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通用行政文件处理及存档模板

一、适用工作场景

上级来文处理：接收上级单位下发的通知、意见、批复等需传达或执行的文件；

内部文件流转：涉及部门间请示、报告、会议纪要、工作计划等需审批或传阅的内部文件；

外部单位函件管理：与合作伙伴、客户、部门等往来的公函、邀请函、合作意向书等；

重要资料存档：具有保存价值的合同、协议、制度文件、年度总结等需长期归档的资料。

二、标准化处理流程

为保证行政文件处理高效、规范，需严格遵循以下步骤：

步骤1：文件接收与初步核验

接收登记：文件到达后，由行政人员（或指定接收人）当场检查文件完整性（如页码是否齐全、有无破损）、密封性（机密文件是否完好），并在《行政文件接收登记表》（见模板1）中记录文件名称、文号、收文日期、来源单位、份数、密级（如公开、内部秘密、机密）等关键信息，同时标注“已接收”状态。

初步分类：根据文件来源（上级/内部/外部）、类型（通知/报告/函件）及紧急程度（特急/加急/普通），进行初步分类，并粘贴“文件处理标签”（注明分类及优先级）。

步骤2：文件登记与信息录入

系统登记：将核验后的文件信息录入行政管理系统（或Excel台账），补充文件标题、主送部门/单位、拟办意见（初步处理建议，如“需总经办阅办”“转部门落实”）、经办人等信息，唯一“文件处理编号”（格式：年份-部门-序号，如“2024-行-001”）。

纸质备份：对于需纸质流转的文件，在首页右上角标注“文件处理编号”，并将登记表与文件一并存放至指定文件筐（按“待办”“办结”“归档”分区）。

步骤3：拟办与审核

拟办意见：接收人根据文件内容，提出初步处理建议（如“建议提交总经理办公会审议”“请*部门于3个工作日内反馈意见”），并附上相关背景说明（如有），提交部门负责人审核。

审核审批：部门负责人对拟办意见进行审核，明确批示意见（如“同意，按拟办意见执行”“需补充*材料后提交”），对紧急或重要文件，需标注“特急”并同步告知相关责任人。

步骤4：文件流转与办理

制定流转方案：根据审批意见，确定文件流转路径（如“收文人→部门负责人→分管领导→经办人→归档”），明确每个环节的办理时限（一般文件不超过3个工作日，特急文件不超过24小时）。

规范交接：通过文件流转系统（或纸质《文件交接单》）进行交接，接收人签字确认后，文件进入下一环节。办理过程中，需在文件上简要记录处理意见（如“已阅，同意执行”“建议补充细节”），避免涂改。

步骤5：办结复核与反馈

办结检查：文件流转至最终环节后，由经办人检查是否完成所有审批流程、处理结果是否符合要求，并在登记表中标注“办结”状态及办结日期。

结果反馈：对于需回复来源单位的文件，由行政人员统一核对回复内容（格式、文号、公章等），经复核无误后发出，并留存发送凭证（如快递单号、邮件发送记录）。

步骤6：分类归档与保管

分类整理：办结文件按“年度-类别-文号”规则分类（如“2024年/上级通知/国办发〔2024〕1号”），去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，对破损文件进行修补。

编制归档清单：在《文件归档清单》（见模板3）中录入归档文件信息（包括文件处理编号、标题、文号、页数、归档日期、保管期限等），一式两份（行政部留存一份，移交档案室一份）。

移交保管：将整理好的文件移交至档案室，由档案管理员核对清单与文件一致性后签字确认，存入专用档案盒（标注档案名称、年度、起止文号），并录入档案管理系统，保证后续可快速检索。

三、常用模板表单

模板1：行政文件接收登记表

文件处理编号

文件名称

文号

来源单位

收文日期

份数

密级

接收人

初拟意见

当前状态

2024-行-001

关于开展年度安全检查的通知

安委发〔2024〕5号

市安全生产委员会

2024-03-01

1

内部

*明

转后勤部落实

办结

2024-行-002

2024年第一季度工作总结

*办字〔2024〕8号

总经办

2024-03-15

3

公开

*华

存档

办结

模板2：文件流转审批表

文件名称

文件处理编号

拟办部门

拟办人

拟办日期

关于申请办公设备采购的请示

2024-行-003

行政部

*磊

2024-03-20

流转环节

接收人

接收日期

处理意见

签字

部门负责人审核

*强

2024-03-21

同意，提交财务部复核

*强

分管领导审批

*敏

2024-03-22

同意，按预算执行

*敏

财务部复核

*静

2024-03-25

已核对预算，同意采购

*静

办结归档

*明

2024-03-26

材料齐全，移交档案室

*明

模板3：文件归档清单

归档年度

文件类别

文件处理编号

文件标题

文号

页数

保管期限

归档日期

档案盒编号

2024

上级通知

2024-行-001

关于开展年度安全检查的通知

安委发〔2024〕5号

8

10年

2024-0