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企业文件归档及电子化管理制度模板

一、适用范围与应用背景

本制度适用于[企业全称]（以下简称“公司”）各部门、子公司及全体员工在文件形成、处理、归档及电子化管理过程中的全流程规范，旨在解决传统文件管理中存在的查找困难、存储分散、易丢失等问题，实现文件管理的标准化、系统化与高效化，保证文件信息的完整性、安全性及可追溯性，满足企业运营、合规审计、历史追溯等核心需求。

二、文件归档与电子化操作流程

第一步：文件分类与编号

文件分类

按来源分为：行政文件（如会议纪要、通知）、业务文件（如合同、客户资料）、财务文件（如报销单、报表）、人事文件（如劳动合同、考勤记录）、技术文件（如研发图纸、操作手册）等。

按密级分为：公开文件（内部全员可查阅）、内部文件（仅相关部门可查阅）、秘密文件（需经分管领导*批准查阅）。

按保管期限分为：永久保存（如公司章程、重大合同）、长期保存（10年以上，如年度财务报表）、短期保存（3-5年，如日常通知）。

文件编号

采用“部门代码-文件类别代码-年份-流水号”格式，例如：“XZ-01-2024-001”（行政部-通知类-2024年-第1号）。

部门代码由行政部统一制定（如XZ=行政部、YW=业务部、CW=财务部），文件类别代码参照《企业文件分类与编码规则》执行。

第二步：文件收集与初审

收集责任

各部门指定专人（如兼职档案管理员*）负责本部门文件收集，保证文件内容完整、格式规范（如电子文件为PDF/DOCX格式，纸质文件为A4纸打印）。

涉及跨部门协作的文件，由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关材料。

初审要求

检查文件是否填写完整（如签字、盖章齐全）、是否有错漏信息，不符合要求的文件退回原部门补充完善。

对电子文件进行病毒查杀，保证无恶意软件；对纸质文件进行去曲、压平等预处理，便于扫描。

第三步：电子化处理

扫描与转换

纸质文件采用专业扫描仪（分辨率不低于300DPI）扫描，彩色文件需保留原色彩，保证图像清晰、无黑边、无反光。

扫描后的图像转换为PDF格式，若文件含手写签名或印章，需合并为单页PDF；多页文件添加页码并合并为一个文件。

元数据著录

按照电子文件管理系统（如“档案管理系统”）要求，录入文件元数据，包括：文件编号、标题、形成部门、形成日期、密级、保管期限、关键词、责任者等，保证检索字段准确无误。

存储与备份

电子文件存储至公司指定的服务器或云存储平台（如“企业云盘”），按“部门-年份-类别”建立文件夹层级，例如：“/行政部/2024/通知/”。

每日对新增电子文件进行本地备份，每周进行异地备份（如移动硬盘或异地服务器），防止数据丢失。

第四步：归档与登记

归档方式

电子文件：至档案管理系统，自动归档编号，关联元数据后提交审核；审核通过后，系统标记为“已归档”状态，禁止随意修改。

纸质文件：电子化处理后，原件按编号顺序装入档案盒，盒外标注“部门-年份-类别-起止编号”，如“行政部-2024-通知-001-010”。

登记备案

使用《文件归档登记表》（见模板1）记录归档文件信息，包括文件编号、标题、归档日期、经办人*、存放位置（电子文件路径/档案盒编号）等，由部门负责人及档案管理员签字确认。

第五步：保管与维护

电子文件保管

定期（每季度）检查服务器存储状态，保证文件无损坏、无丢失；对存储介质（如硬盘）进行3年以上周期性更换，避免介质老化。

修改电子文件需提交申请，经部门负责人及档案管理员审批后，在系统中创建新版本并保留历史版本，修改记录可追溯。

纸质文件保管

档案盒存放于专用铁皮柜，存放环境需防潮、防火、防虫、防光，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。

每年对纸质文件进行清点，检查是否有霉变、虫蛀等问题，及时对受损文件进行修复或复制。

第六步：借阅与使用

借阅申请

员工借阅文件需填写《文件借阅申请表》（见模板2），说明借阅事由、文件编号、借阅期限，经部门负责人审批后提交档案管理员。

涉及秘密文件，需经分管领导*签字批准；借阅范围仅限于工作相关用途，不得外传或复制。

借阅管理

电子文件借阅：通过档案管理系统在线查阅，系统记录借阅人、借阅时间、操作日志，禁止或导出（经审批的特殊情况除外）。

纸质文件借阅：档案管理员核对申请表后，提供档案盒，借阅人当场检查文件完整性，签字确认后借出；借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还或续借。

第七步：鉴定与销毁

鉴定流程

保管期限届满的文件，由档案管理员编制《文件鉴定清单》（见模板3），会同行政部、法务部*及原形成部门共同鉴定，确认是否仍有保存价值。

销毁执行

对无需保存的文件，由鉴定小组负责人审批后，制定《文件销毁清单》，由档案管理员监督销毁。

纸质文件采用碎纸机销毁，保证无法辨认；电子文件进行彻底删除（低级格式化或专业数据销毁工具），并记录销