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行政单位档案管理规范操作指南

引言

档案作为行政单位各项工作的历史记录，是单位宝贵的信息资源和历史凭证，对于维护单位历史真实面貌、保障工作有序开展、服务决策参考具有不可替代的重要作用。为进一步加强和规范行政单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本操作指南。本指南旨在为行政单位档案管理人员提供一套系统、实用、可操作的工作规范，以期推动行政单位档案管理工作迈上新台阶。

一、总则

（一）基本原则

行政单位档案管理工作应遵循以下基本原则：

1.统一领导，分级管理：坚持在单位统一领导下，明确档案管理部门的职责，各内设机构协同配合，形成齐抓共管的工作格局。

2.全程管理，前端控制：将档案管理要求融入文件生成、流转、处理的全过程，从源头上保证档案质量。

3.规范标准，安全保密：严格执行国家有关档案工作的法律法规和行业标准，建立健全档案安全保密制度，确保档案实体与信息安全。

4.依法利用，服务发展：在遵守保密规定的前提下，积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供有效服务。

（二）管理体制与职责

1.管理体制：行政单位应明确档案工作的分管领导，设立或指定档案管理部门（档案室），配备专职或兼职档案管理人员。档案管理部门是单位档案工作的职能管理机构，负责对本单位及所属单位的档案工作进行监督和指导。

2.人员职责：档案管理人员应忠于职守，廉洁奉公，具备专业知识和技能，熟悉档案业务流程，并保持相对稳定。其主要职责包括：贯彻执行档案工作法律法规；制定本单位档案管理制度；负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和数字化等工作；指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累和归档工作。

（三）基础设施

行政单位应根据档案管理工作的需要，配备符合标准的档案库房、档案装具和必要的设备。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材、防虫药剂以及档案整理、复制、扫描等设备。

二、档案的收集与归档

档案的收集与归档是档案管理工作的起点和基础，直接关系到档案的齐全完整和质量。

（一）归档范围

各部门在公务活动中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：

1.文书档案：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的各种政策性、业务性文件，如决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结、统计报表等。

2.声像档案：在公务活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘等载体的档案。

3.实物档案：在公务活动中获得的具有纪念意义和凭证作用的奖杯、奖牌、奖状、印章、礼品等。

4.电子档案：在计算机等电子设备上形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等电子设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件材料。

5.专业档案：根据单位业务特点形成的专门档案，如会计档案、人事档案、基建档案、科研档案等，其归档范围按国家有关专业档案管理规定执行。

（二）归档时间

1.文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。

2.会计档案：由会计机构按照归档要求整理立卷后，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

3.声像档案、实物档案：应在活动结束后及时整理归档。

4.电子档案：应与相应的纸质文件材料同步形成、同步归档。

5.专业档案：按照相关专业规定的时间要求进行归档。

（三）归档要求

1.齐全完整：归档的文件材料应齐全、完整，手续完备。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等应一并归档。

2.符合质量：归档的文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的书写材料。热敏纸打印的文件材料，应复印后与原件一并归档，复印件需注明原件保管处。

3.规范整理：各部门形成的文件材料，由各部门兼职档案员负责收集、初步整理后，定期向单位档案管理部门移交。移交时须填写《档案移交清册》，双方签字盖章，各执一份。

三、档案的整理

档案整理是按照一定的原则和方法，对收集到的档案材料进行系统化、条理化的过程，以便于保管和利用。

（一）整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）整理方法与步骤

以文书档案为例，其整理通常包括分类、排列、编号、编目等环节。

1.分类：根据本单位档案分类方案进行。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或它们的组合。分类方案应保持相对稳定。

2.排列：在分类的基