供应商信息采集标准化信息表模板.docVIP

供应商信息采集标准化信息表模板应用指南

一、适用场景与价值定位

在企业供应链管理体系中，供应商信息采集是保证合作合规性、风险可控性的基础环节。本标准化模板适用于以下场景：

新供应商准入审核：对首次接洽的供应商进行资质、能力、信誉等全方位信息采集，为合作决策提供依据；

现有供应商年度复评：定期更新供应商的经营状况、财务数据、履约记录等信息，动态评估合作风险；

跨部门协作需求：采购、财务、法务等部门可通过统一模板共享供应商信息，减少重复沟通，提升协同效率；

集团化供应商管理：为下属企业或分支机构提供标准化采集工具，保证集团内供应商信息口径一致、数据可比。

通过规范信息采集流程，可有效避免因信息不全、格式混乱导致的决策偏差，同时为后续供应商分级分类管理、合作绩效评估奠定基础。

二、标准化操作流程

步骤一：明确采集需求与责任分工

需求确认：根据合作类型（如原材料采购、服务外包等）及行业监管要求，确定信息采集的核心维度（如基础资质、生产能力、财务状况等），可由采购部门牵头，联合法务、质量等部门制定《采集需求清单》。

责任分配：指定专人（如供应商管理员）作为信息采集负责人，明确信息提供方（供应商对接人）、信息审核方（采购经理、法务专员）的职责，保证各环节衔接顺畅。

步骤二：信息收集与初步核验

渠道选择：通过供应商自证材料（如营业执照、认证证书等）、公开信息查询（如国家企业信用信息公示系统、行业协会数据库等）、第三方信用报告（如企业征信报告）等渠道收集信息。

初步筛选：对收集到的信息进行基础核验，剔除明显错误或缺失项（如统一社会信用代码格式错误、关键信息未填写等），并要求供应商在3个工作日内补充完善。

步骤三：填写标准化模板

模板导入：将本模板电子版发送至供应商对接人*，要求严格按照表格字段及格式规范填写，不得合并单元格或随意增减列项。

附件标注：对于需提供证明材料的字段（如“ISO9001认证编号”），需在模板“附件清单”栏注明对应的证明文件名称及编号（如“附件1：ISO9001认证证书-编号CNAS-R-001”），保证材料与信息一一对应。

步骤四：信息交叉验证与审核

内部审核：由采购经理*对照《采集需求清单》，检查信息完整性、逻辑一致性（如“注册资本”与“实缴资本”的匹配关系、“主营业务”与“产品资质”的关联性等）。

外部验证：对关键信息（如行政许可、涉诉记录等）通过官方渠道进行二次核实，必要时可安排现场考察（如生产基地、仓储设施等），验证信息的真实性。

步骤五：反馈修改与定稿确认

意见反馈：审核通过后，由供应商管理员将审核意见（如“需补充2022年度审计报告”）反馈至供应商对接人，要求在5个工作日内完成修改并重新提交。

定稿归档：信息确认无误后，由法务专员*审核模板中的法律条款（如保密协议、数据授权声明），双方签字盖章后，将纸质版及电子版同步归档至供应商管理系统中，保证可追溯。

步骤六：动态更新与维护

触发更新：当供应商发生以下变更时，需在10个工作日内启动信息更新流程：法定代表人变更、注册地址迁移、主营业务调整、重大资质增/减、涉诉或行政处罚等。

定期复核：每年12月由采购部门组织对现有供应商信息进行全面复核，保证信息的时效性，复核结果作为下一年度合作的重要参考。

三、供应商信息采集表模板结构

信息类别

采集字段

填写说明

附件要求

基本信息

供应商全称（与营业执照一致）

不得使用简称或别名

营业执照复印件（加盖公章）

统一社会信用代码

18位字符，格式正确

营业执照复印件（加盖公章）

成立日期、经营期限

填写具体年月日

营业执照复印件（加盖公章）

注册资本（万元）、实缴资本（万元）

填写数值，如未实缴需注明“未实缴”

验资报告或近期财务报表（如有）

法定代表人、联系方式

姓名、职务、办公电话/手机（仅用于工作联系）

法定代表人证件号码复印件（加盖公章）

注册地址、经营地址

详细到省市区街道门牌号，如与注册地址一致可填“同上”

产权证明或租赁合同复印件（如有）

资质信息

所属行业分类（如制造业、服务业）

参考国民经济行业分类标准填写

行业主管部门颁发的许可证（如需）

主营业务、主要产品/服务清单

列明核心业务及代表性产品/服务名称

产品说明书或服务介绍材料

相关行业资质认证（如ISO9001、ISO14001、高新技术企业等）

填写认证编号及有效期

认证证书复印件（加盖公章）

特殊行业许可（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证等）

填写许可证编号及有效期

许可证复印件（加盖公章）

经营信息

年营业额（万元）、近三年营收增长率

填写最近三个完整财年数据，如未满三年按实际填写

经审计的财务报表或纳税证明

主要客户及合作案例（至少3家）

列明客户名称、合作期限、合作内容

合作合同关键页复印件或客户评价函

产能情况（如生产线数量、月产能、