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行政文书写作规范指导手册

前言

行政文书是各级各类组织在行政管理活动中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、处理事务的重要工具。其写作质量直接关系到组织决策的有效落实、工作效率的高低以及单位的形象与公信力。为进一步规范我单位行政文书写作行为，提升文书质量与办文效率，特制定本手册。

本手册旨在提供一套系统、实用的行政文书写作指导，适用于单位内部各类行政公文及事务性文书的撰写。手册内容力求严谨规范，注重实际操作，希望能为各位同事的文书写作工作提供有益的参考与帮助。

一、通用写作原则与要求

1.1主旨明确，有的放矢

行政文书的撰写必须首先明确行文目的和核心内容。无论是传达指令、汇报工作、请求指示还是沟通协调，都应围绕主旨展开，避免内容分散、重点模糊。动笔前应充分思考：为何写？写给谁？要解决什么问题？期望达到什么效果？

1.2逻辑清晰，层次分明

文书的结构应遵循人们认识事物的规律，做到条理清晰、层次分明。一般而言，应按照“总—分—总”或“提出问题—分析问题—解决问题”的逻辑展开。段落之间、句子之间要有明确的逻辑联系，过渡自然。可适当运用序号、小标题等方式，使文书脉络更加清晰，便于阅读和理解。

1.3内容真实，依据充分

行政文书的生命力在于真实准确。所涉及的事实、数据、政策依据等必须经过核实，确保真实可靠，避免主观臆断和道听途说。引用上级文件或领导指示时，应准确无误，并注明出处。对于不确定的信息，应及时查证，不可想当然。

1.4语言准确，简明扼要

行政文书的语言应力求精准、规范、平实、简洁。

*准确：用词恰当，避免歧义。对时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素的表述必须清晰无误。

*规范：使用书面语，避免口语化、网络化词汇。遵循国家通用语言文字规范及公文特定用语要求。

*平实：文风朴实，不追求华丽辞藻，不滥用修饰语，以客观陈述为主。

*简洁：文字精炼，避免冗余、空话、套话。在准确表达意思的前提下，力求用最少的文字承载最多的信息。

1.5格式规范，符合要求

不同类型的行政文书通常有其相对固定的格式要求，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、抄送机关等要素。撰写时应严格遵循相关格式标准，确保文书的规范性和严肃性。

1.6程序合规，注重时效

行政文书的草拟、审核、签发、印发等环节应严格遵守单位内部的公文处理程序。同时，行政工作具有较强的时效性，文书的撰写和流转应及时高效，避免延误工作。

二、常见行政文书的写作规范

2.1通知

通知是适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文的一种下行文。

*标题：一般由发文机关、事由和文种三部分组成，如“XX单位关于召开XX会议的通知”。简单通知也可只写“通知”。

*主送机关：指通知的接收单位或个人，应明确、具体。

*正文：通常包括发文缘由、通知事项和执行要求三部分。

*发文缘由：简要说明发布通知的背景、依据或目的。

*通知事项：这是通知的核心内容，需条理清晰地列出具体事项、要求、时间、地点、责任人等。

*执行要求：提出希望或要求，如“请遵照执行”、“请认真贯彻落实”等。

*落款：发文机关全称或规范化简称及成文日期。

2.2报告

报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问的一种上行文。

*标题：一般为“XX单位关于XX情况的报告”或“XX单位关于XX工作的报告”。

*主送机关：只有一个，即直属上级机关。

*正文：通常包括开头、主体和结尾。

*开头：概括说明报告的目的、依据或基本情况。

*主体：详细阐述工作进展、取得的成绩、存在的问题、经验教训、下一步计划等。内容应具体、充实，事实清楚，数据准确。

*结尾：常用“以上报告，请审阅”、“特此报告”等结束语。

*注意事项：报告中不得夹带请示事项。报告应一事一报或围绕一个中心议题展开。

2.3请示

请示是适用于向上级机关请求指示、批准的一种上行文。

*标题：一般为“XX单位关于请求XX的请示”或“XX单位关于XX问题的请示”。

*主送机关：只有一个，即直属上级机关，不得多头主送。

*正文：通常包括请示缘由、请示事项和请求批复三部分。

*请示缘由：阐述提出请示的背景、原因、必要性和依据，这是能否获得批准的关键，应充分、合理。

*请示事项：明确、具体地提出需要上级批准或指示的问题、事项或方案。如涉及多种方案，应表明本单位的倾向性意见。

*请求批复：结尾常用“以上请示妥否，请批示”、“当否，请批复”等。

*注意事项：坚持“一事一请示”原则。请示必须在事前行文。

2.4函

函是适用于不相隶属机关之间商