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某市住建局合同备案管理规范

某市住建局合同备案管理规范

一、总则

（一）制定目的和依据

为规范本市住建局合同备案管理，保障合同履约，防范法律风险，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》等法律法规，结合住建局工作实际，制定本规范。

（二）适用范围和对象

本规范适用于住建局在工程建设、政府采购、技术服务等活动中签订的各类合同备案工作。适用对象包括局内各业务科室、直属单位及工作人员。

（三）基本原则

合同备案管理遵循合法合规、公开透明、集体领导、分工负责的原则，确保备案工作高效、规范。

（四）相关术语解释

1.合同备案：指合同签订后，按照规定程序向主管部门报备的行为。

2.备案材料：指合同文本、审批文件、相关证明等提交备案所需的文件。

3.审批权限：指不同层级领导对合同备案的审核权限。

二、合同备案范围与要求

（一）备案范围

1.政府投资工程建设项目合同。

2.政府采购合同。

3.土地出让合同。

4.委托代理合同。

5.其他依法需备案的合同。

（二）备案要求

1.合同内容符合法律法规及政策规定。

2.备案材料齐全、真实、有效。

3.备案程序符合本规范要求。

（三）不予备案情形

1.合同内容违反法律法规的。

2.备案材料不齐全或虚假的。

3.未经必要审批程序的。

（四）备案时限

1.合同签订后10个工作日内完成备案。

2.特殊情况需延期备案的，应说明理由并报批。

三、备案材料与流程

（一）备案材料清单

1.合同正本及复印件。

2.审批文件（如立项批复、预算审批等）。

3.乙方资质证明（如营业执照、资质证书等）。

4.其他相关证明材料。

（二）工作流程

1.提交材料：业务科室汇总备案材料，报分管领导审核。

2.审核备案：局合同管理小组集体审核，符合要求的予以备案。

3.归档备案：备案文件按档案管理规定归档保存。

（三）具体操作步骤

1.业务科室填写《合同备案申请表》，附相关材料。

2.分管领导审核签字后，报局合同管理小组。

3.合同管理小组集体讨论，作出备案决定。

（四）特殊情况处理

1.备案材料不齐全的，应一次性告知补充。

2.合同内容有争议的，需协调相关部门后备案。

四、审批权限与流程

（一）审批权限划分

1.一般合同：由业务科室审核，分管领导签字备案。

2.重大合同：由局长办公会集体审议，局长签字备案。

（二）审批流程说明

1.业务科室提出备案申请，附材料。

2.分管领导审核，符合要求后签字。

3.局合同管理小组集体审核，作出决定。

4.局长或局长办公会审批重大合同。

（三）授权管理规定

1.分管领导可授权科室负责人审批小额合同。

2.授权决定应书面记录，报局办公室备案。

（四）紧急情况处理

1.紧急合同需急办急报的，应说明情况并加快审批。

2.审批过程应确保合规，不得牺牲程序。

五、监督检查机制

（一）日常检查安排

1.每季度由局办公室组织对合同备案情况进行抽查。

2.业务科室每月自查备案材料完整性。

（二）专项检查内容

1.备案材料合规性。

2.审批程序完整性。

3.备案时限执行情况。

（三）问题发现与反馈

1.检查发现问题的，应书面通知相关科室整改。

2.整改情况及时反馈至局办公室。

（四）整改要求

1.问题未及时整改的，追究科室负责人责任。

2.重大问题提交局长办公会研究处理。

六、文档与记录管理

（一）需要形成的记录

1.《合同备案申请表》。

2.审批记录（签字、日期等）。

3.备案回执（如有）。

（二）文档格式要求

1.备案文件统一使用A4纸张，装订成册。

2.电子文档同步存档于局档案系统。

（三）归档保管规定

1.备案文件保存期限不少于5年。

2.期满后按档案管理规定处理。

（四）查阅借阅流程

1.内部查阅需经科室负责人批准。

2.外部查阅需提供单位介绍信并报局办公室审批。

七、相关责任规定

（一）各部门职责

1.业务科室负责备案材料汇总初审。

2.局合同管理小组负责集体审核。

3.局办公室负责档案管理及监督。

（二）相关人员责任

1.科室负责人：对备案材料真实性负责。

2.分管领导：对审批决定负责。

3.合同管理小组成员：对集体审核意见负责。

（三）责任追究方式

1.违反备案规定的，给予通报批评。

2.情节严重的，按干部管理相关规定处理。

（四）免责情形说明

1.因不可抗力导致备案延误的，不予追究。

2.因上级文件要求变更导致备案变更的，经说明可免责。

八、合同变更与解除管理

（一）变更程序

1.