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企业文件存档归档制度实施模板

一、制度适用范围与实施背景

本制度适用于各类企业（包括但不限于有限责任公司、股份有限公司、合伙企业等）在日常运营过程中形成的各类纸质及电子文件的存档与归档管理。实施背景旨在解决企业文件管理中存在的“散、乱、丢”问题，保证文件完整性、安全性及可追溯性，满足合规审计、历史查询、业务连续性等需求，同时提升文件管理效率，降低运营风险。

二、制度实施全流程操作指南

第一步：制度制定与审批

成立专项小组：由企业负责人（如总经理）牵头，抽调行政部、法务部、财务部、业务部等相关部门骨干（如行政经理、法务专员、财务主管、业务经理*）组成文件管理制度专项小组，明确职责分工。

调研与需求分析：

梳理企业现有文件类型（如行政类：会议纪要、通知；业务类：合同、项目方案；财务类：凭证、报表；人事类：劳动合同、考勤记录等）；

分析各部门文件管理痛点（如归档不及时、查找困难、保管不当等）；

参考国家《档案法》《企业内部控制基本规范》及行业监管要求。

起草制度文件：专项小组结合调研结果，起草《企业文件存档归档管理制度》，明确文件分类标准、归档范围、流程、责任分工、保管期限及销毁要求等核心内容。

审批与发布：制度草案经各部门负责人会签后，报企业最高管理层（如董事长或总经理）审批审批通过后，由行政部正式发布并组织全员培训。

第二步：文件分类与编码规则制定

制定分类标准：采用“年度-部门-文件类型”三级分类法，示例：

一级分类：按年度（如2024年）；

二级分类：按部门（如行政部、财务部、销售部）；

三级分类：按文件类型（如行政部下设“会议纪要”“通知函件”“管理制度”等）。

统一编码规则：文件编号格式为“部门简称-年度-文件类型流水号”，示例：

行政部2024年会议纪第001号：“XZB-2024-HYJY-001”；

财务部2024年凭证第015号：“CWB-2024-PZ-015”。

（部门简称可自定义，如“行政部”=“XZB”，“销售部”=“XSB”，保证全企业统一）

第三步：文件收集与整理

明确收集责任：各部门文件形成人（如业务经办人、行政文员）为文件收集第一责任人，需在文件办理完毕后3个工作日内完成初步整理。

整理要求：

纸质文件：去除订书针、回形针等金属夹，采用无酸纸袋或文件夹封装，逐页编写页码（双面文件需标注正反面），并在文件右上角标注文件编号；

电子文件：命名规则与纸质文件编码一致（如“XZB-2024-HYJY-001.docx”），存储于企业指定服务器或云盘（如企业OA系统档案模块），定期备份（建议每日增量备份+每周全量备份）。

部门初审：部门负责人（如销售经理*）每月末对本部门当月文件收集完整性、规范性进行检查，签字确认后移交至档案管理部门。

第四步：归档与移交

档案管理部门接收：企业行政部或专职档案管理部门（如档案管理员*）负责接收各部门移交的文件，核对文件清单与实物是否一致，检查编号、页码、封装是否符合要求。

登记入库：

纸质文件：填写《文件归档登记表》（详见模板一），一式两份，移交部门与档案管理部门各执一份；

电子文件：在档案管理系统中录入文件编号、名称、形成日期、部门、保管期限、存储路径等信息，电子归档凭证。

上架保管：

纸质档案：按分类编号顺序存入专用档案柜，柜面张贴分类标签（如“2024年-行政部”），库房保持干燥、通风（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防虫、防盗设施；

电子档案：定期检查存储介质（如服务器、移动硬盘）状态，每3年进行一次数据迁移，保证格式兼容性（推荐采用PDF/A、OFD等长期保存格式）。

第五步：保管与维护

定期检查：档案管理员每半年对纸质档案进行一次清点，检查是否有虫蛀、受潮、破损；每季度对电子档案进行一次数据备份有效性测试。

动态更新：若文件发生变更（如合同补充协议），需在原档案中注明变更情况（如“2024年5月新增补充协议1份”），并将新文件作为补充档案归档，编号延续原规则（如原合同编号“XSB-2024-HT-005”，补充协议编号为“XSB-2024-HT-005-01”）。

保密管理：涉密文件（如未公开的商业合同、核心技术资料）需单独存放，加密存储电子文件，借阅需经部门负责人及以上级别审批（如副总经理*）。

第六步：借阅与使用

借阅申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《文件借阅申请表》（详见模板二），说明借阅事由、文件名称及编号、归还期限，经部门负责人审批后提交档案管理部门。涉密文件借阅需额外经分管保密工作的负责人审批。

借阅流程：

纸质档案：档案管理员核对申请表与档案信息，登记借阅人、借阅时间、归还期限，借阅人签字确认后领取，借阅期限一般不超过7个工作日（特殊情况可续借，续期不超过3个工作日）；

电子档案：经审批后，档案管理员在系统中开放借阅权限，借阅