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档案管理措施及保证措施

档案作为组织历史记忆的载体与核心信息资源，其科学管理与安全保障对于维护组织完整历史面貌、支撑决策科学化、保障合法权益具有不可替代的作用。建立健全并严格执行档案管理措施与保证措施，是确保档案工作规范、高效、安全开展的基石。本文将从档案管理的核心措施与保障机制两方面，系统阐述如何提升档案管理工作的整体水平。

一、档案管理核心措施

档案管理的核心措施是档案工作的主体内容，贯穿于档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等整个生命周期。

（一）规范档案收集与归档

档案收集与归档是档案管理的起点，其质量直接影响后续工作的有效性。应建立明确的归档范围和归档制度，确保应归档的文件材料齐全、完整、准确。各部门需指定专人负责本部门文件材料的收集、积累和预整理工作，按照规定的时间、份数和质量要求向档案管理部门移交。对于电子文件，应同步收集其元数据及相应的支持软件和读取设备说明，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。归档过程中，需严格履行交接手续，填写交接清单，双方签字确认。

（二）科学档案整理与分类

档案整理与分类是实现档案有序化管理的关键环节。应根据档案的形成规律、内容特征和利用需求，制定统一的档案分类方案和整理规则。分类方案应具有逻辑性和稳定性，便于档案的存取和检索。整理工作包括区分全宗、分类、组卷（件）、排列、编号、编目等步骤，确保档案实体与检索工具的一致性。对于不同载体的档案，如纸质、照片、录音录像、实物等，应根据其特性采用相应的整理方法，并建立关联。著录项目应符合国家或行业标准，确保著录信息的规范和准确。

（三）严格档案保管与保护

档案保管与保护是维护档案实体安全和信息安全的重要保障。应设立符合国家标准的档案库房，配备必要的温湿度调控、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等设施设备，并定期进行检查和维护，确保库房环境处于适宜状态。档案入库前需进行严格的消毒和检查，防止有害物质带入。档案存放应科学排列，便于存取和管理，并定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复和复制。同时，积极推进档案数字化建设，对重要档案进行数字化扫描、存储和备份，建立多套备份机制，包括异质备份和异地备份，应对可能发生的自然灾害或意外事故。

（四）高效档案利用与开发

档案利用是档案工作的最终目的，也是体现档案价值的重要途径。应建立健全档案利用制度，明确利用范围、利用方式和审批手续，在确保档案安全和保密的前提下，为各项工作提供便捷、高效的档案服务。编制完善的档案检索工具，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录、专题索引等，并积极开发档案管理信息系统，提供计算机检索服务，提高检索效率。同时，应注重档案信息资源的深度开发，通过编研、汇编、撰写参考资料等形式，将静态的档案信息转化为动态的知识产品，为领导决策、学术研究、宣传教育等提供有价值的参考。

（五）审慎档案鉴定与销毁

档案鉴定与销毁是档案管理的最后环节，对于优化档案资源、释放存储空间具有重要意义。应成立档案鉴定工作小组，按照国家有关规定和档案保管期限表，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应坚持历史唯物主义观点，全面分析档案的现实价值和历史价值，准确判定档案的存毁。对于确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁，销毁前需编制销毁清册，报经单位负责人批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。严禁个人私自销毁档案。

二、档案管理保证措施

档案管理保证措施是确保档案管理核心措施得以有效落实的支撑体系，包括制度、组织、人员、技术等多个层面。

（一）健全制度保障体系

完善的规章制度是档案管理工作有序开展的根本依据。应根据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定一套涵盖档案管理各个环节的规章制度体系，包括档案管理办法、归档制度、保管制度、利用制度、保密制度、鉴定销毁制度、电子档案管理制度等。制度内容应明确、具体、可操作，并根据实际情况的变化及时进行修订和完善。加强制度的宣传和培训，确保全体人员了解并严格遵守档案管理制度，提高制度的执行力。

（二）强化组织领导与职责分工

强有力的组织领导是做好档案管理工作的重要保障。单位应将档案工作纳入整体发展规划和年度工作计划，明确分管领导，将档案工作列入相关部门和人员的岗位职责，并建立健全档案工作网络。档案管理部门作为档案工作的职能部门，应明确其职责和权限，配备足够数量和素质的档案专业人员。各业务部门应积极配合档案管理部门的工作，共同做好档案的形成、收集、整理和归档工作，形成齐抓共管的工作格局。

（三）提升档案人员专业素养

档案人员是档案管理工作的具体执行者，其专业素养直接影响档案管理工作的水平。应建立一支政治素质高、业务能力强、具有良好职业道德的档案人员队伍。加强档案人员的思想政治教育和职业道德教育