公司行政常用公文格式规范及模板.docxVIP

公司行政常用公文格式规范及模板

在现代企业管理中，公文作为信息传递、指令下达、事项协调的重要载体，其规范性直接影响着工作效率与企业形象。一份格式标准、表述清晰、逻辑严谨的公文，不仅能准确传达意图，更能体现出公司的专业素养与管理水平。为帮助行政同仁提升公文处理能力，本文将系统梳理公司行政常用公文的格式规范，并提供实用模板参考。

一、公文通用格式规范

尽管公文种类繁多，但其核心构成要素与基础格式要求具有共通性。以下为各类公文均需遵守的通用规范：

页面设置：公文用纸采用A4型纸，一般为纵向排版。页边距通常设置为上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。页码位于页面底端居中，字体采用小五号宋体。

字体字号：标题一般采用二号小标宋体字，居中排布。正文采用三号仿宋GB2312字体。一级标题使用三号黑体字，二级标题使用三号楷体GB2312字体，三级标题使用三号仿宋GB2312加粗字体。落款（发文机关名称和成文日期）采用三号仿宋GB2312字体。

行距与段落：正文中一般采用固定值28磅行距。段落首行缩进2字符。回行时，要做到词意完整，不拆分词汇。

结构要素：标准公文通常由版头、主体、版记三部分组成。但在公司内部日常行文中，版头（含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人）和版记（含抄送机关、印发机关和印发日期）可根据实际需要简化或省略。主体部分则必不可少，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章等。

*标题：应准确概括公文的主要内容，一般由“发文机关+事由+文种”构成，例如“行政部关于加强办公室安全管理的通知”。力求简明扼要，避免冗长。

*主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。顶格写在正文之前，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

*正文：是公文的核心部分，用来表述公文的内容。内容应做到观点明确、理由充分、条理清晰、语言精炼。

*附件说明：公文如有附件，应当在正文之后、发文机关署名之前，注明附件的顺序号和名称。

*发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

*成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

二、常用公文模板及撰写要点

（一）通知

用途：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

模板示例：

[公司名称]关于[具体事项]的通知

[主送机关全称或规范化简称，例如：各部门、全体员工]：

为[阐述发文目的和依据，例如：进一步规范XX管理/落实XX会议精神/配合XX工作开展等]，根据[相关依据，如公司XX规定/领导指示等，若无直接依据可省略]，现将有关事项通知如下：

一、[事项标题一]

[具体内容阐述，清晰说明要求、措施、标准等。如需分点，可使用（一）、1.、（1）等层级，但注意逻辑清晰，层级不宜过多。]

二、[事项标题二]

[具体内容阐述。]

（如有其他事项，可继续分点）

请[主送机关]认真领会本通知精神，严格按照要求[执行/落实/组织学习等]，并于[具体日期，如适用]前将[相关情况/材料]反馈至[指定部门或联系人]。

特此通知。

（联系人：XXX联系电话：XXXXXXX）（此部分根据需要添加）

[发文机关全称或规范化简称]（加盖公章）

[XXXX年XX月XX日]

撰写要点：

*事由明确，让接收方一眼了解核心内容。

*内容具体，条理清晰，明确“做什么、怎么做、何时做、谁来做”。

*语气根据事项性质可适当调整，一般为指令性或告知性。

（二）报告

用途：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

模板示例：

[公司名称/部门名称]关于[汇报事项]的报告

[主送机关，即上级领导或上级部门全称/规范化简称]：

[开头简要说明报告的背景、目的或依据。例如：根据您的指示/根据XX会议安排/为及时向您汇报XX工作进展情况，现将……汇报如下：]

一、[工作/情况概述]

[简要介绍工作的基本情况、主要过程或事件的总体面貌。]

二、[主要成绩/进展情况]

[详细阐述所取得的成绩、已完成的工作阶段、获得的经验等，可结合数据或具体事例说明。]

三、[存在问题与不足]

[客观分析工作中存在的困难、问题或有待改进之处，不回避矛盾。]

四、[下一步工作计划/建议]

[针对存在的问题或未来的工作方向，提出具体的工作计划、措施或合理化建议。]

（如需上级指示或审批的事