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综合型会议记录与行动计划表工具指南

一、适用场景与价值

本工具适用于各类需要结构化记录会议内容并推动行动落地的场景，包括但不限于：部门周例会、项目阶段性复盘会、跨部门协调会、专题研讨会、客户需求对接会等。通过统一记录会议核心信息、明确责任分工与时间节点，可有效避免决策遗漏、责任推诿，实现“有记录、有跟进、有闭环”的高效会议管理，助力团队目标对齐与执行落地。

二、操作流程与步骤

（一）会前准备：明确聚焦目标

确定会议核心目标：明确本次会议需解决的关键问题（如项目进度同步、方案决策、资源协调等），避免议题发散。

梳理会议议程：按“目标-议题-讨论点-结论”逻辑设计议程，预估每个议题的讨论时间，提前发送给参会人员。

准备基础材料：收集与议题相关的背景资料、数据报表、待讨论方案等，随议程一同发放，保证参会人提前熟悉内容。

确认参会角色：明确主持人（把控节奏）、记录人（填写模板）、核心决策人（关键议题拍板）及执行相关人员（后续行动对接）。

（二）会议中：实时记录，提炼关键

记录基本信息：由记录人填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议议程（按实际讨论顺序调整）。

聚焦讨论要点：针对每个议题，记录“核心观点分歧”“关键数据支撑”“待确认问题”，避免流水账式记录，重点提炼“谁提出了什么建议”“基于什么依据”。

明确决议事项：对达成共识的结论，需清晰记录“决议内容”“决策依据”“是否需要后续补充材料”，避免模糊表述（如“尽快推进”改为“X月X日前完成方案初稿”）。

识别行动任务：对未完成的事项，当场拆解为具体任务，明确“任务描述”“负责人”“协作人”“计划完成时间”，临时待办事项需单独标注。

（三）会后整理：完善内容，形成闭环

整理会议记录：会后2个工作日内，记录人根据会议内容补充细节，保证讨论要点、决议事项、行动任务完整准确，形成《会议记录表》。

制定行动计划表：基于会议中明确的行动任务，细化《行动计划表》，补充“优先级”（高/中/低）、“资源支持需求”（如人力、预算、工具）、“当前状态”（待开始/进行中/已完成/延期）。

审核与分发：由主持人审核会议记录与行动计划表，确认无误后，发送至所有参会人员及相关干系人，并抄送部门存档。

（四）跟踪与复盘：动态跟进，优化迭代

定期更新进度：负责人按计划时间节点更新任务进度，记录人每周/每项目节点汇总《行动计划表》状态，同步给团队。

预警与协调：对延期任务，负责人需提前说明原因并提交调整计划，协调资源支持；记录人跟踪未完成任务，提醒负责人。

阶段性复盘：项目关键节点或会议周期结束后，结合《会议记录表》《行动计划表》复盘“决议执行率”“问题解决效率”，优化后续会议流程与行动管理。

三、模板示例

（一）会议记录表

会议基本信息

会议名称

2024年Q3产品迭代规划会

会议时间

2024年6月15日14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

经理、主管（研发）、主管（设计）、专员（市场）、*专员（测试）

缺席人员及原因

*主管（运营）——因临时客户出差，已提交书面意见

会议议程（实际讨论顺序）

1.Q2产品上线复盘；2.Q3用户需求优先级排序；3.技术资源分配方案；4.下阶段里程碑确认

讨论要点

决议事项

待办事项（临时）

Q2复盘：用户反馈“加载速度慢”占比35%，研发组优化后功能提升20%，但仍未达预期目标。争议点：是否需优先解决兼容性问题（主管研发认为需先适配主流机型，主管设计建议同步优化交互体验）。

1.7月20日前完成“加载速度优化”技术方案，由主管研发负责，主管设计配合交互适配；2.8月10日前上线优化版本，测试组提前介入。

无

Q3需求排序：市场组提出“新增数据导出功能”（A类需求），设计组提出“界面改版”（B类需求）。

按“用户价值-开发成本”矩阵排序：优先开发A类“数据导出功能”，B类“界面改版”纳入Q4规划。

*专员（市场）6月18日前补充用户调研数据，支持需求优先级判定。

技术资源分配：研发组当前5人，需同时支持Q3优化与两个小项目。

1.协调主管（运营）团队临时抽调1名开发人员支援，经理负责对接；2.7月1日前明确资源到位时间。

经理6月16日前与主管（运营）沟通人员支援细节。

（二）行动计划表

任务编号

任务描述

负责人

协作人

计划完成时间

实际完成时间

优先级

当前状态

资源支持需求

备注

制定“加载速度优化”技术方案

*主管研发

*主管设计

2024-07-20

-

高

进行中

需测试组提供功能数据

需兼容iOS/Android主流机型

完成用户调研数据补充

*专员市场

-

2024-06-18

-

中

待开始

无

用于Q4需求优先级