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档案盒标签标准

档案管理是各项管理工作的基础，而档案盒标签作为档案信息的直观载体，其规范与否直接关系到档案的检索效率、管理质量乃至历史凭证的安全性。为统一和规范档案盒标签的制作与使用，确保档案管理工作的有序进行，特制定本标准。

本标准旨在为各类档案盒标签的规范化提供明确指引，适用于机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案管理活动。

一、总则

1.目的与意义：为加强档案管理的标准化、规范化建设，提高档案检索与利用效率，保障档案的系统性、完整性和安全性，特制定本标准。

2.适用范围：本标准适用于各类纸质、电子及其他载体档案盒的标签制作、填写与粘贴。凡涉及档案存储、流转、保管的单位和部门，均应遵照执行。

3.基本原则：

*规范性原则：标签的内容、格式、材质等应符合本标准及相关档案管理规定。

*准确性原则：标签所承载的信息必须真实、准确地反映档案盒内文件的实际情况。

*清晰性原则：标签信息应清晰可辨，易于识读，避免模糊、潦草或歧义。

*耐久性原则：标签材质及书写工具应具备一定的耐久性，以保证标签信息在档案保管期限内清晰可辨。

二、标签内容规范

档案盒标签应包含以下核心信息，各项信息应准确无误，排列有序：

1.全宗名称/机构/部门名称：指立档单位的全称或规范化简称，应与档案管理系统中的名称保持一致。对于内设部门形成的档案，可在此项下列明具体部门。

2.年度：指档案盒内文件形成的年度。若盒内文件跨年度，应标注起讫年度，如“____”。

3.保管期限：指档案盒内文件的法定保管期限，如“永久”、“30年”、“10年”等，应依据国家及本单位档案管理规定准确划分并标注。

4.盒内文件题名/主题：简明扼要地概括盒内文件的主要内容或主题，应能准确揭示档案的核心信息，避免过于笼统或繁琐。

5.起止日期：指盒内文件形成的最早日期和最晚日期，格式为“YYYY年MM月DD日—YYYY年MM月DD日”。若盒内文件为单一年度且日期集中，可简化标注。

6.件/页数：指盒内文件的总件数或总页数。若为以案卷为单位整理的档案，标注卷数及每卷页数；若为以件为单位整理的档案，标注总件数。此项根据档案管理要求确定是否为必填项。

7.档号：档号是档案的唯一标识符，应按照相关档案著录规则进行编制并准确填写。档号通常包含全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、顺序号等要素，各要素之间应使用规定的分隔符。

三、标签格式与布局规范

1.字体字号：应选用清晰易读的字体，如宋体、楷体等。字号大小应适中，确保在一定距离内（如半米）能清晰辨识。建议标题性信息（如全宗名称）字号略大于其他信息。

2.书写要求：手写标签应使用规范的汉字、数字和符号，字迹工整、清晰、耐久，不得使用不规范的简化字、异体字。推荐使用黑色或蓝黑色墨水、签字笔书写，禁用易褪色的铅笔、圆珠笔或纯蓝色墨水。打印标签应保证字迹清晰、墨色均匀。

3.信息排布：标签信息应布局合理、疏密有致。通常从上至下、从左至右排列。重要信息（如全宗名称、年度、保管期限、档号）应置于显著位置。可采用分栏或空格方式区分不同信息块。

4.边框与线条：标签可根据需要设置边框，边框线条应简洁。内部信息如需分隔，可使用单横线或空白行，避免过多线条造成视觉混乱。

四、标签材质与制作要求

1.材质选择：标签材质应具备一定的强度和耐久性，不易破损、变形、褪色。推荐使用厚度适中的卡纸、牛皮纸或专用档案标签纸。如有条件，可选用带有背胶的标签纸，便于粘贴。

2.尺寸规格：标签的尺寸应与档案盒的大小相匹配，以能完整容纳所有必要信息且美观为宜。常见的标签尺寸有多种，各单位可根据档案盒的统一规格确定标签尺寸，并保持一致。

3.制作方式：鼓励采用计算机设计、打印的方式制作标签，以保证格式的统一和字迹的规范。手写标签应在预先印制好格式的空白标签上填写，避免随意书写。

五、标签粘贴规范

1.粘贴位置：标签应粘贴在档案盒的指定位置，通常为盒体正面右上角或脊背（侧面）居中位置。同一单位或系统内的档案盒标签粘贴位置应统一。脊背标签应保证在档案盒直立放置时，信息能够从左至右或从上至下正常识读。

2.粘贴要求：粘贴标签前应确保档案盒表面清洁、干燥。标签粘贴应平整、牢固，无歪斜、起皱、翘边现象。避免覆盖盒体原有标识或与其他标签重叠。

3.更换与覆盖：如因档案调整、信息变更等原因需更换标签，应先将原标签完整清除，再粘贴新标签，不得在原标签上直接涂改或覆盖。

六、执行与监督

各单位档案管理部门负责本标准的组织实施与监督检查工作。应加强对档案管理人员的培训，确保其理解并掌握本标准的各项要求。在档案整理、移交、保管等环节，应对标签的规范性进行检查，对不符合标准的标签应及时予以纠正。

本标准是档案管理工作