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文学社电子档案查阅办法

第一章总则

为规范文学社电子档案的管理，确保档案查阅工作的科学化、规范化、制度化，充分发挥档案资料在文学创作、学术研究、社会服务等方面的作用，根据国家相关法律法规及文学社实际情况，制定本办法。

本办法适用于文学社全体员工及经授权查阅电子档案的个人或单位，旨在明确电子档案查阅的范围、权限、程序及责任，保障档案信息安全，提升服务效率。

第二章电子档案范围及分类

电子档案是指文学社在日常运营中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于以下类别：

1.行政档案

-机构设置、人员编制、组织架构等文件；

-会议记录、决议、工作报告、工作计划等；

-财务预算、决算、审计报告、资产登记等；

-人力资源相关文件，如招聘、培训、绩效考核等记录。

2.创作档案

-文学作品创作流程、稿件评审记录、获奖作品汇总；

-创作活动策划、执行方案、活动总结等；

-作家联络、版权管理、作品授权协议等。

3.客户档案

-合作单位、个人客户信息及服务记录；

-咨询记录、投诉处理、客户反馈等；

-市场调研报告、客户需求分析等。

4.科研档案

-学术研究项目申报、实施过程、成果汇总；

-学术会议记录、论文发表、专著出版等；

-科研经费使用情况、项目结题报告等。

5.安全档案

-消防、安防设施检查记录；

-安全培训、应急预案、事故处理报告；

-网络安全防护措施、数据备份记录等。

第三章查阅权限及程序

3.1查阅权限

-文学社全体员工经授权可查阅与其岗位职责相关的电子档案；

-外部人员或单位需经文学社批准后方可查阅，且查阅范围仅限于授权内容；

-查阅档案需遵循“最小权限原则”，不得超出授权范围。

3.2查阅程序

-内部查阅：

1.员工需填写《电子档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案类型、查阅时间等；

2.部门负责人审核后签字确认，交由档案管理部门办理查阅手续；

3.档案管理部门在2个工作日内完成查阅准备，并安排专人陪同或提供远程访问权限。

-外部查阅：

1.申请查阅的外部人员需提交申请函，说明查阅目的、档案类型、联系方式等；

2.文学社在5个工作日内审核申请，并书面答复是否同意查阅及查阅范围；

3.同意查阅的，需签订《电子档案查阅保密协议》，明确保密责任；

4.查阅完成后，需及时归还或销毁相关资料，并反馈查阅情况。

第四章查阅方式及注意事项

4.1查阅方式

-文学社内部采用电子档案管理系统进行查阅，员工可通过权限认证登录系统；

-外部查阅可采取以下方式：

-远程访问：提供临时账号及密码，限定访问时间和范围；

-纸质复印：经批准后可复印相关档案，并缴纳工本费。

4.2注意事项

-查阅人员需遵守档案保密规定，不得泄露、篡改或损毁档案信息；

-查阅过程中发现档案缺失或错误，应及时向档案管理部门报告；

-查阅完毕后，需及时退出系统或销毁临时账号，确保信息安全。

第五章档案安全管理

5.1技术防护

-电子档案管理系统需具备用户身份认证、访问日志记录、数据加密等功能；

-定期进行系统漏洞扫描，及时修补安全漏洞；

-重要档案需进行多重备份，防止数据丢失。

5.2保密措施

-查阅人员需签署保密协议，明确违规责任；

-档案管理部门需定期开展保密培训，提升员工安全意识；

-查阅场所需设置监控设备，防止档案信息泄露。

第六章责任追究

6.1违规行为

-未经授权查阅档案；

-泄露、篡改或损毁档案信息；

-越权访问或超出授权范围查阅；

-查阅后未按规定归还或销毁资料。

6.2责任处理

-对违规行为，文学社将视情节严重程度给予警告、罚款、降职或解雇等处分；

-构成违法的，移交司法机关处理；

-因违规行为造成损失的，需承担相应赔偿责任。

第七章附则

7.1本办法由文学社档案管理部门负责解释，自发布之日起施行。

7.2文学社可根据实际情况对本办法进行修订，修订后的办法需另行发布。

7.3本办法未尽事宜，参照国家相关法律法规及文学社其他管理制度执行。