某轮胎厂采购合同实施办法.docx

某轮胎厂采购合同实施办法

某轮胎厂采购合同实施办法

一、总则

1.制定目的

为规范采购合同的管理，明确合同签订、执行、监督等环节的责任，确保采购工作高效、合规，避免潜在风险，特制定本办法。通过统一管理，提高采购效率，降低成本，保障生产需求。

2.适用范围

本办法适用于轮胎厂所有涉及采购合同的部门及人员，包括采购部、生产部、财务部、质检部等。所有采购活动必须按照本办法执行，确保合同管理流程标准化。

3.基本概念说明

-采购合同：指企业与供应商签订的，明确采购商品（如原材料、设备等）的规格、数量、价格、交货时间等条款的法律文件。

-合同执行：指从合同签订到货物验收、付款等全过程的操作管理。

-关键节点：包括合同评审、签订、交货、验收、付款等环节，需严格按照流程执行。

二、采购合同评审与签订

1.合同需求提出

生产部或相关部门根据生产计划提出采购需求，明确所需物资的规格、数量、质量标准及预计到货时间。需求需经部门负责人审核签字后，提交采购部。

2.供应商选择与评估

采购部根据需求，选择2-3家合格供应商进行比价，评估供应商的资质、价格、交货能力等。优先选择长期合作且信誉良好的供应商，必要时进行实地考察。

3.合同条款审核

采购合同应包含以下核心条款：

-物资名称、规格、数量、单价及总价；

-交货时间、地点及运输方式；

-质量标准及验收方法；

-付款方式及时间；

-违约责任及争议解决方式。

合同需经法务部或财务部审核，确保条款合法合规。

4.合同签订与归档

审核通过后，由采购部代表与企业法定代表人或授权签字人签订合同。合同一式三份，企业留存两份，供应商留存一份。签订后立即归档至财务部备案。

三、合同执行与交货管理

1.交货期跟踪

采购部需定期跟踪供应商的交货进度，确保按时到货。如遇延迟，应及时与供应商沟通，协商解决方案，必要时调整生产计划。

2.到货验收

物资到厂后，由质检部、生产部共同验收。验收内容包括：数量是否与合同一致、外观是否完好、质量是否符合标准。验收合格后，填写《到货验收单》，签字确认。

3.问题处理

如发现数量短缺、质量问题等，需立即拍照取证，并书面通知供应商。供应商需在规定时间内补货或更换，否则按合同约定处理。

4.单据交接

验收合格后，供应商需提供完整的发票、送货单等，采购部核对无误后，转交财务部办理付款手续。

四、合同履行监督与变更

1.履约情况监控

采购部定期检查合同执行情况，确保供应商按合同约定供货。如发现违约行为，及时记录并采取措施，如暂停合作或索赔。

2.合同变更流程

如遇生产计划调整或其他原因需变更合同，需经双方协商一致，签订补充协议。补充协议需按原合同审核流程执行，并归档备案。

3.争议解决

合同履行过程中如发生争议，优先协商解决。协商不成，可向法院提起诉讼或申请仲裁，具体方式在合同中明确约定。

五、付款与结算管理

1.付款条件

合同中明确付款方式，如预付、货到付款、分期付款等。采购部根据合同约定，按时提交付款申请，财务部审核后办理转账。

2.发票审核

财务部严格审核发票信息，确保与合同、验收单一致。如发现不符，退回供应商更正，直至无误后再办理付款。

3.结算核对

每季度末，采购部与供应商核对账目，确保无欠款或争议。如有问题，及时沟通解决，避免影响后续合作。

六、合同归档与信息管理

1.合同电子化存档

所有采购合同需录入企业合同管理系统，电子版与纸质版同步保存。采购部指定专人负责，确保信息完整、安全。

2.档案保管

纸质合同由财务部统一保管，按年份分类，便于查阅。电子版由IT部门备份，定期检查系统运行情况。

3.信息共享

采购合同信息需共享给相关部门，如生产部需了解物资到货时间，财务部需核对付款信息，确保各环节衔接顺畅。

七、监督检查与奖惩

1.监督检查机制

财务部每季度抽查合同执行情况，检查是否存在超期付款、验收不规范等问题。生产部每月反馈物资供应情况，评估采购效率。

2.检查内容

-合同签订是否规范；

-交货是否及时；

-验收是否严谨；

-付款是否合规。

3.奖惩办法

-奖励：对合同管理优秀的部门或个人，给予通报表扬或绩效加分；

-处罚：对因合同管理不善导致损失的，追究相关责任人责任，轻则罚款，重则解除劳动合同；

-特殊情况：如因不可抗力（如疫情、自然灾害）导致无法履约，需提供证明材料，经公司批准后可酌情处理。

八、附则

1.解释权

本办法由采购部负责解释，如有疑问，可向采购部咨询。

2.执行时间

本办法自发布之日起生效，所有部门需严格遵守。

3.修订流程