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采购成本控制标准化工具及操作指南

一、适用工作场景

本工具及指南适用于企业各类采购活动中的成本控制环节，具体包括但不限于：

常规物料采购：生产所需原材料、办公用品、低值易耗品等重复性采购项目的成本管控；

项目专项采购：新产品研发、工程项目、市场活动等一次性采购的成本控制；

供应商谈判：新供应商引入、现有供应商合同续签或价格调整时的成本协商；

成本异常分析：采购成本超出预算或历史同期水平时的原因排查与优化；

年度采购预算编制：基于历史成本数据与市场趋势，制定下一年度采购成本目标。

二、标准化操作流程

（一）需求确认与预算核定

需求提报：需求部门填写《采购需求申请表》（见表1），明确采购内容（规格型号、技术参数）、数量、预计使用时间、用途说明，并附相关技术图纸或验收标准（如有）。

需求审核：部门负责人*经理对需求的必要性、合理性进行审核，重点核查“是否为重复性需求”“是否有替代方案”“数量是否与实际匹配”。

预算匹配：采购专员根据《采购需求申请表》及公司《年度采购预算表》，核对采购内容是否在预算范围内，若超出预算需需求部门提交《预算调整申请》，经财务部经理审批后启动采购流程。

（二）供应商筛选与评估

供应商寻源：采购专员*通过公司合格供应商库、行业展会、公开招标平台等渠道，筛选3-5家潜在供应商，保证供应商具备相应资质（如营业执照、行业认证、ISO体系证书等）。

供应商初评：使用《供应商评估表》（见表2）对供应商进行打分，评估维度包括：资质文件完整性（20分）、历史合作业绩（30分，近1年交付准时率≥95%、质量合格率≥98%得满分）、报价合理性（30分，不高于市场均价10%得满分）、服务能力（20分，售后响应时间≤24小时得满分）。总分≥80分可进入下一环节。

样品测试（如需）：对技术要求较高的物料，要求供应商提供样品，由需求部门、质量部*共同进行测试，出具《样品测试报告》，合格者方可参与报价。

（三）成本分析与报价对比

成本拆解：采购专员*将采购成本拆解为直接成本（物料、原材料）、间接成本（运输、关税、仓储、管理费等），并与历史采购数据、行业标准成本进行对比，分析成本构成合理性。

报价收集：向通过初评的供应商发出《询价函》，明确报价截止时间、报价有效期（通常≥7天）、交付周期、付款条件等要求，供应商需在截止日前提交《报价单》（加盖公章）。

报价评审：采购部组织需求部门、财务部使用《成本分析对比表》（见表3）对报价进行对比，计算“单位成本差异率”（（当前报价-历史最低报价）/历史最低报价×100%），差异率超过5%的需供应商提供成本构成说明，重点核查是否存在虚增费用。

（四）谈判与合同签订

谈判准备：根据报价评审结果，确定谈判目标（如目标降价幅度、付款周期优化等），制定《谈判方案》，明确谈判底线、让步策略及分工（采购专员为主谈，需求部门、财务部为技术、财务支持）。

执行谈判：与供应商就价格、质量、交付、付款等条款进行协商，谈判过程中需记录《谈判纪要》（见表4），明确双方达成一致的条款及未决事项。

合同审批：谈判达成一致后，采购专员起草《采购合同》，参照公司《合同管理规范》明确标的物信息、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款，经法务部审核、总经理*审批后，与供应商签订正式合同。

（五）采购执行与成本监控

订单下达：采购专员*根据签订的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》（见表5），明确订单编号、物料信息、数量、交付时间、收货地址等，并同步抄送仓库、财务部。

交付跟踪：供应商发货后，采购专员*需跟踪物流信息，保证物料按合同约定时间送达；若延迟交付，需及时与供应商沟通，明确原因及预计到货时间，必要时启动备用供应商方案。

成本核算：物料入库后，仓库管理员核对《送货单》与《采购订单》信息，确认无误后办理入库手续；财务部根据入库单、发票、运输费用凭证等，核算实际采购成本（含所有直接及间接成本），与目标成本对比，填写《采购执行跟踪表》（见表6）。

（六）复盘与持续优化

成本差异分析：采购项目完成后，采购专员*组织需求部门、财务部召开复盘会议，使用《成本复盘表》（见表7）分析实际成本与目标成本的差异原因（如市场价格波动、供应商涨价、数量偏差、运输费用增加等），明确责任方（供应商/内部管理）。

改进措施制定：针对差异原因，制定具体改进措施，如“与供应商签订年度价格调整协议”“优化采购批量以降低运输成本”“加强需求部门数量审核”等，明确责任人和完成时限。

供应商动态管理：根据供应商合作表现（如交付准时率、质量合格率、价格稳定性），每季度更新《供应商评估表》，对评分低于70分的供应商进行约谈整改，连续两次评分低于60分的淘汰出合格供应商库。

三、配套工具表单

表1：采购需求申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

采购内容

规格型号/技术参