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会计核算和财务管理操作说明书集

一、日常费用报销管理操作指引

（一）适用范围

本指引适用于企业员工因履行工作职责发生的日常办公费、差旅费、业务招待费等合规费用的报销管理，旨在规范费用报销流程，保证支出真实、合规、合理。

（二）操作步骤

1.报销申请发起

申请人需在费用发生后5个工作日内，通过企业财务系统（或线下填写《费用报销申请单》）发起报销申请，填写以下信息：

费用发生日期、所属部门、费用类别（办公费/差旅费/业务招待费等）；

费用用途说明（需清晰、具体，如“项目办公耗材采购”“客户业务洽谈差旅”）；

金额（需区分大写和小写，保证一致）；

申请人姓名、联系方式及工号。

2.合规附件准备

根据费用类别，准备对应支撑材料（需原件或清晰扫描件）：

办公费：采购清单、供应商收据（或合规票据）、验收人签字确认单；

差旅费：出差审批单、交通凭证（如高铁票、机票行程单）、住宿凭证、餐饮明细（若有）；

业务招待费：招待事由说明、参与人员名单（含单位及职务）、消费凭证（需注明招待对象及目的）。

附件需完整、无涂改，且金额与报销申请单一致。

3.部门初审

申请人将附件提交至部门负责人*进行初审，部门负责人需审核：

费用是否与部门工作计划相关，是否符合预算规定；

报销事由是否真实、合理，是否存在超标准支出（如差旅住宿标准参照企业《费用管理制度》）；

附件是否齐全、合规。

初审通过后，部门负责人在系统中（或纸质单据上）签字确认；若不通过，需注明退回理由并反馈给申请人。

4.财务复审

部门初审通过后，提交至财务部门*进行复审，财务专员需重点审核：

报销单填写信息是否完整、准确，有无遗漏；

附件是否合规（如票据抬头是否为企业全称、是否有税务监制章等）；

费用是否符合企业会计准则及内部财务制度（如业务招待费是否超出年度预算限额）；

计算是否准确（如报销金额=票据金额-应由个人承担部分）。

复审通过后，财务专员在系统中签字；若发觉不合规事项，注明问题并退回至申请人补充或修改。

5.出纳付款

复审通过后，出纳*根据审批通过的报销单，通过银行转账或现金方式向申请人支付款项，支付时需核对：

申请人姓名、银行账号（或现金领取人身份信息）；

报销金额与审批金额一致；

在《费用支付登记表》中记录支付信息（支付日期、支付方式、支付金额、经办人等）。

6.单据归档

出纳完成支付后，将报销申请单、附件、支付凭证等整理成册，交由档案管理员*按月归档，保存期限不少于5年（按企业档案管理规定执行）。

（三）表格模板

表1：费用报销申请单

报销日期

所属部门

申请人

工号

联系方式

费用类别

□办公费□差旅费□业务招待费□其他（请注明：______）

报销金额（大写）：____________________

报销金额（小写）：￥__________

费用用途说明：

附件清单（请填写份数及类型）：

1.________份数，类型：________；2.________份数，类型：________；3.其他：________

部门负责人意见：

签字：__________日期：__________

财务审核意见：

签字：__________日期：__________

出纳付款记录：

付款方式：□银行转账□现金付款日期：__________付款人签字：__________

（四）特别提示

报销时限：费用需在发生后30天内完成报销，逾期未报销的需提交书面说明至财务部门，经总经理审批后方可处理；

附件要求：所有票据需真实有效，禁止伪造、变造票据，一经发觉将按企业《员工违规行为处理办法》追究责任；

审批权限：单笔报销金额5000元以下的，由部门负责人及财务主管审批；5000元及以上的，需额外经总经理*审批；

预算控制：各部门需在年度预算范围内申请报销，超预算费用需提交《预算调整申请表》，经预算管理委员会*审批后方可报销；

信息准确：报销单填写信息需与附件一致，若因填写错误导致支付问题，由申请人承担责任并重新提交申请。

二、应收账款核算与管理操作指引

（一）适用范围

本指引适用于企业因销售商品、提供劳务等经营活动应向客户收取的款项核算与管理，旨在规范应收账款确认、记录、催收及坏账处理流程，防范财务风险。

（二）操作步骤

1.应收账款确认

销售部门与客户签订销售合同后，将合同复印件（需注明合同编号、签订日期、双方信息、金额、付款条件等）提交至财务部门；

财务专员*根据合同条款，确认应收账款入账时点（如客户收到货物并签收、或服务提供完成并验收合格后），在会计系统中录入应收账款信息，包括：

客户名称、客户编码；

合同编号、业务发生日期；

应收金额、账期（如“30天”“次月10日前付款”）；

业务类型（如商品销售/劳务提供）。

2.应收账款记录与核对

财务专员*每日