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行政日常采购流程模板

适用范围与目标

标准化操作流程

需求发起与申请

责任主体：各部门采购需求提出人（如部门助理/行政对接人*）。

操作内容：

需求人根据部门实际需求（如办公用品消耗、设备补充等），填写《行政采购申请表》，明确物品名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、用途及期望到货时间。

对于常规消耗品（如纸张、笔等），可按月度汇总申请；对于新增或特殊物品（如新设备），需附详细用途说明及比价依据。

输出文档：《行政采购申请表》（部门负责人签字确认）。

部门审核

责任主体：需求部门负责人*。

操作内容：

部门负责人审核采购需求的必要性、合理性及预算匹配度，重点确认物品数量是否与实际工作需求匹配，避免过度申领。

审核通过后，在《行政采购申请表》上签字，并提交至行政部；若不通过，需反馈需求人调整后重新提交。

关键节点：审核需在1个工作日内完成，保证流程及时推进。

采购审批

责任主体：行政采购专员、行政部负责人（根据采购金额分级审批）。

操作内容：

小额采购（预估总价≤500元）：由行政采购专员直接审批，确认需求合规后进入下一环节。

中额采购（500元＜预估总价≤2000元）：需经行政部负责人*审批，重点审核预算合理性及供应商选择初步方案。

大额采购（预估总价＞2000元）：除行政部负责人审批外，需报请分管领导审批，保证大额支出合规可控。

输出文档：审批通过的《行政采购申请表》（标注审批层级及意见）。

询价比价

责任主体：行政采购专员*。

操作内容：

对于单次采购金额≥500元的物品，需至少联系3家合格供应商（优先选择合作稳定、资质齐全的供应商）进行询价，获取报价单。

询价时需明确物品规格、数量、交付时间及售后要求，保证报价信息可比对。

整理《询价记录表》，对比不同供应商的价格、质量、服务及信誉，形成初步比价结论。

输出文档：《询价记录表》（含供应商报价对比及推荐意见）。

供应商选择与下单

责任主体：行政采购专员、行政部负责人。

操作内容：

根据比价结果，结合“质优价廉、服务优先”原则，选定供应商（若价格差异超过10%，需书面说明理由）。

与供应商确认最终订单信息（物品名称、规格、数量、单价、总金额、交付时间、付款方式等），签订简易采购协议（或通过订单形式确认）。

下单后，将订单信息同步给需求部门及财务部，保证各方知晓采购进展。

输出文档：采购订单/协议、供应商确认函。

物品验收与入库

责任主体：需求部门验收人、行政部库管员。

操作内容：

供应商送货后，需求部门验收人*对照采购订单，检查物品数量、规格、质量是否符合要求，确认无误后在《物品验收单》上签字。

若存在质量问题（如损坏、不符规格等），需及时联系供应商退换货，并记录异常情况。

验收通过后，库管员*办理入库手续，登记《行政物品台账》，更新库存信息，并通知需求部门领用。

输出文档：《物品验收单》（需求部门、库管员签字）、《行政物品台账》更新记录。

付款申请与结算

责任主体：行政采购专员、财务部专员。

操作内容：

采购完成后，行政采购专员*整理采购申请表、订单、验收单、供应商提供的合规凭证（如收据/结算单）等资料，提交财务部。

财务部专员*审核资料完整性及金额准确性，确认无误后按财务制度办理付款手续（如公对公转账、对公支付等）。

付款完成后，财务部将付款凭证反馈至行政部，行政采购专员*更新采购台账中的付款状态。

输出文档：付款申请单、财务付款凭证、采购台账（付款状态更新）。

资料归档

责任主体：行政部档案管理员*。

操作内容：

每笔采购完成后，将《行政采购申请表》《询价记录表》《采购订单》《物品验收单》《付款凭证》等资料整理成册，按“月度+采购类型”分类编号。

资料保存期限不少于3年，保证后续审计、查询可追溯。

核心模板工具清单

表1：行政采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

物品名称

规格型号

单位

用途说明

预算科目

部门负责人意见

签字

行政部审核意见

签字

签字

表2：询价记录表

询价日期

物品名称

规格型号

数量

供应商名称

联系人

联系方式

报价（元）

备注（质量、服务等）

比价结论

推荐供应商

询价人签字

日期

表3：物品验收单

验收日期

物品名称

规格型号

数量

供应商名称

验收结果（合格/不合格）

异常情况说明

需求部门验收人

签字

日期

库管员

签字

日期

表4：行政物品台账

采购日期

物品名称

规格

数量

单价

总金额

供应商

需求部门

验收状态

付款状态

归档编号

关键执行要点

预算控制优先：所有采购需在部门年度预算内执行，超预算采购需提前提交预算调整申请，经审批后方可开展。

供应商管理规范：建立合格供应商名录，定期评估供应商履约能力（如交付及时率、质量合格率），对不合格供应商及时清退。

流程合规性：严禁“先采购后审批”“化整为零规避审批”等行为，保证每