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财务报销流程及单据管理规范

一、总则

为加强公司财务管理，规范财务报销行为，明确各环节职责，提高资金使用效率，确保财务支出的合法性、合规性与真实性，特制定本规范。本规范旨在为公司全体员工提供清晰的报销指引，减少操作失误，防范财务风险，同时保障员工合理报销需求的顺利实现。凡公司范围内发生的各项经济支出及报销业务，均须遵守本规范。

二、适用范围与基本原则

（一）适用范围

本规范适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工及其他为公司提供劳务的人员）在执行公司业务过程中所发生的各类费用报销。涵盖但不限于差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费、培训费、材料费等。

（二）基本原则

1.真实性原则：报销的经济业务必须真实发生，相关单据及附件必须真实、合法、有效，严禁虚构交易、虚报冒领。

2.合规性原则：报销事项及金额须符合国家法律法规、公司财务制度及相关管理规定。严禁报销与公司业务无关的个人费用。

3.及时性原则：费用发生后，经办人应尽快整理单据并办理报销手续，一般情况下，当期费用应在当期或次期内完成报销，避免长期积压。

4.权责对等原则：各部门负责人对本部门员工报销业务的真实性、合规性负有首要审核责任；财务部门负责对报销单据的完整性、合规性及金额的准确性进行专业审核。

三、财务报销基本流程

财务报销一般遵循“经办人发起→部门负责人审核→财务部门审核→审批人审批→付款”的基本流程，具体如下：

（一）经办人发起报销

经办人在费用发生后，应及时收集并整理所有相关原始凭证，按照要求填写公司统一格式的《费用报销单》或对应类别的专项报销单（如《差旅费报销单》）。填写时需确保内容完整、字迹清晰、金额准确，并对报销事项进行简要说明。

（二）部门负责人审核

经办人将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人。部门负责人需对报销业务的真实性、必要性及费用标准的合规性进行仔细审核，确认无误后签字确认。对于大额或特殊费用，部门负责人应加强审核力度。

（三）财务部门审核

经部门负责人审核后的报销单据，提交至财务部门。财务人员主要审核以下内容：

1.报销单填写是否规范、完整；

2.原始凭证是否合法、合规、真实、完整，是否符合报销要求（如发票抬头、税号、印章等）；

3.费用标准是否符合公司规定，金额计算是否准确；

4.报销附件是否齐全，与报销内容是否匹配；

5.审批流程是否完整。

财务审核发现问题的，应及时退回经办人更正或补充。

（四）审批人审批

财务审核通过后，根据公司规定的审批权限，将报销单据提交给相应的审批人进行最终审批。审批人根据其职责权限，对报销业务的整体合规性进行把关。

（五）付款

经最终审批通过的报销单据，由财务部门根据公司资金安排，通过银行转账等方式将报销款项支付给经办人指定的银行账户。原则上，报销款项应支付至经办人本人账户。

四、报销单据的规范管理

（一）原始凭证的基本要求

原始凭证是报销业务的核心依据，必须符合以下要求：

1.合法性：原始凭证须为国家税务部门认可的正规票据（如增值税专用发票、普通发票等），或其他具有法律效力的凭证（如行程单、付款凭证等）。

2.真实性：原始凭证所记载的经济业务内容、数量、金额等必须真实无误，与实际发生情况相符。

3.完整性：原始凭证的各项要素（如开票日期、收付款单位名称、税号、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、开票人、复核人、开票单位发票专用章等）应填写齐全、清晰。

4.关联性：原始凭证须与报销的经济业务直接相关。

（二）报销单的填写规范

1.报销单应使用公司统一格式，手写需字迹清晰、无涂改；若为电子填写，打印后须由经办人亲笔签字。

2.“报销部门”、“报销日期”、“经办人”、“事由”、“金额”（大小写须一致）等关键信息务必填写准确、完整。

3.费用项目应分类填写，便于财务核算与统计。

4.若报销金额较大或事项特殊，应在“备注”栏中进行简要说明。

（三）附件的整理与粘贴

1.报销时应根据业务性质提供必要的附件，如出差申请单、会议通知、采购申请、合同协议（关键页）、验收单等，以佐证业务的真实性与合规性。

2.原始凭证及附件应按照报销单的大小，整齐地粘贴在“单据粘贴单”上，粘贴应牢固、平整，避免折叠、覆盖关键信息。同类单据应集中粘贴。

3.对于过宽过长的附件，应进行折叠，使其与报销单大小相当；对于较小的票据，应均匀排列粘贴，防止遗失。

（四）单据的传递与保管

1.报销单据应在各环节及时传递，避免积压。

2.财务部门在完成报销付款后，应将相关单据整理归档，按照会计档案管理规定进行保管，确保其安全性与可追溯性。

五、报销审批权限

公司根据费用性质、金额大小及管理层级，设定不同的报销审批权限。具体审批权限表由公司根据实际情况制定