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企业日常行政工作处理标准化流程

一、适用工作场景

本标准化流程覆盖企业日常行政管理中的高频工作事项，包括但不限于：办公事务处理（如办公用品申领、办公环境维护）、会议组织协调（部门例会、跨部门会议、外部会议）、办公物资管理（固定资产、低值易耗品出入库与盘点）、外部访客接待（客户到访、合作伙伴交流、部门检查）、内部文件流转（制度审批、通知发布、合同归档）等场景。通过规范流程，保证行政工作高效、有序开展，提升服务质量与工作一致性。

二、分步骤操作说明

（一）日常办公事务处理——以办公用品申领为例

目标：规范办公用品申领流程，保障供应及时，控制成本。

步骤：

需求提报：员工根据工作需要，通过OA系统或填写《办公用品申领表》（见模板1），注明物品名称、规格、数量、用途及申领日期，提交至部门负责人审核。

部门审核：部门负责人核对申领合理性（如是否为必需品、数量是否符合岗位标准），在审批栏签字确认后，提交至行政部。

库存核对：行政专员收到申请后，登录办公用品管理系统核对库存台账，确认：

若有充足库存，直接进入发放步骤；

若库存不足或无库存，启动采购流程（填写《采购申请单》，经行政部负责人审批后交采购部门）。

发放登记：确认无误后，行政专员按申领物品发放至申请人，要求申领人在《办公用品发放登记表》中签字（含领取日期、物品明细、数量），同步更新库存台账，保证“账实一致”。

定期复盘：每月末，行政部汇总申领数据，分析高频物品消耗量，优化采购计划，避免积压或短缺。

（二）会议组织协调——以部门月度例会为例

目标：保证会议有序召开，高效传递信息，明确行动项。

步骤：

会议发起：部门*主管于每月25日通过OA系统创建会议，填写《会议安排表》（见模板2），明确会议主题（如“10月工作总结与11月计划”）、时间（次月第一个周一14:00-15:30）、地点（301会议室）、参会人员（部门全体成员）、议程（含各模块汇报时长）及所需物料（投影仪、签到表、会议资料）。

会前准备：

行政专员提前2个工作日预订会议室，调试设备（投影仪、麦克风、空调），准备会议资料（打印纸质版议程、签到表，电子版提前1天发送至参会人邮箱）；

会议前30分钟，再次检查会议室布置（座位摆放、茶水供应、席卡摆放），保证就绪。

会中服务：

参会人员签到（电子签到或纸质签到），行政专员负责记录迟到/缺席情况；

会议期间，协助主持人控制流程（提醒发言时间），记录会议决议及待办事项（明确责任人、完成时限），形成《会议纪要》初稿。

会后跟进：

会议结束后1个工作日内，行政专员整理《会议纪要》（含参会人员、议程摘要、决议内容、行动项），经部门*主管审核后，通过OA系统发送至全体参会人员；

跟进行动项落实情况，每周更新进度，保证闭环管理；会议资料（纸质纪要、电子文件）按“年度-月份”分类归档至行政部档案柜。

（三）办公物资管理——以固定资产入库为例

目标：规范固定资产全生命周期管理，防止资产流失。

步骤：

到货验收：物资采购到货后，行政专员联合采购部、使用部门共同验收，核对：

物资信息（名称、规格型号、数量、序列号）与采购订单是否一致；

外观是否完好、配件是否齐全（如电脑需含主机、显示器、电源线）；

供应商资质（如保修卡、合格证）是否齐全。

验收合格后，三方共同填写《固定资产验收单》（见模板3），签字确认。

资产登记：行政专员将验收信息录入固定资产管理系统，唯一资产编号（规则：部门代码-年份-流水号，如“XZ-2023-001”），打印资产标签（含编号、名称、使用部门、责任人），粘贴于物资显眼位置；同步更新《固定资产台账》（含编号、名称、规格、采购日期、使用部门、责任人、存放地点）。

领用发放：使用部门提交《资产领用申请》（部门负责人签字），行政专员核对台账与申请信息，办理领用手续，领用人签字确认台账及《领用登记表》。

定期盘点：每季度末，行政部组织财务部、使用部门对固定资产进行全面盘点，采用“账实核对法”，逐项清点资产数量、状态，填写《固定资产盘点表》（含账面数量、实盘数量、差异原因、处理意见），对盘盈、盘亏资产查明原因，报公司领导审批后调整台账。

（四）外部访客接待——以重要客户到访为例

目标：展现企业专业形象，保障接待流程顺畅，提升客户满意度。

步骤：

访客预约：前台接到访客预约需求（电话/邮件）后，记录：访客单位、姓名、职务、到访时间、人数、事由、对接部门/人员（如市场部*经理），提前1天通知行政专员及对接部门。

接待准备：

行政专员根据访客级别（如“重要客户”），安排VIP会议室（配备茶水、咖啡、水果、纸巾），准备公司宣传册、行业案例资料（放入资料袋）；

协助对接部门确认接待人员（含*经理、业务专员）、行程（如“14:00-14:30公司参观，14:30-15:30业务洽谈”），准备访客胸