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【自查报告】学校档案自查报告

为全面提升学校档案管理规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》《学校档案管理办法》及上级教育主管部门关于档案工作的最新要求，我校于近期组织开展了档案管理工作自查。自查工作坚持问题导向、目标导向，通过实地检查、资料核查、流程追溯、人员访谈等方式，对学校档案管理的制度建设、队伍配备、设施保障、资源建设、开发利用等方面进行了系统梳理，现将具体情况报告如下：

一、档案管理工作现状与成效

近年来，学校高度重视档案管理工作，将其纳入学校整体发展规划和年度重点工作，初步形成了“校长负责、办公室牵头、各部门协同、专人落实”的管理机制。截至2023年10月，学校综合档案室现存各类档案共12大类，包括文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、财会档案、声像档案、实物档案、学生档案、教师档案、干部档案、已故人员档案等，总藏量达38620卷（件），其中永久档案5280卷（件），长期档案16340卷（件），短期档案17000卷（件）。近三年年均新增档案约2100卷（件），归档率保持在95%以上。

在制度建设方面，学校先后制定《XX学校档案管理办法》《档案收集归档制度》《档案借阅利用制度》《档案安全保密制度》等12项核心制度，覆盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全流程。2022年结合新修订的《档案法》及教育领域档案管理新规，对原有制度进行了修订完善，新增《电子档案管理细则》《重大活动档案应急预案》等专项制度，制度体系逐步健全。

在队伍建设方面，配备专职档案管理员2名（均为中级职称，其中1人持有档案专业人员岗位培训证书），各部门兼职档案员28名（覆盖教学、科研、行政、后勤等所有职能部门），形成了“专职+兼职”的档案工作网络。近三年组织档案业务培训6次，邀请市档案局专家到校指导3次，开展部门档案工作交叉检查4次，管理人员业务素养得到一定提升。

在基础设施方面，学校现有独立档案室5间，总面积约280平方米，其中库房3间（180平方米）、阅档室1间（40平方米）、整理室1间（60平方米），配备密集架32列（容量约4万卷）、防磁柜2台、除湿机3台、空调5台、温湿度记录仪2台、灭火器8个、防虫药剂及灭鼠设备若干。2021年投入15万元对档案室进行改造，增设了防火门窗、防盗报警系统和视频监控设备，基本满足档案安全保管需求。

在资源建设方面，档案收集范围涵盖学校成立以来的行政管理、教育教学、科学研究、基本建设、仪器设备、财务收支、人事管理等主要活动，其中教学档案包含课程建设、教学计划、教材使用、考试管理、质量评估等全链条材料，学生档案包含招生录取、学籍管理、奖惩记录、毕业就业等完整信息。截至目前，建校以来形成的主要档案均已完成整理归档，2000年后档案实现目录数字化，数字化率达85%，其中2010年后文书档案、学生档案已完成全文扫描，扫描页数达120万页。

在开发利用方面，近三年累计提供档案查阅服务460人次，调阅档案820卷（件），主要用于学校历史沿革研究、校庆筹备、校友证明出具、教学评估材料补充等。编印《XX学校大事记（1950-2020）》《档案利用案例汇编》等参考资料3种，编制《全宗介绍》《档案分类方案》《文号索引》等检索工具12种，为学校管理决策和师生需求提供了有效支撑。

二、存在的主要问题与不足

通过自查发现，尽管学校档案管理工作取得一定成效，但对照新时代档案工作“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的要求，仍存在诸多薄弱环节，主要表现在以下方面：

（一）制度建设与执行存在脱节

1.制度更新不及时：部分专项档案管理制度未能根据业务发展及时修订，如《科研档案管理细则》仍沿用2015年版本，未纳入横向科研项目、校企合作项目等新型科研活动的档案管理要求；《基建档案管理制度》未涵盖EPC总承包模式下的档案收集责任划分，导致部分新建工程项目档案收集不全。

2.执行刚性不足：虽然制定了《档案收集归档制度》，明确了各部门归档范围和时限，但实际执行中存在“重业务轻档案”现象。如2022年学校承办的市级教学研讨会、2023年疫情防控专项工作形成的部分影像资料、会议记录未及时归档，经自查后才补充收集，涉及材料32份；个别部门存在“以文代档”倾向，重要会议纪要、决策文件仅在OA系统流转，未同步向档案室移交纸质及电子原件。

3.考核机制缺失：档案工作尚未纳入部门年度考核指标体系，兼职档案员工作成效与评优评先、绩效考核未直接挂钩，导致部分兼职人员积极性不高，出现“只挂名不履职”情况，如某学院2023年上半年应归档教学档案28盒，实际仅完成15盒，拖延近3个月。

（二）人员队伍与专业能力有待加强

1.专职人员力量薄弱：2名专职档案员中，1人同时兼任学校办公室文秘工作，日常事务繁杂，难以全身心投入档案管理；另1人虽为档案专业出身，但缺