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企业行政管理手册工具汇编

前言

本工具汇编旨在为企业日常行政管理提供标准化操作指引，涵盖会议、物资、车辆、访客、文件、印章、差旅及办公环境等核心管理场景，通过规范流程、明确责任，助力提升行政工作效率，保障企业运营有序进行。各工具可根据企业实际需求调整细化，保证适用性与可操作性。

一、会议管理工具

适用情境

企业内部各类工作会议（如周例会、项目研讨会、年度总结会等）的组织、记录及决议跟踪，适用于行政部门、各业务部门及跨部门协作场景。

操作流程指引

会议发起与申请

会议发起人提前2个工作日填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、白板等）。

部门负责人审核会议必要性，涉及跨部门会议需提前沟通相关参会方确认时间。

行政部门根据会议室使用情况统筹安排，反馈会议地点及设备支持需求。

会议通知与准备

行政部门或发起人提前1个工作日通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发送会议通知，附会议议程及《会议签到表》（电子版）。

会前30分钟，会议发起人或协助人员检查会议室设备（投影、音响、麦克风等）正常运作，摆放会议资料、饮用水等。

会议进行与记录

参会人员提前5分钟签到，由记录人（指定专人）负责《会议签到表》汇总。

会议主持人按议程引导发言，控制各环节时间，保证讨论聚焦主题。

记录人实时记录会议关键内容（决议事项、责任人、完成时限、待办问题等），形成《会议纪要》初稿。

会议决议与跟踪

会议结束后1个工作日内，记录人整理《会议纪要》经会议主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门负责人。

行政部门或指定专人建立《会议决议跟踪表》，每周更新决议事项进展，对逾期未完成的及时提醒责任人。

模板示例

表1：会议申请表

申请部门

申请人

联系方式

会议主题

会议时间

会议地点

参会人员（部门+姓名）

会议议程

所需物料

审批人（部门负责人）

行政部统筹意见

备注

表2：会议纪要模板

会议主题：____________________

会议时间：____年__月日:-:__

会议地点：____________________

参会人员：____________________

缺席人员：____________________（原因：________）

主持人：____________________

记录人：____________________

会议议程与内容：

议题一：____________________

讨论要点：____________________

决议事项：____________________

责任人：______，完成时限：____年__月__日

议题二：____________________

（同上格式）

待办事项：

事项描述

责任部门/人

完成时限

备注

使用要点提示

会议议程需提前分发，保证参会人员提前准备；

会议纪要需明确“做什么、谁负责、何时完成”，避免模糊表述；

决议跟踪需定期反馈，形成“闭环管理”，避免议而不决。

二、办公物资管理工具

适用情境

企业日常办公物资（如文具、耗材、设备配件等）的采购申请、领用登记、库存管理及盘点，适用于行政部门及各物资使用部门。

操作流程指引

需求提报与审批

各部门每月25日前提交《月度办公物资需求表》，注明物资名称、规格、数量及用途，部门负责人签字确认。

行政部汇总各部门需求，结合库存情况编制《月度采购计划》，报财务部及分管领导审批。

零星紧急需求（如突发物资短缺）可填写《紧急物资申请表》，经部门负责人及行政部负责人审批后，由行政部协调采购。

采购与入库登记

行政部根据审批通过的采购计划，通过合格供应商采购，保证物资质量与价格合规。

物资送达后，行政部仓管员核对采购清单与实物，确认数量、规格无误后，填写《物资入库登记表》，分类存放并贴好标签。

领用与登记

员工领用物资需填写《物资领用登记表》，注明领用人、部门、物资名称、数量及用途，部门负责人审批。

耐用性物资（如计算器、U盘等）需登记领用物品编号，便于后续追溯；消耗性物资（如纸张、笔）按需领用，避免浪费。

库存盘点与补充

行政部每月末进行库存盘点，核对《入库登记表》与《领用登记表》，保证账实相符，编制《库存盘点表》。

对库存不足或临近保质期的物资，及时补充采购或清理，保证物资供应不断档。

模板示例

表3：物资领用登记表

领用日期

领用部门

领用人

物资名称

规格型号

数量

用途

审批人

备注

表4：库存盘点表

物资名称

规格型号

库存数量

盘点数量

差异数量

差异原因

责任人

处理意见

使用要点提示

物资采购需优先选择定点供应商，保证质量与价格优势；

领用登记需做到“领用人签字、用途明确”，避免公物私用；

盘点差异需及时查明原因，属于管理漏洞的需整改，属于自然损耗的需报备。

三、车辆使