文档资料管理标准模板保障信息安全.docVIP

文档资料管理标准模板保障信息安全指南

一、适用业务场景

本指南适用于各类组织内部涉及敏感信息、重要业务数据的文档管理场景，具体包括但不限于：

企业核心资料管理：如战略规划、财务报表、技术专利、客户信息等内部重要文档的流转与存储；

项目协作文档管控：跨部门项目中的需求文档、设计方案、测试报告等资料的版本管理与权限控制；

涉密信息归档：包含商业秘密、未公开研发数据、合同协议等敏感信息的文档生命周期管理；

合规性文件管理：满足行业监管要求的审计报告、资质证书、合规记录等文档的标准化存储与查阅；

员工档案与权限管理：人事档案、岗位职责说明、系统权限申请表等涉及员工隐私的文档管理。

二、标准化操作流程

（一）文档创建与分类标记

创建文档：根据业务需求创建文档，需同步填写《文档信息管理模板表单》（见第三部分），明确文档编号、名称、密级等核心信息。

文档编号规则：部门代码-年份-流水号（如“HR-2023-001”“IT-2023-015”），部门代码需统一规范（如“HR”为人事部，“IT”为信息技术部）；

密级划分：根据信息敏感度分为“公开”“内部”“秘密”“机密”四级，具体标准由信息安全部门制定（如“公开”指可对外披露的信息，“机密”指核心商业秘密）。

分类标记：文档创建后，需通过文档管理系统（DMS）或指定工具添加分类标签（如“财务类”“项目类”“人事类”），并关联对应的项目编号或部门代码，保证后续检索与归档准确。

（二）存储与加密管理

选择存储位置：

公开文档：存储于组织内部公共服务器，权限设置为“全员可查阅”；

内部文档：存储于部门专用文件夹，权限设置为“本部门及相关协作部门人员可查阅”；

秘密/机密文档：必须存储于加密服务器或物理隔离存储设备，访问需通过双因素认证（如密码+动态验证码），存储路径需在《文档信息管理模板表单》中明确记录。

加密处理：

电子文档：使用组织指定的加密工具（如企业级加密软件）进行加密，密钥由信息安全部门统一管理；

纸质文档：需存放于带锁档案柜，柜钥匙由专人保管，档案柜存放位置需在表单中备注。

（三）权限设置与查阅审批

权限申请：

查阅权限：员工需通过OA系统提交《文档查阅申请表》，说明查阅目的、文档编号及所需权限，经部门负责人*审批后，由信息安全部门配置权限；

编辑权限：仅限文档创建部门或项目负责人指定人员申请，需经部门负责人*及信息安全部门双重审批。

查阅规范：

线上查阅：登录系统后仅可在线预览或加密文件，禁止截图、录屏；操作需记录日志（包括操作人、时间、IP地址）；

线下查阅：秘密/机密文档查阅需在指定监控区域进行，由专人全程陪同，查阅后需在《文档查阅登记表》签字确认。

（四）版本控制与更新管理

版本标记：文档每次更新需修改版本号（如“V1.0”“V2.0”），并在文档名称后标注版本（如“项目需求说明书_V2.0”），更新内容需在《文档信息管理模板表单》的“版本变更记录”中详细说明（变更人、变更时间、变更内容摘要）。

旧版处理：旧版文档自动归档至“历史版本”文件夹，禁止直接删除；机密及以上级别文档的旧版需由信息安全部门彻底销毁（电子文档粉碎、纸质文档焚烧），并留存销毁记录。

（五）归档与销毁管理

归档条件：文档完成当前阶段工作（如项目结项、年度审计）后，需由创建人提交《文档归档申请》，经部门负责人*审批后，移交至档案管理部门统一归档。归档时需填写《文档归档清单》，与《文档信息管理模板表单》一并存档。

销毁流程：

超过保存期限的文档（如合同保存期满5年、普通项目资料保存期满3年），由档案管理部门提出销毁申请，经信息安全部门及法务部门*审核后，方可销毁；

销毁过程需全程录像，销毁后由经办人、监销人签字确认，销毁记录保存期限不少于2年。

三、文档信息管理模板表单

字段名称

填写说明

示例

文档编号

按部门代码-年份-流水号规则填写，唯一标识一份文档

IT-2023-015

文档全称

文档完整标题，需与内容一致

2024年度Q1产品研发需求说明书

密级

选择“公开/内部/秘密/机密”四级之一

内部

创建部门

文档所属部门

研发部

创建人

填写员工工号或姓名（用*号代替敏感信息）

张*（工号：RD001）

创建日期

文档最终定稿日期，格式为YYYY-MM-DD

2023-10-15

存储位置

电子文档填写服务器路径，纸质文档填写档案柜编号及位置

服务器路径：\server\2023；档案柜：A区-3号-2层

权限范围

明确可查阅/编辑的人员范围（部门/岗位/工号）

可查阅：研发部全体成员；可编辑：产品经理、技术负责人

审批人

涉及密级文档需填写审批人姓名（用*号代替）

部门负责人：李*

当前状态

选择“草稿/生效/归档/销毁”

生效

版本号

文档当前版本号，首次创建为V1.0

V1.0

版本变更记录

记录每次更