员工入职流程指南手册与电子模版.docVIP

员工入职流程指南手册与电子模版

一、适用范围与应用场景

本指南适用于企业人力资源部门、新入职员工及用人部门，用于规范员工从入职前准备到试用期全流程的管理工作。具体场景包括：HR统筹安排新员工入职事宜、新员工知晓入职所需材料与流程、用人部门配合完成岗位对接与培养计划，保证入职环节高效、合规，帮助新员工快速融入团队。

二、入职全流程操作说明

（一）入职前：准备工作与信息确认

HR部门准备工作

Offer发放：确认新员工*通过面试评估后，由HR负责人签发《录用通知书》，明确岗位、薪资、入职日期、需提交材料清单及注意事项，通过邮件或企业发送给新员工，并电话确认收到。

资料预审：要求新员工入职前3个工作日提交以下材料扫描件：证件号码（正反面）、学历/学位证书、离职证明（如有）、近期体检报告（半年内，无传染性疾病）、一寸免冠照片（蓝底，电子版）。HR审核材料完整性，缺失项及时提醒补充。

系统与工位准备：在企业OA/HR系统中创建员工账号，开通邮箱、内部通讯工具权限；根据岗位需求申请办公设备（电脑、工牌、文具等），保证工位整洁、网络通畅。

部门对接：提前与新员工直属领导沟通，确认入职后1对1导师、岗位职责说明书、首月工作计划及入职培训安排。

新员工准备工作

材料准备：按《录用通知书》要求整理纸质材料，复印件标注“仅供入职使用”并签字；体检报告需加盖医院公章，保证项目齐全（含肝功能、胸片等常规项）。

行程规划：确认入职日期、报到时间（通常为上午9:00）、报到地点（前台或HR办公室），预留充足路途时间，避免迟到。

（二）入职当日：手续办理与入职引导

报到与资料核验

签到登记：新员工到前台签到，HR核对证件号码与本人是否一致，引导至HR办公室。

资料提交：提交纸质材料原件，HR逐项核验与扫描件一致性，无误后在《入职材料清单》上签字确认；原件当场返还，扫描件存入员工档案。

信息录入：指导新员工填写《员工入职登记表》（含个人信息、紧急联系人、银行卡号等），保证信息准确无误，用于社保、公积金及薪资系统录入。

合同与制度签署

劳动合同签订：HR向新员工讲解劳动合同条款（试用期、岗位职责、薪酬结构、保密协议等），确认无异议后双方签字，一式两份，员工留存一份。

制度文件签署：发放《员工手册》《保密协议》《信息安全承诺书》等文件，要求新员工阅读后签字确认，保证知晓公司考勤、奖惩、行为规范等制度。

入职引导与环境熟悉

工位与设备发放：HR带领新员工到工位，介绍导师及部门同事，发放工牌、电脑、门禁卡等，指导登录企业系统（OA、邮箱、内部通讯工具），设置初始密码。

办公环境介绍：讲解茶水间、卫生间、会议室、打印区等公共区域位置，告知紧急逃生路线、安全须知及行政对接人联系方式。

部门对接：导师带领新员工熟悉岗位职责、工作流程、团队协作模式，明确首周工作目标及任务优先级，解答岗位相关问题。

（三）入职后：融入培养与试用期管理

入职培训

公司级培训：HR组织新员工参加入职培训，内容包括企业文化、发展历程、组织架构、核心价值观、行政制度（考勤、报销、休假）等，培训后进行闭卷考试，80分以上为合格。

部门级培训：导师制定岗位培训计划，通过“理论+实操”方式讲解业务知识、系统操作、工具使用等，每周进行1次培训效果复盘，保证新员工逐步胜任工作。

试用期跟进

定期沟通：HR入职第1周、第1个月分别与新员工及导师沟通，知晓工作适应情况、遇到的困难及需求，及时协调解决（如调整工作内容、补充培训资源）。

试用期考核：试用期结束前10个工作日，导师填写《试用期员工考核表》，从工作态度、专业能力、团队协作、任务完成度4个维度评分（满分100分，70分以上为合格），HR结合考核结果反馈用人部门，确认是否转正。

转正与档案归档

转正申请：考核通过的新员工提交《转正申请表》，导师及部门负责人签字后交HR审核，审批通过后发布转正通知，调整薪资等级及社保缴纳基数。

档案归档：HR将入职材料、劳动合同、培训记录、考核表等资料整理归档，保证员工档案完整、可追溯。

三、常用电子模板清单及说明

（一）《员工入职登记表》

字段说明：员工编号、姓名（*）、性别、出生日期、证件号码号、联系方式、紧急联系人（姓名、关系、电话）、学历、毕业院校、专业、工作经历（起止时间、公司、职位、离职原因）、银行卡号（开户行、户名、账号）、入职岗位、入职日期、合同期限、试用期时长。

（二）《入职材料清单》

字段说明：材料名称（证件号码、学历证书、离职证明等）、提交要求（原件/复印件、份数）、是否提交（是/否）、审核人、审核日期、备注（如“体检报告需半年内”）。

（三）《试用期员工考核表》

字段说明：员工姓名（*）、岗位、导师姓名、考核周期、考核维度（工作态度：主动性、责任心；专业能力：业务知识、技能掌握；团队协作：沟通配合、集体意