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行政办公用品采购及领用流程模板

一、适用范围与场景

二、全流程操作步骤详解

（一）需求提报

发起主体：各部门根据实际工作需要，指定专人（如部门内勤）负责办公用品需求统计与提报。

操作内容：

需求人填写《办公用品需求申请表》（详见模板表格1），明确物品名称、规格型号、单位、需求数量、用途说明及预计使用时间。

对于常规消耗品（如A4纸、签字笔），按月度提报；对于非常规或大额物品（如办公设备），需单独列明并说明采购必要性。

输出成果：《办公用品需求申请表》经部门负责人签字确认后，提交至行政部。

（二）采购审批

审批流程：

部门审核：部门负责人（如部门经理）对需求的合理性进行审核，重点核查物品必要性、数量是否符合部门规模及工作需求。

行政部复核：行政部（如行政主管）汇总各部门需求，结合库存情况（通过《库存登记表》查询），审核是否存在重复申领、超量申领，并调整采购计划。

最终审批：根据采购金额分级审批（示例）：

单次采购金额≤500元：行政部负责人审批；

500元＜单次采购金额≤2000元：行政部负责人+分管副总审批；

单次采购金额＞2000元：行政部负责人+分管副总+总经理审批。

输出成果：审批通过的《办公用品需求申请表》作为采购依据，退回行政部备案。

（三）采购执行

采购方式：

常规物品：行政部通过固定合作供应商（已签订供货协议）进行采购，保证价格稳定、质量可靠。

非常规/大额物品：行政部需至少联系2家供应商进行比价（填写《采购比价表》），综合评估价格、质量、供货周期等因素，确定最终供应商，并保留比价记录。

操作内容：

行政部根据审批后的需求清单，向供应商下达采购订单，明确物品名称、规格、数量、交付时间及质量要求。

采购过程中需保证供应商资质合规（如营业执照、相关经营许可），避免采购“三无”产品。

输出成果：采购订单、供应商报价单、比价记录（如需）等资料存档。

（四）入库验收

验收主体：行政部指定专人（如仓库管理员）与采购员共同负责验收。

操作内容：

核对信息：对照采购订单，检查物品名称、规格型号、数量、生产日期/保质期（如清洁用品）是否与订单一致。

质量检验：对物品外观、功能进行初步检查（如打印机墨盒是否漏墨、文件夹是否变形），保证无质量问题。

入库登记：验收合格后，填写《办公用品入库登记表》（详见模板表格3），登记入库日期、物品信息、供应商、数量、验收人等信息，并更新库存台账。

异常处理：若发觉数量不符、质量损坏等问题，需立即联系供应商退换货，并在《入库登记表》备注栏说明情况，同步更新采购订单状态。

输出成果：《办公用品入库登记表》、入库物品实物及库存台账更新。

（五）领用登记

领用主体：各部门员工因工作需要领用办公用品，由部门指定人员（如部门内勤）统一领取。

操作内容：

领用人填写《办公用品领用登记表》（详见模板表格4），注明领用日期、部门、领用人、物品名称、规格、数量及用途。

仓库管理员核对库存数量，保证“先进先出”（即先入库的物品优先发放），并按需发放。

领用人确认物品无误后，在《领用登记表》签字确认，仓库管理员留存备查。

限制要求：

个人不得私自领用非工作必需品（如私人笔记本、装饰品）；

常规消耗品按“按需申领、杜绝浪费”原则，避免超额领用；

办公设备（如计算器、订书机）领用需注明使用人，后续损坏或遗失由使用人按规定承担责任。

输出成果：《办公用品领用登记表》、库存台账更新。

（六）库存盘点与费用结算

定期盘点：行政部每月末组织一次库存盘点，核对《库存台账》与实物数量，填写《库存盘点表》（详见模板表格5），分析差异原因（如自然损耗、领用漏记等），并调整账目。

费用结算：

采购完成后，行政部汇总采购订单、入库单、供应商发票（或收据）等资料，按财务制度填写《费用报销单》，附审批流程后提交财务部。

财务部核对单据一致性无误后，安排付款至供应商账户。

三、配套工具表格模板

表格1：办公用品需求申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

物品名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

部门负责人审批

签字

日期

行政部审批

签字

日期

备注（如特殊要求）

表格3：办公用品入库登记表

入库日期

采购单号

物品名称

规格型号

单位

入库数量

单价（元）

总价（元）

供应商

验收结果

验收人

合格/不合格

备注（如退换货说明）

表格4：办公用品领用登记表

领用日期

领用部门

领用人

物品名称

规格型号

单位

领用数量

用途

库存余量

领用人签字

发料人签字

备注（如设备领用登记使用人）

表格5：库存盘点表

盘点日期

盘点人

物品名称

规格型号

单位

账面数量

实际数量

差异数量

差异原因

处理意见

备注（如损耗率统计）

四、关键管理要点提示

责任到人：明确各部门负责人为办公用品需求第一责任人，行政部为采购