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某轮胎厂公章使用管理细则

某轮胎厂公章使用管理细则

一、总则

1.制定目的

本细则旨在规范公司公章的使用管理，确保公章在业务活动中安全、合规、高效地运行，防止因公章管理不当引发的纠纷或损失。通过明确使用权限、流程和责任，提升公司行政效率，维护公司合法权益。

2.适用范围

本细则适用于某轮胎厂全体员工，包括但不限于行政部、销售部、生产部、财务部等各部门人员。所有涉及公章使用的场景，如合同签订、文件盖章、证照办理等，均需遵守本细则规定。

3.基本概念说明

-公章：指公司依法刻制的、具有法律效力的印章，包括圆形或椭圆形的“某轮胎厂”字样印章及刻有特定字样的专用章（如“财务专用章”“合同专用章”等）。

-公章使用申请：指员工或部门因工作需要，填写申请表并经审批后，向行政部申请盖章的行为。

-审批权限：根据不同事项的金额或重要性，由不同层级的管理人员或部门负责人进行审批。

二、公章使用范围与权限

1.公章适用场景

-公司对外签订的合同、协议、订单等法律文件。

-公司开具的发票、收据、对公函件等财务类文件。

-公司证照的申请、变更、注销等需要盖章的行政手续。

-公司内部重要文件的存档或传达，如会议纪要、决议等。

2.禁止使用公章的情形

-个人事务或非公司业务相关的文件。

-超出公司授权范围或未经审批的事项。

-涉及虚假信息或违规操作的文件。

-已过期或失效的合同、协议等文件。

3.权限划分

-一般性文件盖章：由部门负责人审批，行政部备案。

-合同类文件盖章：需经财务部审核，总经理或法定代表人签字后生效。

-证照类文件盖章：由行政部统一办理，需提供相关审批文件。

三、公章使用申请与审批流程

1.申请方式

-员工需填写《公章使用申请表》，注明用途、文件名称、盖章数量等信息。

-申请表需经部门负责人签字确认，重大事项需额外附上相关说明。

2.审批流程

-常规事项：部门负责人审批，行政部复核后盖章。

-合同类事项：部门负责人初审，财务部复审，总经理终审。

-证照类事项：行政部提交申请，经分管领导签字后报法定代表人审批。

3.特殊情况处理

-如遇紧急情况需即刻盖章，可先口头请示部门负责人，事后补齐申请表。

-若审批人不在岗，可暂由直接上级代为审批，但需尽快补办手续。

四、公章保管与责任分工

1.公章保管责任

-公司公章由行政部专人保管，财务章、合同章等专用章由对应部门负责。

-保管人员需建立公章使用登记簿，记录每次使用的时间、文件、经手人等信息。

2.保管要求

-公章应存放在保险柜内，非工作时间锁入柜中。

-保管人员不得擅自带公章外出，特殊情况需经分管领导批准。

-如发现公章遗失或损坏，需立即上报并报警或重新刻制。

3.责任追究

-保管人员因失职导致公章被盗用或损毁，将承担相应赔偿责任。

-非经审批擅自盖章，造成公司损失的，相关责任人将受到纪律处分。

五、公章使用监督与检查

1.监督机制

-行政部定期抽查公章使用记录，核对审批手续是否齐全。

-财务部对涉及资金事项的盖章进行重点监督，确保符合财务规定。

2.检查频率

-每季度进行一次全面检查，重大事项可临时抽查。

-每年至少组织一次全员培训，强调公章使用规范。

3.检查内容

-申请表是否完整、审批流程是否合规。

-公章使用记录是否与实际盖章文件一致。

-保管人员是否存在违规操作行为。

六、违规处理与奖惩办法

1.违规处理

-未经审批盖章，视情节轻重给予警告、罚款或降职处分。

-盗用公章或伪造文件，将追究法律责任，并解除劳动合同。

-多次违规者，将移交司法机关处理。

2.奖励措施

-对于严格遵守公章管理制度、发现并阻止违规行为的员工，给予通报表扬或物质奖励。

-各部门在公章使用管理中表现突出的，纳入年度绩效考核加分。

3.特殊情况处理

-如因不可抗力导致公章使用异常，需及时上报并说明情况，经核实后可免除责任。

-对于审批流程争议，由分管领导协调解决，必要时提交总经理裁决。

七、操作流程说明

1.盖章步骤

-提交申请表，填写完整并附相关材料。

-部门负责人签字，重大事项加财务部审核。

-行政部核对无误后，按审批权限盖章并登记。

2.表格填写说明

-《公章使用申请表》需填写用途、文件编号、盖章日期等关键信息。

-如需复印盖章，需注明复印份数并附原件核对。

3.办理部门与联系方式

-公章申请统一提交至行政部，联系人张三，电

-紧急情况可联系李四，电

八、附则

1.解释权