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企业资料档案管理制度化归档流程指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业（含集团、子公司、分支机构）在运营过程中形成的具有保存价值的各类资料档案的系统化管理，覆盖行政、人事、财务、业务、项目、法务等核心领域。典型应用场景包括：日常行政文件（如会议纪要、通知公告）的定期归档、项目全周期资料（如立项报告、验收报告）的阶段性归档、合同协议（如采购合同、销售合同）的签署后归档、员工人事档案（如入职材料、考核记录）的动态更新归档等。通过标准化流程，保证档案的完整性、安全性及可追溯性，为企业决策、审计、合规及历史查阅提供可靠依据。

二、标准化归档操作流程详解

（一）档案收集与移交：明确责任，保证源头完整

责任主体：各部门档案管理员、项目负责人、行政部档案专员。

操作步骤：

定期收集：各部门档案管理员于每月最后一个工作日，对本月部门形成的应归档资料进行初步整理（剔除重复、无效文件），按“一事一档”或“一类一档”原则分类打包，标注“部门名称+归档月份+档案数量”（如“行政部-2024年3月-15份”）。

重点专项收集：项目组在项目结束后5个工作日内，将项目全周期资料（从立项到验收的所有文件，含电子版及纸质版）整理完毕，移交至行政部；合同签署后3个工作日内，将合同原件及附件移交行政部归档。

移交登记：移交时，移交人（部门档案管理员/项目负责人）与接收人（行政部档案专员）共同核对档案清单（见模板1），确认无误后双方签字确认，行政部留存移交联，移交部门留存存根联。

（二）档案分类与整理：科学划分，规范整理

分类标准：采用“一级分类+二级分类+三级分类”层级体系，保证逻辑清晰、不重不漏。

一级分类：按部门/职能划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”“市场部”“项目管理部”“法务部”等。

二级分类：按文件类型划分，如行政部下设“综合管理”“会议文件”“制度文件”；人力资源部下设“招聘入职”“培训发展”“薪酬绩效”“离职管理”等。

三级分类：按具体业务事项或时间划分，如“招聘入职”下设“2024年春季招聘”“社招岗位-技术岗”；“会议文件”下设“年度董事会”“月度部门例会”等。

整理规范：

纸质档案：去除金属夹、回形针等易腐蚀装订物，采用左侧装订（超过20页需胶装），每份档案首页附“档案封面”（含档案名称、分类编号、归档部门、日期、保管期限等），页码从“1”连续编排，页码位置统一在右上角；

电子档案：文件名格式统一为“一级分类-二级分类-三级分类-文件名称-日期”（如“行政部-综合管理-2024年度工作计划），存储于企业指定服务器（如OA系统档案模块），电子档案需与纸质档案同步归档，保证内容一致。

（三）档案登记与录入：系统化管理，便捷检索

操作步骤：

信息登记：行政部档案专员收到档案后，1个工作日内完成“档案总登记表”（见模板2）登记，内容包括档案编号（规则：一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号，如“XZ-01-2024-001”）、档案名称、分类、归档部门、形成日期、页数、份数、保管期限、备注等。

系统录入：将登记信息录入企业档案管理系统（如OA、专业档案管理软件），电子档案（如有），关联纸质档案存放位置（如“档案室-A区-3层-5号柜”），保证系统信息与实物档案一致；系统需支持关键词检索（如按部门、文件名、日期、责任人等字段检索）。

（四）档案保管与维护：安全存储，定期检查

存储要求：

纸质档案：存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗、防高温设备（如灭火器、除湿机、温湿度计），档案室温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；档案柜统一编号，柜面张贴“分类标签”（如“行政部-综合管理”），按分类顺序存放，严禁堆放杂物。

电子档案：定期（每季度）进行数据备份（本地备份+异地备份），备份介质（如移动硬盘、云存储）需标注“档案备份-日期”并单独存放；定期（每半年）检查电子档案完整性，防止数据损坏或丢失。

定期维护：

行政部档案专员每半年对纸质档案进行一次清点，核对档案数量、存放位置，检查是否有霉变、虫蛀、破损等情况，发觉问题及时处理（如修复破损档案、更换霉变档案袋）；

每年对档案管理系统进行一次数据校验，保证系统检索功能正常，电子档案可正常打开。

（五）档案利用与借阅：规范流程，责任到人

利用范围：企业内部因工作需要查阅档案的员工（含授权外部人员，如审计机构、律师，需经分管领导批准）。

借阅流程：

申请：借阅人填写《档案借阅申请表》（见模板3），注明档案名称、编号、借阅事由、借阅期限、用途（如“项目复盘”“审计核查”），经部门负责人签字后，提交至行政部。

审批：行政部档案专员审核申请内容，确认档案状态（如是否在借、是否涉密），一般档案由行政部负责人审批；涉密档案（如未公开合同、核心财务数据）需经总经理审