重大问题，保障档案工作所需的人员、经费和设施设备。

1.2档案管理部门

设立或明确档案管理部门（如档案室、综合管理部等），负责统筹、组织、指导和监督单位各项档案管理工作。其主要职责包括：

*贯彻执行国家及上级部门有关档案工作的法律法规和方针政策；

*制定和完善单位档案管理规章制度和工作细则；

*负责单位各类档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用；

*指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；

*组织档案管理人员的业务培训和学习交流；

*负责档案信息化建设的规划与实施；

*维护档案的完整与安全，防止档案损毁、丢失和泄密。

1.3各部门档案工作职责

各业务部门是档案形成的源头，应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作。其主要职责包括：

*按照规定及时收集、积累本部门在工作中形成的各类有保存价值的文件材料；

*对收集的文件材料进行初步整理、排序和保管；

*在规定时限内将符合要求的案卷向档案管理部门移交，并办理交接手续；

*协助档案管理部门做好本部门档案的利用和编研工作。

第二章档案的形成与收集

2.1文件材料的形成

各部门在各项工作中形成的文件材料，应符合国家和单位关于公文处理的相关规定，确保文件材料的真实性、准确性、完整性和规范性。文件格式、用纸、书写材料、签署、用印等均应符合标准。

2.2收集范围

档案收集范围应全面覆盖单位各项职能活动。主要包括：

*行政管理类：单位设立、变更、发展规划、工作计划、总结、会议纪要、请示批复、规章制度、人事任免、奖惩等；

*业务经营类：与单位核心业务相关的合同协议、项目资料、市场调研、客户信息、产品研发、服务记录等；

*财务审计类：各类会计凭证、账簿、报表、审计报告等；

*科研技术类：科研项目立项、研究报告、成果鉴定、专利、图纸、技术文档等；

*基建工程类：工程项目报批、勘察设计、施工监理、竣工验收等资料；

*设备仪器类：设备购置合同、开箱验收、安装调试、使用维护、报废处置等资料；

*声像实物类：反映单位重要活动、人物、成果的照片、录音录像、荣誉证书、纪念品等；

*其他具有保存价值的文件材料。

2.3收集要求

*及时性：各项工作完成后，相关人员应及时将文件材料收集起来，避免遗漏和散失。对于阶段性工作，应在阶段结束后及时收集。

*完整性：确保收集的文件材料齐全成套，一份文件的正件、附件、定稿、底稿、重要修改稿等应一并收集。

*规范性：收集的文件材料应符合形成规范，手续完备。对于不规范的文件材料，应退回形成部门补充完善。

2.4部门预归档

各部门兼职档案员应定期（如每季度或每半年）对收集的文件材料进行整理、分类、排序，并按照档案管理部门的要求进行预立卷，妥善保管，为向档案管理部门正式移交做好准备。

第三章档案的整理

3.1整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理过程应做到：遵循原貌、保持联系、条理清晰、简便易行。

3.2整理方法与步骤

3.2.1分类

根据单位档案的实际情况和《档案著录规则》等相关标准，确定统一的分类方案。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据档案类型组合使用。例如，文书档案可采用“年度-组织机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”的分类方法。

3.2.2排列

在同一类目下，按照文件材料的形成时间、重要程度、或成套性进行系统排列。通常，正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后。

3.2.3编号（档号编制）

按照分类方案和排列顺序，对每份文件或每卷档案编制唯一的档号。档号应结构清晰、含义明确、便于计算机识别和管理。

3.2.4编目

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