内审外部审核报告的撰写框架.docVIP

内审外部审核报告通用撰写框架

一、适用情境与触发条件

本框架适用于企业内部审核（内审）及外部机构审核（如ISO体系认证、监管机构检查、客户供应链审核等）场景的标准化报告撰写，具体触发条件包括：

内部管理需求：为验证质量/环境/职业健康安全等管理体系的符合性、有效性，识别流程漏洞；

外部认证要求：应对第三方认证机构（如ISO9001、ISO14001）的初次审核、监督审核或再认证；

合规性检查：满足市场监管、税务、环保等监管部门的例行或专项检查；

客户/合作伙伴要求：为满足客户对供应链质量、合规性的审核需求，提供标准化报告佐证。

二、撰写流程与操作步骤

步骤1：审核准备——明确目标与范围

1.1确定审核目的

根据审核类型（内审/外审）明确核心目标，如“验证ISO9001:2015标准8.4条款（外部提供的过程、产品和服务的控制）的符合性”或“评估生产车间安全生产管理流程的有效性”。

1.2定义审核范围

明确审核的边界，包括涉及的部门（如研发部、生产部、采购部）、区域（如A车间、仓库）、流程（如产品设计变更管理、供应商评估）或标准条款（如ISO140016.1条款应对风险和机遇的措施）。

1.3组建审核组

内审需由具备内审员资质的内部人员组成，外审需由第三方机构委派审核员；明确审核组长（经理）、组员（工、*专员）及职责（如文件审查、现场检查、问题汇总）。

1.4收集审核依据

整理相关文件，包括：管理体系标准（如ISO9001）、企业内部制度（如《质量手册》《生产过程控制程序》）、法律法规（如《产品质量法》）、客户特定要求等。

1.5制定审核计划

明确审核时间（如2023年11月20日-11月22日）、日程安排（首次会议→现场检查→末次会议）、检查方式（文件查阅、现场观察、人员访谈、记录抽查），并提前3个工作日通知被审核部门。

步骤2：现场审核——证据收集与问题识别

2.1首次会议

召集审核组、被审核部门负责人及相关人员，说明审核目的、范围、计划及沟通方式，确认审核日程。

2.2现场检查与证据收集

文件审查：查阅程序文件、记录表单（如《供应商评估记录》《生产日报表》）、培训记录等，保证文件现行有效、记录完整可追溯；

现场观察：实地查看操作流程（如生产线装配、实验室检测）、设备状态（如校准标签完好性）、现场环境（如5S管理执行情况）；

人员访谈：随机抽取岗位员工（如操作工、班组长、采购员），提问与岗位相关的流程要求（如“发觉不合格品后如何处理？”），记录访谈对象（*班长）、职务及回答要点。

2.3问题初步判定

对照审核依据，对发觉的不符合项进行初步标记，区分“不符合项”（未满足要求且客观存在）和“观察项”（潜在风险或改进建议）。

步骤3：问题汇总与分析——分级与归因

3.1整理审核发觉

将现场检查的文件记录、现场照片、访谈记录等证据整理归档，形成《审核发觉清单》。

3.2不符合项分级

按严重程度分为：

严重不符合：系统性失效或可能导致严重后果（如“未对关键原材料供应商进行现场审核，导致2023年9月批次原材料不合格”）；

一般不符合：局部问题或偶尔发生（如“3份生产记录未填写操作人签字”）；

观察项：无明确违反要求，但存在改进空间（如“仓库温湿度记录可增加趋势分析图表”）。

3.3原因分析

对不符合项进行根本原因分析，可采用“5Why法”，例如：

问题描述：“生产记录未填写操作人签字”；

原因追溯：操作工未接受《记录管理规范》培训→培训计划未覆盖一线操作工→培训管理员未识别岗位培训需求。

步骤4：报告撰写——结构化呈现内容

4.1报告基本信息

包括报告编号（如NR-2023-011）、报告名称（如“2023年第四季度质量管理体系内部审核报告”）、审核类型（内审/外审）、审核日期、审核范围、审核组成员、被审核部门负责人等。

4.2审核概况

简述审核目的、范围、依据、方法及过程，说明审核覆盖的部门/条款及抽样情况（如“共抽查12份生产记录、8份供应商档案，访谈5名员工”）。

4.3审核发觉

符合项：正面评价执行良好的流程（如“研发部《设计变更控制程序》执行规范，变更记录完整，评审意见明确”）；

不符合项：按编号、类型（严重/一般）、描述（事实+条款依据）、责任部门、严重程度逐条列出，示例：

编号

类型

不符合描述

涉及条款

责任部门

NC01

一般不符合

2023年10月生产记录中，3份《工序自检记录表》未填写检验员签字，不符合《记录管理程序》4.2条款要求

《记录管理程序》4.2

生产部

观察项：列出潜在改进建议，如“建议质检部增加SPC（统计过程控制）分析工具，提升过程监控的主动性”。

4.4审核结论

基于审核发觉，对管理体系或特定流程的有效性做出总体评价，如：“本次审核未发觉严重不符合项，质