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商务会议纪要编写及存档操作手册

一、适用场景与会议类型

本手册适用于各类商务场景中需要正式记录会议内容并规范存档的情况，具体包括但不限于：

定期会议：如周例会、月度/季度/年度工作总结会、项目推进会等；

专项会议：如项目启动会、需求评审会、风险研讨会、跨部门协调会等；

决策会议：如战略规划会、预算审批会、合作洽谈会等；

临时会议：如突发事件处理会、紧急任务部署会等。

二、会议纪要全流程操作指南

（一）会前准备：保证记录基础扎实

明确会议核心信息

提前获取会议通知，记录会议主题、时间（起止时间）、地点（会议室/线上会议）、主持人、参会人员（含主汇报人、列席人员）、记录人等基础信息；

若会议有多个议题，提前梳理议题优先级及预计时长，避免记录时遗漏重点。

准备记录工具与材料

根据会议性质选择记录方式：电子设备（电脑、平板）可使用Word/Excel或专业会议纪要软件，纸质记录需提前准备专用纪要模板笔记本；

提前收集会议相关材料（如议程PPT、项目背景资料、数据报表等），熟悉内容以便快速理解会议讨论内容。

与主持人确认记录重点

记录人需提前与主持人沟通，明确本次会议需重点记录的内容（如关键决策、待办事项、争议焦点等），避免记录方向偏差。

（二）会中记录：实时抓取关键信息

聚焦核心内容，避免“流水账”

议题讨论：记录各议题的讨论要点，包括不同观点的简要陈述（如“部门认为A方案成本更低，部门提出B方案更易落地”），避免逐字逐语记录；

决议事项：明确记录最终达成的共识（如“同意采用A方案，预算控制在*万元以内”），需包含“决策结果+依据”；

行动计划：详细记录“任务内容+责任人+完成时间+所需资源”（如“完成市场调研报告——（市场部）——月*日前——需数据支持组提供行业数据”）；

待解决问题：记录未达成一致的事项或需后续跟进的问题（如“技术实现细节需与*供应商进一步确认，下次会议前反馈”）。

标注信息优先级，区分“重点”与“一般”

对关键决议、紧急待办事项用特殊符号（如“★”“△”）标注，便于会后整理时快速定位；

对背景性说明、补充发言等次要内容可简略记录，避免信息过载。

实时核对，保证信息准确

对涉及数据（如预算、时间节点、责任人姓名等）需当场与发言人确认，避免因口误或理解偏差导致记录错误；

若遇不确定的专业术语或复杂逻辑，可会后向参会人员请教补充，切勿主观臆断。

（三）会后整理：形成规范纪要文本

结构化梳理，保证逻辑清晰

按照会议议程顺序整理内容，若会议有多个议题，需分章节记录（如“一、项目进度汇报”“二、预算评审”等）；

每部分内容按“讨论要点→决议事项→行动计划”逻辑展开，避免信息交叉混乱。

补充完整性与细节

补充会前未明确的信息（如新增参会人员、临时调整的议程等）；

对简化的讨论内容进行适当补充（如将“部门反对A方案”补充为“部门认为A方案实施周期过长，建议优先考虑B方案”），保证非参会人员能理解背景。

审核与确认，规避信息误差

整理完成后，先自行通读检查，重点核对“决议事项、待办任务、责任人、时间节点”等核心信息是否准确；

将纪要初稿提交主持人审核，根据反馈修改完善（如调整表述方式、补充遗漏要点等）；

若会议有重要决议或涉及多部门协作，需同步抄送相关参会人员确认，保证无异议后定稿。

（四）存档管理：实现规范可追溯

明确存档责任与流程

会议纪要定稿后，由记录人负责存档，电子版需同步至公司指定共享平台（如OA系统、企业网盘），纸质版需交由行政部门统一归档；

存档时需标注“会议名称+日期+版本号”（如“2024年Q3销售总结会定稿版”），便于后续检索。

规范存档位置与权限

电子存档：按“部门/年份/会议类型”分类存储（如“销售部/2024/季度会议/”），设置查阅权限（如仅部门负责人可查阅敏感内容）；

纸质存档：按会议时间顺序装订成册，存放于文件柜中，标注目录（含会议名称、日期、页码、存放位置）。

定期维护与备份

每季度对存档文件进行一次梳理，检查电子版是否完整、纸质版是否破损，及时补充或修复；

电子存档需定期备份（如每月备份至云端），防止数据丢失；存档期限根据公司规定执行（如一般会议纪要保存2年，重要决策会议纪要保存5年以上）。

三、标准会议纪要模板

会议纪要

会议基本信息

项目

内容

会议主题

[如：2024年Q3产品迭代项目推进会]

会议时间

[如：2024年3月15日14:00-16:30]

会议地点

[如：公司总部3楼会议室A/线上会议]

主持人

[如：*（产品总监）]

记录人

[如：*（行政专员）]

参会人员

[如：（研发部）、（市场部）、*（财务部）等]

列席人员

[如：*（实习生）]（如有）

缺席人员及原因

[如：*（销售部）——因客户拜访缺席]（如有）

会议议程与讨论内容

序号

议题名称

讨