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企业资料归档管理工具及文档命名规范

一、适用业务场景

本工具及规范适用于企业日常运营中各类资料的系统性管理，覆盖以下核心场景：

业务流程文件管理：如合同协议、审批单据、业务报表等，保证关键业务过程可追溯；

项目全周期资料归档：从项目立项、执行到验收的全流程文档（如项目计划、会议纪要、验收报告），实现项目资料闭环管理；

合规与审计支持：财务凭证、法务文件、审计底稿等，满足内外部审计及合规检查需求；

人事行政档案维护：员工档案、公司制度、会议记录等，保障人事行政资料有序存储；

知识资产沉淀：技术文档、产品手册、培训资料等，促进企业知识共享与复用。

二、标准化操作流程

步骤1：资料收集与初步筛选

操作要点：

各部门指定专人（如部门助理或项目*经理）负责本部门资料的定期收集，按月/季度汇总至归档责任人；

收集时需核对资料完整性，缺失关键信息（如签字、日期）的文件需退回补充；

剔除重复、过期或无保存价值的临时性文件（如草稿、非正式通知）。

步骤2：分类分级

操作要点：

按“业务属性+保密级别”双重维度分类：

业务属性分类：参考《企业资料分类代码表》（见核心模板工具），将资料分为“综合管理”“业务运营”“财务法务”“人力资源”“项目档案”等一级类目，再细分二级/三级子类目（如“业务运营”下可分“销售合同”“市场活动”）；

保密级别分级：分为“公开级”（内部全员可查阅）、“内部级”（部门内可查阅）、“保密级”（需权限审批），标注于资料封面或命名中。

步骤3：规范命名

操作要点：

严格遵循“分类代码-日期-版本号-描述性名称”的命名规则（具体规则见核心模板工具）；

描述性名称需简洁明了，避免使用“最新”“最终”等模糊词汇，改用具体版本号（如V1.0、V2.1）；

电子文件名不超过50字符，纸质文件标题字体统一为宋体小三加粗。

步骤4：归档存储

操作要点：

电子资料：按分类层级创建文件夹结构，存储至指定服务器或云盘（如“服务器/综合管理/制度文件/2024年”），时核对文件名与分类一致性；

纸质资料：使用统一规格档案盒（A4竖装），盒面标注“分类代码-资料名称-年份-份数”，按编号顺序入盒，存放于专用档案柜；

涉密资料需单独加密存储，纸质资料锁入保密柜，电子文件设置访问权限。

步骤5：日常维护与调阅

操作要点：

每季度由归档责任人组织资料盘点，检查文件完整性、存储环境（如温湿度）及电子文件备份状态；

建立资料调阅登记制度，内部人员调阅需填写《资料调阅申请表》（见核心模板工具），注明调阅人、用途、归还时间；涉密资料需部门负责人审批；

超期保存资料（如超过保管期限的合同）需按流程销毁，销毁时由两人监销并记录《资料销毁清单》。

三、核心模板工具

表1：文档命名规范表

分类代码（一级-二级）

文件类型

命名规则示例

说明

ZY-GL

制度文件

ZY-GL人事管理制度-V2.0.docx

ZY=综合管理，GL=制度文件

YW-SC

销售合同

YW-SC与A公司采购合同-V1.0.pdf

YW=业务运营，SC=销售合同

CW-FW

财务报表

CW-FW月度利润表-V1.0.xlsx

CW=财务法务，FW=财务报表

RL-ZP

员工档案

RL-ZP入职资料.zip

RL=人力资源，ZP=员工档案

XM-LC

项目立项报告

XM-LC智慧办公系统项目-V0.1.docx

XM=项目档案，LC=项目流程

表2：归档目录结构表（电子资料示例）

一级类目

二级类目

三级类目

说明

综合管理（ZY）

制度文件（GL）

2024年

按年份存储

会议纪要（HY）

季度会议

按会议类型细分

业务运营（YW）

销售合同（SC）

已归档

区分“归档中”“已归档”状态

市场活动（SC）

活动方案

包含策划案、总结报告等

财务法务（CW）

审计报告（SJ）

年度审计

按审计类型及年份存储

表3：企业资料登记表

资料名称

分类代码

责任人

存储位置（电子路径/纸质盒号）

归档日期

保密级别

调阅记录（含日期、调阅人、用途）

备注

人事管理制度

ZY-GL

*芳

服务器/ZY-GL/2024/制度文件

2024-05-15

内部级

2024-06-01/*明-培训参考

含附件3份

智慧办公系统项目报告

XM-LC

*磊

档案柜-A3-15（XM-LC-2024）

2024-02-10

公开级

-

项目终版

四、关键执行要点

命名规则统一性：所有资料必须按规范命名，禁止使用特殊字符（如、#）、空格或中英文混用（如“合同2024”应为“合同-2024”）；

分类逻辑一致性：新增资料时需匹配现有分类代码，避免随意创建新类目，确需新增时需提交归档管理员更新目录；

保密级别管理：涉密资料时即标注保