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超市采购流程标准操作手册

引言

本手册旨在规范超市采购行为，明确各环节操作标准，确保采购过程的高效、透明、合规，以实现商品质量可靠、成本合理控制、供应链稳定顺畅的目标。本手册适用于超市所有采购相关人员，并作为日常工作的指导依据。

一、采购需求分析与计划制定

1.1销售数据与库存分析

采购人员应定期（如每周、每月）对超市各类商品的历史销售数据、当前库存水平、库存周转率进行深入分析。重点关注畅销品、滞销品、临期品的动态，结合季节变化、消费趋势以及市场竞争情况，初步判断商品的需求走向。

1.2市场调研与信息收集

通过多种渠道（如行业报告、竞品分析、供应商资讯、消费者反馈）收集市场信息，了解新品动态、价格波动、替代产品等情况，为采购决策提供外部参考。

1.3制定采购计划

基于销售预测、库存分析结果及市场信息，结合超市的经营目标和财务预算，制定详细的采购计划。采购计划应明确商品类别、品名、规格型号、预估采购数量、质量标准、期望价格区间、计划采购时间及到货日期。计划需经相关负责人审批后方可执行。

二、供应商选择与管理

2.1供应商开发与筛选

建立潜在供应商信息库，通过市场考察、同行推荐、公开招标等方式开发新供应商。对供应商的资质（营业执照、生产许可证、相关行业认证等）、生产能力、质量控制体系、供货稳定性、价格竞争力、信誉度及售后服务能力进行初步评估和筛选。

2.2供应商评估与认证

对通过初步筛选的供应商进行实地考察或深入的资料审核。评估内容应包括但不限于：

*产品质量：样品检测、历史质量记录。

*价格水平：报价的合理性与竞争力。

*履约能力：准时交货率、订单满足率。

*财务状况：确保其具备持续经营能力。

*社会责任：如环保、劳动用工等方面的合规性。

通过评估的供应商纳入合格供应商名录。

2.3供应商谈判与合同签订

与选定的供应商就商品价格、采购数量、交货周期、付款条件、质量保证、退换货政策、售后服务等核心条款进行谈判。谈判过程应坚持公平、公正、互利的原则。达成一致后，签订正式的采购合同，合同条款需严谨明确，具有法律效力。

2.4供应商关系维护与动态管理

建立供应商档案，定期对供应商的表现进行综合评价（如每季度或每半年）。评价指标可包括质量、价格、交期、服务等。对表现优秀的供应商给予激励，对问题供应商提出改进要求，必要时暂停合作或淘汰。保持与核心供应商的良好沟通，建立长期稳定的合作关系。

三、采购执行

3.1采购订单下达

根据审批后的采购计划和合同约定，向供应商下达正式采购订单。订单应清晰列明商品名称、规格、单位、数量、单价、总金额、交货日期、交货地点、运输方式及订单编号等关键信息。订单下达方式可采用书面、电子文档或双方约定的系统平台。

3.2订单跟踪与协调

采购人员需对已下达的订单进行全程跟踪，主动与供应商沟通，了解生产进度、备货情况及物流信息。对可能出现的延迟交货、数量短缺或质量异常等风险，要提前预警并及时协调解决，确保商品按计划到店。

3.3运输安排与监控

根据商品特性（如生鲜需冷链、易碎品需特殊包装）和供应商的条件，确定合适的运输方式。如由供应商负责运输，需明确其运输责任；如由超市自行安排，需选择合格的物流公司。监控运输过程，确保商品在途安全。

四、收货与质量验收

4.1到货通知与准备

供应商发货后应及时通知超市采购或收货部门。收货部门需提前做好卸货场地、存储位置等准备工作。

4.2数量核对

商品送达后，收货人员应根据采购订单和送货单，对商品的数量、规格型号进行逐一核对。确保实际到货与单据一致。如有差异，需立即与供应商及采购人员联系确认。

4.3质量检查

*外观检查：检查商品包装是否完好无损，有无破损、污染、潮湿等情况。商品外观是否符合标准，有无变形、变色、锈蚀等。

*内在质量抽检：对部分商品（尤其是食品、日用品）需进行抽样检查，如检查生产日期、保质期（确保在合理售卖期内）、成分说明、产品合格证明等。对有特殊质量要求的商品，可依据合同约定进行专项检测。

*感官检验：对生鲜类商品（如蔬果的新鲜度、肉类的色泽气味、水产的活跃度等）进行感官评估。

4.4验收结果处理

*合格商品：核对无误、质量合格的商品，在送货单上签字确认，并办理入库手续。

*不合格商品：对数量不符、质量不合格或包装损坏等情况，应立即在送货单上注明，并拍照留存证据。及时通知采购人员和供应商，协商处理方案（如拒收、退货、换货、折价接收等），并做好记录。

五、付款结算

5.1发票审核

供应商按合同约定提供合法有效的发票及相关单据（如验收合格单、送货单）。财务部门或采购人员对发票的真实性、合规性、准确性进行审核，确保票、货、款一致。

5.2付款申请与审批

审核无误后，按照公司财务制度规定