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办公室文件归档管理操作要求

在日常办公中，文件作为信息传递与工作记录的载体，其产生与流转贯穿始终。规范、高效的文件归档管理，不仅是保障工作连续性、提升办公效率的基础，更是维护单位历史真实面貌、确保信息安全与合规运营的关键环节。为进一步加强办公室文件管理，明确归档流程与标准，特制定本操作要求，以期为各项工作的顺利开展提供有力支持。

一、基本原则

文件归档管理应遵循以下核心原则，作为各项操作的根本指导：

1.真实准确原则：归档文件必须是办理完毕的正式文件材料，其内容、附件、签署等应真实无误，符合形成时的原始状态。严禁对归档文件进行涂改、伪造或抽换。

2.及时规范原则：各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，应在办理完毕后及时进行收集、整理和归档，避免拖延积压。归档过程中的分类、编号、装订等操作需符合统一规范。

3.系统有序原则：归档文件应按照其形成规律和内在联系，进行科学分类、合理排列，构成一个有机整体，便于后续的检索与利用。

4.安全保密原则：严格遵守国家及单位有关保密工作的规定，对涉密文件和敏感信息的归档、保管、查阅等环节实施重点管控，确保文件安全，严防失泄密事件发生。

5.便于利用原则：归档管理的最终目的是为了提供利用。在确保安全的前提下，应建立便捷的检索体系，优化查阅流程，满足工作对历史信息的合理需求。

二、组织与职责

明确归档管理的责任主体与具体分工，是确保工作落到实处的前提。

1.办公室（或指定综合管理部门）：作为文件归档管理的牵头部门，负责制定和完善归档管理制度与操作细则，组织、指导、监督各部门的文件收集、整理和归档工作；负责单位层面重要档案的接收、保管、利用与销毁审批。

2.各业务部门：负责本部门在工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理和定期向办公室（或指定综合管理部门）移交归档。部门应指定专人（可兼职）负责本部门文件的日常管理与归档对接工作。

3.档案管理员（专职或兼职）：具体承担档案的接收、分类、编目、保管、鉴定、统计、利用及安全保密等日常工作，熟悉档案业务知识，确保档案管理规范有序。

4.全体员工：在日常工作中应注意文件材料的积累与保管，养成良好的归档意识，主动配合做好文件的收集与移交工作。

三、归档范围与分类

清晰界定归档范围，科学设置分类体系，是实现文件有序管理的基础。

1.归档范围：

*收文：上级单位发来的需要贯彻执行或备案的各类正式文件、函件、通知、批复等。

*发文：本单位发出的各类正式文件、函件、通知、报告、请示等（含定稿、正本、附件及重要的修改稿）。

*内部文件：单位内部形成的规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要、调研材料、统计报表、重要合同协议、人事任免、奖惩材料等。

*业务材料：与单位核心业务相关的各类记录、凭证、方案、图纸、技术资料等具有查考利用价值的材料。

*其他具有保存价值的材料：如重要的声像资料、电子文件、荣誉证书复印件等。

注意：临时性、事务性、无查考价值的便条、通知等可不予归档，但需按规定妥善处理。

2.分类体系：

*应根据单位实际情况和文件特点，采用统一的分类方法。常见的分类方法包括年度分类法、机构（部门）分类法、问题分类法、文号分类法等，可根据需要组合使用。

*分类体系应逻辑清晰、层次分明，并保持相对稳定，如需调整，应做好相应的衔接与说明。

*建议优先采用“年度-机构（部门）-问题”或“年度-问题-机构（部门）”的三级分类结构，便于文件的系统组织和查找。

四、文件材料的收集与整理

文件的收集与整理是归档工作的核心环节，直接影响归档质量。

1.收集：

*及时性：各项工作完成后，相关人员应及时将形成的文件材料收集齐全。常规性文件应在办理完毕后一周内整理，专项工作或阶段性工作文件应在工作结束后一个月内整理。

*齐全性：确保每份文件的正本、附件、定稿（如有必要）、重要的过程稿及相关的支撑材料完整无缺。

*规范性：收集的文件应符合格式要求，手续完备（如签字、盖章等）。

2.整理：

*鉴别：对收集到的文件材料进行甄别，判断其是否具有归档价值，剔除重复、无效或无保存价值的材料。

*分类：按照既定的分类体系，将文件归入相应的类别。

*排列：在同一类别内，可按文件形成时间、重要程度或文号顺序进行排列。正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后。

*编号（件号/页号）：对整理好的文件以“件”为单位进行编号，每件文件应有唯一的标识。同时，对文件内的页面按顺序编写页号。

*编目：填写卷内文件目录或归档文件目录，内容应包括文号、责任者、题名、日期、页数、备注等信息，确保准确规范。

*装订：归档文件应采用规范的装订方式，如线装、胶